Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2026 года в России завершился переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), а выпуск новых бумажных экземпляров практически прекращён. Тем не менее в практике работодателей остаются ситуации, когда необходимо оформить новую трудовую книжку – будь то бумажный дубликат, электронный вариант или замена утерянного документа.
Общие положения о трудовой книжке
- Трудовая книжка ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от 23 июля 2022 г. № 353н.
- С 1 января 2023 года в обращении находятся только новые образцы бумажных книжек; с 1 января 2026 года их выпуск полностью прекращён.
- С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Работник может отказаться от ЭТК только один раз – до получения первой записи.
- Запись о приёме на работу вносится только после того, как работник отработал минимум пять календарных дней (см. ответ специалистов сайта онлайнинспекция.рф от ).
Когда оформляют новую трудовую книжку?
- Первичное трудоустройство (работник впервые официально трудоустраивается).
- Если работник до 1 января 2021 года уже имел бумажную книжку, он может отказаться от неё и перейти на ЭТК. В этом случае в бумажной книжке делается запись об отказе, и отменить решение нельзя.
- Если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки, работодатель оформляет новый электронный вариант (ЭТК) и вносит первую запись в течение следующего рабочего дня после приказа о приёме.
- Повторный приём после длительного перерыва (более 6 месяцев без официального трудоустройства).
В этом случае работнику выдается новая ЭТК, а в старой (если она есть) делается запись о прекращении действия. - Перевод в другую организацию (внутри группы компаний, реорганизация).
При переводе в новую юридическую структуру в большинстве случаев сохраняется та же ЭТК, но в неё вносятся новые записи (перевод, изменение должности и т.д.). Если перевод осуществляется в организации, не использующую ЭТК, работнику выдают бумажный дубликат (в редких случаях). - Выдача дубликата (замена) при утрате, порче или уничтожении.
По заявлению работника (письменному) работодатель обязан выдать новый документ не позднее 15 дней (в случае осложнений – в установленные сроки). Дубликат может быть как бумажным, так и электронным, в зависимости от формата, используемого в организации. - Отказ от бумажной трудовой книжки до 1 января 2021 года.
Работник может написать заявление об отказе, после чего ему выдают электронный вариант, а в бумажной делается отметка об отказе. После этого отменить решение нельзя.
Замена (дубликат) трудовой книжки
Случаи, когда требуется дубликат:
- Утеря или кража книги;
- Повреждение (разрыв, заливание, сильные загрязнения);
- Уничтожение в результате стихийных бедствий;
- Необходимость выдать копию в суд или в органы соцзащиты.
Порядок действий:
- Работник подаёт письменное заявление (можно через портал Госуслуг).
- Работодатель проверяет отсутствие открытых записей о выдаче дубликата.
- В течение 15 календарных дней (в случае осложнений – в сроки, установленные Трудовым кодексом) выдаёт новую книгу.
- В старой книжке делается запись о её утере/повреждении и о выдаче дубликата.
Переход на электронный формат
С 2026 года бумажные трудовые книжки нового образца более не выпускаются. Поэтому:
- Все новые записи вносятся в ЭТК через систему «Электронный трудовой документ» (ЭТД).
- Работник может запросить распечатку (печатную форму) своей ЭТК, но официально выдать бумажный документ нельзя, если только это не дубликат по заявлению.
- Отказ от ЭТК возможен только один раз и только до первой записи. После этого переход обратно к бумажному формату невозможен.
Особые случаи выдачи трудовой книжки
5.1 При увольнении
Согласно КонсультантПлюс, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день) с внесённой записью о прекращении трудового договора.
5.2 По заявлению работника в период работы
Работник может потребовать выдачу бумажной копии (или дубликата) в любой момент, но работодатель обязан выполнить запрос не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления (правило, действующее с 2021 года).
5.3 При реорганизации или ликвидации организации
Если юридическое лицо прекращает свою деятельность, все трудовые книжки (бумажные и электронные) передаются в архив или в новое юридическое лицо‑приёмник. При этом каждому работнику выдаётся дубликат или копия в соответствии с его заявлением.
Сроки и порядок внесения записей
- Запись о приёме на работу – не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме (если работник отработал минимум 5 дней).
- Запись об увольнении – в день увольнения.
- Запись о переводе, изменении должности, повышении квалификации – в течение трёх рабочих дней после соответствующего приказа.
- Запись о выдаче дубликата – в момент выдачи нового документа.
Практические рекомендации для работодателей
- Вести учёт всех заявлений работников (отказ от бумажной книги, запрос дубликата, перевод в другую структуру).
- Обеспечить своевременное внесение записей в ЭТК, чтобы избежать штрафов от инспекции труда.
- Хранить электронные копии всех бумажных дубликатов в архиве организации в течение установленного срока (5 лет).
- Информировать сотрудников о новых правилах: невозможность получения новой бумажной книги после 2026 года, порядок работы с ЭТК.
- Проверять наличие записей о предыдущих увольнениях – если сотрудник отработал менее 5 дней, запись о приёме вносится только после выполнения этого условия.
С 2026 года в России полностью перешли к электронным трудовым книжкам. Новую бумажную трудовую книжку можно оформить лишь в исключительных случаях: замена утерянного/повреждённого документа, дубликат по заявлению работника или в рамках переходного периода, когда работник отказывается от ЭТК до первой записи. В остальных ситуациях работодатели обязаны вести электронный вариант, соблюдать строгие сроки внесения записей и оперативно реагировать на запросы сотрудников.
Статья составлена на основе актуальной информации из открытых источников (данные от 2024‑2026 гг.) и официальных нормативных актов.