Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональный опыт сотрудника. Поскольку оригинал документа при трудоустройстве хранится у работодателя, работнику часто требуется его заверенная копия для предоставления в сторонние организации (банки, визовые центры, государственные органы). В данной статье мы подробно разберем, где заверить копию трудовой книжки и как сделать это правильно в соответствии с актуальными требованиями 2026 года.
Где заверить копию трудовой книжки?
Заверить копию трудовой книжки может только действующий работодатель, у которого в данный момент хранится подлинник документа. Это может быть:
- Руководитель организации.
- Специалист отдела кадров (HR-менеджер).
- Лицо, специально уполномоченное приказом или распоряжением работодателя (ответственный за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек).
Если вы работаете официально, вы имеете полное право потребовать от работодателя копии документов, связанных с вашей работой, в т.ч. и трудовой книжки.
Правила заверения копии согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
Для того чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть оформлена в соответствии с государственным стандартом ГОСТ Р 7;0.97-2016. Способ заверения зависит от того, куда будет предоставляться документ.
Заверение для внешних организаций (банки, визовые центры и др.)
При предоставлении копии во внешние структуры требования к оформлению максимально строгие. В заверительной надписи обязательно должно быть указано место хранения оригинала.
Обязательные элементы:
- Надпись: «Верно» или «Копия верна».
- Информация о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №___ за ___ год».
- Должность лица, заверившего копию.
- Личная подпись с расшифровкой (И.О. Фамилия).
- Дата заверения.
- Печать организации (печать должна частично заходить на подпись заверившего лица).
Заверение для внутреннего пользования
Если копия нужна для внутренних нужд компании (например, для руководителя подразделения), процедура упрощается. Достаточно указать:
- Слово «Верно».
- Должность, подпись с расшифровкой и дату.
Образцы заверительных надписей
Образец для банка или госоргана (внешний):
Верно.
Подлинник документа находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2024 год.
Менеджер по кадровому делопроизводству ___________ /Алиева А.А./
г.
(М.П., печать организации)
Образец для внутреннего использования:
Верно.
Начальник отдела кадров ___________ /Иванов И.И./
г.
Важные технические нюансы при оформлении
Чтобы документ не был отклонен принимающей стороной, обратите внимание на следующие детали:
- Заверение разворотов: HR-специалист должен заверить копию каждого разворота трудовой книжки, а не просто поставить одну печать на листе А4, где собраны несколько сканов.
- Многостраничные документы: Если копия содержит большое количество листов, их рекомендуется прошить. В этом случае на обороте последнего листа делается надпись: «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов».
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): Если сотрудник перешел на электронный формат, вместо копии бумажной книжки выдается выписка из сведений о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР), которая также заверяется работодателем.
Резюме для работника и работодателя
Для работника: Вы имеете законное право получить заверенную копию трудовой книжки. Если работодатель отказывается, напомните ему об обязанности предоставлять документы, связанные с работой.
Для работодателя: Строгое соблюдение ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении копий исключает риск признания документа недействительным и подтверждает профессиональный подход к кадровому делопроизводству.