С 2020 года в России действует гибридная система учёта трудовой деятельности: сотрудники могут вести бумажную или электронную трудовую книжку‚ а работодатели обязаны соблюдать установленные Минтрудом правила оформления‚ хранения и передачи сведений в Социальный фонд РФ (СФР)․ Ниже представлен подробный обзор актуальных норм‚ изменений и практических рекомендаций на основе информации из открытых источников (данные на )․
Общие положения о форме ведения трудовой книжки
- Сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и оформить своё желание соответствующим заявлением․
- Если заявление не подано‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку по умолчанию․
- Выбранная форма фиксируется в личном деле сотрудника и может быть изменена только по новому заявлению․
Бумажная трудовая книжка: актуальные требования (2026 г․)
Можно ли оформить бумажную книжку в 2026 году?
С 1 января 2024 года запрещено заводить новые трудовые книжки на бумаге (включая дубликаты при утере оригинала)․ Однако сотрудники‚ которые до этой даты уже вели бумажную книжку или заявили о желании её вести‚ сохраняют это право на неопределённый срок․
Порядок ведения и заполнения
- Записи вносятся строго в соответствии с Приказом Минтруда от 19 мая 2021 г․ № 320н (действителен до 1 сентября 2027 г․)․
- При приёме на работу‚ переводе‚ увольнении или иных кадровых мероприятиях делается запись в соответствующем разделе книжки․
- Запись оформляется шариковой ручкой чёрного или синего цвета‚ без исправлений; при необходимости делается заверка подписью ответственного лица и печатью организации․
- Если сотрудник не отказался от бумажной формы‚ но в документе отсутствует закрывающая запись (например‚ при увольнении)‚ работодатель обязан принять книжку и оформить недостающую запись․
Хранение и выдача
- Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в условиях‚ исключающих повреждение (сухое‚ защищённое от прямых солнечных лучей место)․
- При увольнении книжка выдаётся сотруднику под расписку в течение трёх рабочих дней․
- При переходе на электронную форму книжка сдаётся в архив организации на срок не менее 50 лет․
Электронная трудовая книжка: порядок оформления и взаимодействие с СФР
Обязательность ведения электронных сведений
С 2024 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР в электронном виде‚ независимо от выбранной формы книжки (бумажной или электронной)․ Это требование закреплено в нормативных актах Минтруда и подтверждается множеством источников (например‚ материал от 28 апреля 2026 г․)․
Как оформить электронную трудовую книжку
- Сотрудник подаёт заявление о выборе электронной формы ведения трудовой книжки (можно сделать через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в отделе кадров)․
- Работодатель вносит сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других событиях в электронную трудовую книжку через утверждённую систему КЭДО (кадровый электронный документооборот)․
- После каждого события формируется электронный документ‚ который направляется в СФР в установленные сроки (не позднее пяти рабочих дней с даты события)․
- Сотрудник может в любой момент запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале СФР или через работодателя․
Сроки и ответственность
- Нарушение сроков подачи сведений в СФР влечёт административные штрафы для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Ошибки в электронных записях исправляются путём подачи уточняющего сведения с указанием причины исправления․
Выбор формы ведения трудовой книжки: заявления и процедуры
Для официального оформления выбора формы необходимо:
- Сотрудник заполняет заявление установленного образца (форма утверждена Приказом Минтруда от 16 июня 2014 г․ № 40‚ редакция с 1 января 2024 г․)․
- Заявление передаётся в отдел кадров‚ где фиксируется дата получения и регистрируется в личном деле․
- При изменении формы (например‚ переход с бумажной на электронную) подаётся новое заявление; прежняя форма считается действительной до получения нового документа․
Если сотрудник не подаёт никакого заявления‚ работодатель по умолчанию продолжает вести бумажную трудовую книжку․
Изменения в порядке ведения трудовых книжек с 1 января 2024 года
- Запрет на заведение новых бумажных трудовых книжек (включая дубликаты)․
- Обновлённый бланк бумажной трудовой книжки (действует с 2023 года)․
- Уточнённые правила внесения записей при переводе и увольнении (согласно Приказу Минтруда № 320н)․
- Обязательное ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) для всех работодателей с 2024 года (плановое обязательство‚ подтверждённое множеством источников)․
Примеры заполнения записей (образцы)
Ниже приведены типовые варианты записей‚ соответствующие требованиям Приказа Минтруда № 320н․
Запись о приёме на работу
Дата приёма: Наименование организации: ООО «Ромашка» Должность: менеджер по продажам Трудовой договор № 45/2026 от Подпись ответственного лица: ___________________ Печать организации
Запись о переводе на другую должность
Дата перевода: Предыдущая должность: менеджер по продажам Новая должность: старший менеджер по продажам Основание: приказом № 112 от Подпись ответственного лица: ___________________ Печать организации
Запись об увольнении
Дата увольнения: Основание: по собственному желанию (заявление от ) Трудовой договор расторгнут в соответствии со ст․ 77 ТК РФ Подпись ответственного лица: ___________________ Печать организации
Практические рекомендации для работодателей
- Вести реестр заявлений о выборе формы трудовой книжки и обновлять его при каждом изменении․
- Обеспечить обучение кадровых специалистов новым правилам заполнения бумажных книжек и работе с системой КЭДО․
- Регулярно проверять соответствие электронных сведений‚ направляемых в СФР‚ данным‚ внесённым в трудовую книжку (бумажную или электронную)․
- При переходе сотрудников с бумажной на электронную форму обеспечить сохранность всех ранее сделанных записей (сканирование и загрузка в электронную систему)․
- Хранить бумажные трудовые книжки в условиях‚ соответствующих требованиям архивного хранения (температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %)․
В 2024‑2026 гг․ ведение трудовых книжек находится в состоянии перехода от преимущественно бумажного формата к обязательному электронному документообороту․ Сотрудники сохраняют право выбирать форму ведения книжки‚ однако новые бумажные книжки заводить запрещено․ Работодатели обязаны обеспечивать корректное внесение записей в выбранную форму‚ своевременно подавать сведения в СФР и соблюдать правила хранения и выдачи документов․ Следуя приведённым выше рекомендациям и используя актуальные нормативные акты (Приказ Минтруда № 320н‚ Постановление Минтруда и соцзащиты № 40 от ‚ редакция с )‚ организации смогут избежать штрафов и обеспечить прозрачный учёт трудовой деятельности своих сотрудников․