Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Как и любой важный документ, она нуждается в защите от подделок и фальсификаций. Одним из таких средств защиты стала голографическая наклейка. Однако вокруг её использования до сих пор возникает множество вопросов: обязательна ли она, куда её клеить и действительна ли трудовая книжка без неё? В этой статье мы подробно разберем все аспекты использования голограммы в трудовой книжке.
Что такое голограмма и зачем она нужна?
Голограмма в трудовой книжке представляет собой специальную меру для дополнительной защиты бланка от фальсификации или внесения в него противоправных изменений. Внешне это объемное трехмерное изображение, создаваемое с помощью лазера, которое нанесено на круглую прозрачную наклейку серебристого цвета диаметром около 2 сантиметров с клеящейся основой.
Благодаря своим физическим и оптическим свойствам, голограмму подделать крайне сложно. Она позволяет надежно защитить:
- подпись владельца документа;
- печать организации-работодателя, оформившего трудовую;
- подпись должностного лица, заполнявшего ьный лист;
- номер и серию трудовой книжки.
Обязательна ли голограмма в трудовой книжке?
Самый частый вопрос, который возникает у кадровиков и работодателей: обязательно ли вклеивать голограмму?
Ответ однозначный: Нет, не обязательно.
Указания на обязательное наличие голограммы отсутствуют во всех нормативных документах, регулирующих заполнение и ведение трудовых книжек. Ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек (включая новые нормы, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н), не содержат требований к обязательному наличию голограмм.
Голограмма — это дополнительная степень защиты бланка, не более того. Гознак вкладывает голограмму в комплект с бланком трудовой книжки, и её использование является исключительно добровольным действием со стороны работодателя. Трудовые книжки без голограммы абсолютно законны и имеют полную юридическую силу.
Куда клеить голограмму: инструкция и правила
Если работодатель принял решение использовать голограмму для защиты документа, возникает логичный вопрос: куда именно её наклеивать?
Место наклеивания
Рекомендуется наклеивать голограмму на ьную страницу трудовой книжки. При этом важно соблюдать главное правило: голограмма не должна закрывать важную запись целиком. Её необходимо наклеить так, чтобы она закрывала лишь край защищаемого элемента.
Что можно защитить голограммой?
Обычно голограммой накрывают один из следующих элементов на ьном листе:
- Номер трудовой книжки (в правом верхнем углу ьного листа) — самый популярный вариант.
- Подпись владельца трудовой книжки (внизу листа).
- Подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Печать организации-работодателя.
Как правильно наклеить?
Наклейка голограммы требует аккуратности, так как переклеить её без повреждения бланка будет невозможно. Следуйте простым шагам:
- Убедитесь, что чернила на защищаемой записи (подписи, печати) полностью высохли.
- Аккуратно отделите голограмму от подложки.
- Расположите наклейку так, чтобы она наполовину закрывала край защищаемого элемента (например, номер или подпись), а вторая половина находилась на свободном месте бланка.
- Плотно прижмите голограмму, чтобы она легла ровно, без складок и пузырьков воздуха.
Электронные трудовые книжки и голограммы
Нельзя не упомянуть процесс цифровизации. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году, а с 2021 года работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Приказ Минтруда № 320н также ввел новый порядок ведения бумажных трудовых книжек для тех, кто сохранил право на бумажный формат.
Что касается голограмм, то в контексте ЭТК они теряют свой смысл, так как цифровая информация защищается криптографическими методами и электронными подписями. Голограмма актуальна исключительно для бумажных бланков.
Подводим итоги
Трудовая книжка с голограммой или без, это вопрос личного выбора работодателя. Закон не обязывает использовать эту наклейку, и её отсутствие не является нарушением или основанием для признания документа недействительным. Однако, если вы хотите обеспечить дополнительную защиту от подделки подписей, печатей или номера бланка, голограмма станет надежным и визуально заметным барьером для мошенников. Главное, клеить её аккуратно и строго на ьный лист, закрывая лишь край важной информации.