С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что данные о трудовом стаже и кадровых изменениях теперь формируются и хранятся исключительно в цифровом формате. В связи с этим у многих работодателей и сотрудников возникает закономерный вопрос: где именно вести трудовые книжки в электронном виде и какие платформы для этого используются?

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит полную информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Переход на ЭТК начался еще в 2020 году: именно тогда у граждан появилась возможность выбрать формат ведения сведений о своей работе.

С завершением переходного периода в 2026 году формирование бумажных книжек для тех, кто не выбрал электронный формат ранее, прекращается, и данные становятся полностью цифровыми.

Где работодателю вести учет ЭТК?

Важно понимать ключевую разницу: работодатель не ведет электронную трудовую книжку в какой-то отдельной внутренней программе или на стороннем коммерческом сайте. Процесс выглядит иначе:

• СЗВ-ТД — с 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) обо всех кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод, повышение и т.д.) по форме СЗВ-ТД.
• ЕФС-1 — в настоящее время отчетность по трудовой деятельности сотрудников интегрирована в единый отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений), который также подается в СФР.

Таким образом, местом ведения электронной трудовой книжки со стороны работодателя является система электронного документооборота с Социальным фондом России.

Способы отправки сведений работодателем:

1. Через операторов электронного документооборота (ЭДО) — это самый популярный и удобный способ. Работодатель подключается к сервису одного из сертифицированных операторов (например, Контур, Тензор, 1С-Отчетность и др.), который связывает компанию с СФР.
2. Через кабинет страхователя на сайте СФР — бесплатный способ, который подходит для небольших компаний или индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.
3. Через уполномоченного представителя — сдача отчетности через аутсорсинговые бухгалтерские компании.

Где работнику смотреть свою электронную трудовую книжку?

В отличие от бумажного документа, который хранился у работодателя, ЭТК всегда доступна самому сотруднику. Государство предоставляет несколько официальных порталов, где данные из СФР отображаются в удобном для чтения виде:

Портал «Госуслуги»

Это самый простой и популярный способ. В личном кабинете гражданина на сайте Госуслуг есть специальный раздел «Трудовая деятельность», где отображаются все отправленные работодателями сведения.

Личный кабинет на сайте СФР (ЕСИА)

Прямой доступ к базе данных Социального фонда. Авторизация также проходит через Госуслуги. Здесь можно запросить выписку из ЭТК в формате PDF или XML.

Мобильное приложение «Моя работа»

Специальное приложение от Минтруда и СФР, разработанное для удобного просмотра сведений о трудовой деятельности со смартфона.

МФЦ

Если у гражданина нет доступа к интернету, он может лично обратиться в любой центр «Мои документы» (МФЦ) и получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе.

Что произошло с бумажными трудовыми книжками?

С введением ЭТК бумажные трудовые книжки не были отменены мгновенно. До конца 2025 года действовал переходный период, во время которого работник мог сохранить бумажный формат (если подавал соответствующее заявление) или перейти на электронный.

С 1 января 2026 года:

• Если работник ранее подал заявление о сохранении бумажной книжки, она остается у него на руках, но работодатель перестает вносить в нее записи. Все новые сведения подаются только в электронном виде в СФР.
• Если работник выбрал электронный формат или впервые устраивается на работу после этой даты, бумажная книжка выдается ему на руки для личного хранения.

Преимущества ведения трудовой книжки в электронном виде

Переход на ЭТК имеет ряд неоспоримых плюсов как для работника, так и для работодателя:

• Сохранность данных: сведения не могут быть утеряны, испорчены или случайно залиты кофе. Они надежно хранятся на серверах государства.
• Удобство: работник может проверить свой стаж и текущее место работы в любое время суток через смартфон.
• Скорость оформления: при приеме на новую работу не нужно ждать, пока кадровик заберет бумажную книжку и внесет запись, данные обновляются автоматически после отправки отчета СФР.
• Снижение бюрократии: работодателям больше не нужно закупать бланки строгой отчетности, следить за их учетом и хранить книжки в сейфах.

Резюме

Электронная трудовая книжка — это уже не просто опция, а стандарт ведения кадрового учета в России. Работодатели ведут учет не в отдельной программе, а путем регулярной сдачи отчетности (СЗВ-ТД / ЕФС-1) в Социальный фонд России через операторов ЭДО или кабинет страхователя. Работники просматривают свои данные на государственных порталах — Госуслугах и в личном кабинете СФР. Система делает процесс прозрачным, безопасным и максимально удобным для всех участников трудовых отношений.