График отпусков – это обязательный внутренний документ организации, который регулирует порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. Его составление, утверждение и хранение регламентируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и разъяснениями Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Ниже – подробное руководство по оформлению графика отпусков на 2026 год с учётом актуальных требований Роструда.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 114‑124 – общие положения об отпусках.
• Постановление Госкомстата РФ от № 1 – утвердило унифицированную форму Т‑7 «График отпусков».
• Письма и разъяснения Роструда (например, письмо от № ПГ/12345‑6‑7) – уточняют сроки утверждения, допустимые исключения и порядок внесения изменений.
• Приказ Росархива от № 236 – определяет срок хранения графика отпусков (не менее 3 лет).

Согласно позиции Роструда, график отпусков составляется обязательно по форме Т‑7, однако ведомство допускает исключение: если у работодателя менее 15 сотрудников, график может оформляться в произвольной форме, но при этом должны быть соблюдены все substantive требования ТК РФ (указание периода отпуска, даты начала и окончания, согласование с сотрудником).

Когда и кто составляет график отпусков?

1. Срок составления – не позднее два недели до начала календарного года, то есть до 15 января 2026 года. Роструд рекомендует начинать работу в декабре предыдущего года, чтобы успеть согласовать все пожелания сотрудников.
2. Кто составляет – обычно отдел кадров (HR) или уполномоченное лицо (например, руководитель подразделения). В небольших компаниях это может быть непосредственно руководитель.
3. Кто утверждает – график подписывает руководитель организации (директор, генеральный директор) и утверждается приказом по личному составу (форма Т‑6 или аналогичный внутренний приказ).
4. Согласование с профсоюзом – если в организации действует профсоюзный орган, график должен быть согласован с ним (ст. 372 ТК РФ).

Структура унифицированной формы Т‑7

Форма Т‑7 представляет собой таблицу, в которой отражаются следующие данные:

• Табельный номер сотрудника;
• ФИО;
• Должность;
• Подразделение;
• Период работы в организации за расчётный год (для определения права на отпуск);
• Количество календарных дней отпуска, положенного за год;
• Предлагаемые даты начала и окончания отпуска (можно указать несколько вариантов);
• Фактически предоставленные даты (заполняются после утверждения);
• Примечания (например, совмещение с учебным отпуском, отпуском по уходу за ребёнком и т.д.).

Обязательно указываются год, на который составляется график, и дата утверждения документа.

Особенности составления графика отпусков на 2026 год

Учёт праздничных и нерабочих дней

При планировании отпусков следует учитывать официальные нерабочие праздничные дни 2026 года (например, 1 января – Новый год, 8 марта – Международный женский день, 1 мая – Праздник весны и труда, 9 мая – День Победы и др.). Если отпуск пересекается с праздничным днём, он не продлевается автоматически, но сотрудник может использовать его как часть отпуска по согласованию.

Дополнительные отпуска

Согласно ТК РФ, определенные категории сотрудников имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска:

• инвалиды (ст. 128 ТК РФ);
• работники вредных и опасных условий труда;
• работники с ненормированным рабочим днём;
• работники, у которых есть дети‑инвалиды;
• и другие категории, указанные в отраслевых соглашениях.

Эти отпуска также вносятся в график (форма Т‑7 имеет отдельную строку для «дополнительного отпуска»).

Перенос и изменение отпусков

Если по соглашению сторон необходимо изменить уже утверждённый график, допускается внесение изменений:

• согласование с сотрудником (письменное согласие);
• издание приказа об изменении графика (форма Т‑6 или внутренний приказ);
• обновление формы Т‑7 (зачёркивание старой записи и внесение новой).

Роструд подчеркивает, что unilateralное изменение графика без согласия сотрудника является нарушением ТК РФ и может повлечь штрафы.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2025 года Роструд допускает ведение графика отпусков в электронном виде при условии:

• использования системы ЭДО, обеспечивающей целостность и неизменяемость документа после подписания;
• возможности распечатать документ в виде формы Т‑7 без потери данных;
• хранения электронного варианта не менее 3 лет в соответствии с требованиями Росархива.

Многие компании используют готовые шаблоны в Excel или Google Таблицы, которые затем экспортируются в PDF и подписываются электронной подписью.

Пошаговая инструкция по составлению графика отпусков на 2026 год

1. Сбор исходных данных – запросите у сотрудников желаемые периоды отпуска (опросный лист, форма Т‑7‑опрос). Учтите производственный календарь и нагрузку на подразделения.
2. Расчёт права на отпуск – определите количество дней, положенное каждому сотруднику за отработанный период (ст. 115 ТК РФ).
3. Заполнение формы Т‑7 – внесите данные в таблицу формы, указав предложенные даты начала и окончания отпуска.
4. Согласование – передайте черновик руководителям подразделений и, при наличии, профсоюзу для замечаний.
5. Внесение правок – учтите все замечания, обеспечив соблюдение непрерывности работы и соблюдение норм ТК РФ.
6. Утверждение – оформите приказ об утверждении графика отпусков (форма Т‑6) и подпишите его руководителем организации.
7. Оповещение сотрудников – известите каждого работника о начале отпуска за две недели до его начала (можно использовать отдельное уведомление, приказ Т‑6, запись в график или ЭДО).
8. Хранение – разместите оригинал графика в отделе кадров (или в электронном архиве) на срок не менее 3 лет.

Ответственность за нарушение порядка составления графика отпусков

Роструд может наложить административные штрафы на организацию и должностных лиц за:

• несвоевременное составление или отсутствие графика отпусков (ст. 5.27 КоАП РФ);
• нарушение сроков утверждения (позднее 15 января);
• неучёт дополнительных отпусков, положенных по закону;
• внесение изменений в график без согласия сотрудника;
• несоблюдение требований по хранению документа (менее 3 лет).

Размер штрафа для организации составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

Полезные ссылки и шаблоны

• Официальный сайт Роструда – раздел «Нормативные акты», где можно скачать актуальные письма и разъяснения.
• ГАРАНТ.РУ – образец формы Т‑7 и инструкция по заполнению.
• Контур.Экстерн – готовый шаблон графика отпусков на 2026 год в Excel с автоподсчётом дней.
• Nopaper – сервис для онлайн‑согласования и подписания гракта отпусков.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли составлять график отпусков только для части сотрудников?

Нет. График должен охватывать всех работников, находящихся в штате на момент составления документа, включая совместителей и работников на неполный рабочий день.

Что делать, если сотрудник отказался брать отпуск в предложенные сроки?

Необходимо провести дополнительные переговоры и предложить альтернативные даты. Если согласие не достигнуто, отпуск может быть предоставлен в другое время по соглашению сторон, но не позже окончания рабочего года, за который положен отпуск.

Нужно ли утверждать график отпусков каждый год?

Да. График составляется и утверждается ежегодно на предстоящий календарный год.

Можно ли совмещать отпуск с больничным?

Если сотрудник заболел во время отпуска, больничный лист продлевает отпуск на период нетрудоспособности (ст. 124 ТК РФ);

Какие штрафы грозят за отсутствие подписи руководителя на графике отпусков?

Отсутствие подписи рассматривается как незавершённое оформление документа, что может быть расценено как нарушение порядка ведения кадровой документации и повлечь штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.