Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При ошибочном или устаревшем сведении необходимо вносить исправления, и именно графа 4 играет ключевую роль в этом процессе. В ней указывается документ, на основании которого производится изменение (приказ, распоряжение, постановление и т.д.). Ниже – подробное руководство по правильному заполнению графы 4, основанное на актуальном законодательстве и практике.

Что такое графа 4 трудовой книжки?

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки предусмотрено четыре графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата внесения записи.
3. Графа 3 – содержание записи (должность, подразделение, вид работы и т.п.).
4. Графа 4 – основание для внесения записи (номер и дата приказа, распоряжения, соглашения и др.).

При исправлении ошибочной записи графа 4 содержит реквизиты документа, которым подтверждается право внести изменение (например, приказ о признании предыдущей записи недействительной).

Когда требуется внесение изменений в графу 4?

• Ошибка в ранее внесённой записи (неверное название организации, должность, дата приёма/увольнения и т.д.).
• Переименование организации или её структурного подразделения.
• Изменение наименования должности (в связи с переаттестацией, реорганизацией и т.п.).
• Признание записи недействительной в связи с выявлением факта, что запись сделана без основания (например, фиктивный перевод).
• Дополнение сведений (например, добавление информации о совместительстве, о выполнении государственных обязанностей).

Пошаговая процедура внесения изменений в графу 4

Шаг 1. Подготовка основания

Необходимо издать внутренний документ работодателя, который будет служить основанием для исправления:

• Приказ о признании предыдущей записи недействительной.
• Приказ о внесении исправленной записи (или о переименовании организации/должности).
• Соглашение об изменении условий труда (если изменение связано с изменением должности).
• Иные нормативные акты (постановление, распоряжение).

Шаг 2. Определение порядкового номера

В графе 1 указывается следующий номер после последней действительной записи в разделе «Сведения о работе».

Шаг 3. Заполнение графы 2

В графе 2 проставляется дата внесения исправления (дата, когда запись фактически заносится в трудовую книжку). Эта дата может не совпадать с датой приказа, но должна быть не ранее даты издания приказа.

Шаг 4. Заполнение графы 3

Сначала делается запись о недействительности ошибочной записи:

Запись за номером [указать номер] недействительна.
Затем сразу же вносится правильная запись (должность, подразделение, дата приёма и т;д.).
Шаг 5. Заполнение графы 4
В графе 4 указываются реквизиты документа, послужившего основанием для исправления. Пример записи:
Приказ № 123 от «О признании записи за номером 5 недействительной и внесении исправленной записи».
Если изменение связано с переименованием организации, запись может выглядеть так:
Приказ № 45 от «О переименовании ООО «Альфа» в ООО «Бета»».
Шаг 6. Подпись и печать
Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации (если она имеется).

Примеры заполнения графы 4 в типовых ситуациях
Пример 1. Исправление ошибочной записи о должности

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3:

Запись за номером 11 недействительна.
Инженер‑программист, отдел разработки.


Графа 4: Приказ № 78 от «О признании записи за номером 11 недействительной и внесении исправленной записи о должности».

Пример 2. Переименование организации

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3:

ООО «Гамма» (с ) переименовано в ООО «Дельта».


Графа 4: Приказ № 12 от «О переименовании ООО «Гамма» в ООО «Дельта»».

Пример 3. Изменение наименования должности в связи с переаттестацией

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3:

Запись за номером 14 недействительна.
Старший специалист по работе с клиентами.


Графа 4: Приказ № 34 от «О изменении наименования должности специалиста по работе с клиентами на старшего специалиста по работе с клиентами».


Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, ст. 65.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит образцы заполнения граф.
Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части требований к документам, подтверждающим изменения).
Минтруд России – разъяснения и методические рекомендации по внесению исправлений (последняя версия – 2024 г.).

Согласно пункту 4.2 Постановления № 225, в графе 4 указывается «наименование документа, его номер и дата, на основании которого внесена запись».

Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1. Отсутствие ссылки на основание в графе 4
Некоторые кадровики заполняют только графу 3, оставляя графу 4 пустой. Это делает запись недействительной согласно ст. 66 ТК РФ.
Решение: всегда вносить полные реквизиты приказа (номер, дата, наименование).
Ошибка 2. Неправильная дата в графе 2
Указание даты, предшествующей дате приказа, приводит к противоречию.
Решение: дата в графе 2 должна быть не ранее даты издания приказа, preferably в тот же день или следующий рабочий день.
Ошибка 3. Формулировка «Запись за номером X недействительна» без указания номера
Отсутствие номера делает невозможным идентифицировать исправляемую запись.
Решение: четко указывать номер записи, которую признают недействительной.
Ошибка 4. Отсутствие подписи и печати
Запись без подписи уполномоченного лица и печати организации может быть оспорена в суде.
Решение: заверять каждую исправляющую запись подписью и печатью (если печать есть).

Практические советы для кадровых служб

Вести журнал приказов о внесении изменений в трудовые книжки – это упрощает поиск нужного документа при проверке.
Перед внесением исправления сверять данные с исходными документами (трудовой договор, приказ о приёме, справка о переименовании).
Использовать шаблоны записей, утверждённые внутренним нормативным актом организации, чтобы минимизировать вариативность формулировок.
При массовых переименованиях (например, реорганизация holding‑структуры) готовить единый приказ, а затем вносить изменения в каждую трудовую книжку по отдельности, указывая один и тот же номер приказа в графе 4.
Хранить копии приказов в личном деле сотрудника на срок не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых документов).


Графа 4 трудовой книжки – это не просто формальное поле, а важный элемент, подтверждающий законность внесённых изменений. Правильное заполнение этой графы обеспечивает:

Юридическую защиту как работника, так и работодателя;
Достоверность сведений о трудовой деятельности при назначении пенсии, пособий и при трудоустройстве;
Соответствие требованиям трудового законодательства и избежание штрафов со стороны инспекции труда.

Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, кадровые службы смогут оперативно и корректно вносить изменения в графу 4 трудовой книжки, обеспечивая прозрачность и законность ведения трудовых записей.