Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, его должности, периоды работы и основания увольнения. В 2026 году в Украине вводится возможность оформления новой работы без бумажной трудовой книжки, однако большинство работодателей и работников по‑прежнему используют традиционный бумажный вариант, а также электронный реестр Пенсионного фонда. В статье подробно рассмотрим:
- правовую основу;
- кто и когда обязан выдавать трудовую книжку;
- пошаговый процесс заполнения;
- оформление вкладышей и дубликатов;
- оцифровку и работу с электронным реестром;
- часто задаваемые вопросы.
Правовая база
Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 от г. (утверждена Приказом Министерства труда, Министерства юстиции и Министерства социальной защиты населения). С 2025‑го года в законодательстве появились положения об оцифровке трудовой книжки, а с 2026‑го года оформление новой работы возможно без бумажного документа, если данные внесены в электронный реестр ПФУ.
Кто обязан выдавать трудовую книжку?
- Работодатель – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель (ФОП) или государственное учреждение, принимающее работника на работу.
- Трудовая книжка выдаётся не позднее 5 дней после фактического приема на работу (ст. 48 КЗоТ).
- Если у работника уже есть трудовая книжка, в ней вносятся новые записи; если книжка отсутствует – выдается новая (или электронный реестр).
Как оформить первую (бумажную) трудовую книжку
3.1 Приобретение бланков
Работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек у уполномоченных поставщиков. На ьном листе ставится штамп с надписью «Выдано» и указывается дата выдачи.
3.2 Подписание ьного листа
ьный лист подписывает должностное лицо, ответственное за выдачу (обычно руководитель отдела кадров). На листе указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер паспорта;
- Дата выдачи книжки.
3.3 Запись о приёме на работу
Запись вносится в раздел «Приём на работу» в течение 5 дней после начала работы. Обязательные реквизиты:
- Дата приёма;
- Наименование организации, её ИНН и код ЕДРПОУ;
- Должность, разряд, тарифная ставка;
- Основание (трудовой договор, приказ № … от …);
- Подпись и печать работодателя.
3.4 Записи о переводе, совместительстве, увольнении
Каждое изменение фиксируется отдельной записью, оформляемой на основании приказа работодателя. Примерные реквизиты:
- Дата изменения;
- Новый должностной статус;
- Основание (приказ № … от …);
- Подпись, печать.
Вкладыши и дубликаты
Если количество страниц в трудовой книжке заканчивается, выдается вкладыш. На первой странице вкладыша ставится штамп «Выдан», указываются:
- Номер вкладыша;
- Дата выдачи;
- Подпись ответственного лица.
В случае утери или повреждения книжки работник может получить дубликат. Для этого оформляется акт списания испорченных бланков (форма П‑11, утверждённая приказом 277) и выдаётся новая книжка с записью о выдаче дубликата.
Оцифровка трудовой книжки
5.1 Зачем нужна оцифровка?
После сканирования бумажный документ становится архивным, а данные вносятся в электронный реестр Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Оцифровка необходима:
- для упрощения доступа к трудовому стажу;
- при оформлении государственных пособий и пенсий;
- для ФОП и работников, совмещающих несколько мест работы.
5.2 Пошаговая инструкция
- Подготовка сканов. Снимите чёткие копии всех страниц (включая ьный лист, вкладыши, отметки о приёме/увольнении). Формат – PDF или JPG, разрешение не менее 300 dpi.
- Регистрация на портале ПФУ. Войдите в личный кабинет на сайте pfu.gov.ua с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
- Заполнение электронной формы. В разделе «Трудовая книжка» введите данные о каждом месте работы (даты, организации, должности). Прикрепите сканы.
- Подтверждение ЭЦП. Подпишите форму электронной подписью – это гарантирует юридическую силу записи.
- Ожидание проверки. ПФУ проверяет корректность данных (обычно 3‑5 рабочих дней). При ошибках получаете уведомление и исправляете запись.
- Получение подтверждения. После успешной проверки в личном кабинете появляется статус «Трудовая книжка зарегистрирована», а сканы сохраняются в архиве ПФУ.
5.3 Важные нюансы
- Если в бумажной книжке есть «пробелы» (не заполненные страницы), их необходимо заполнить до сканирования – иначе ПФУ может отказать.
- Для ФОП обязательна оцифровка, даже если они работают без официальных трудовых договоров.
- При совмещении нескольких мест работы необходимо собрать записи со всех работодателей и загрузить их в один реестр.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
- Составьте акт о потере (внутренний документ организации).
- Обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата.
- Работодатель оформляет акт списания испорченных бланков (форма П‑11) и выдаёт новый дубликат.
- Если у вас уже была оцифрована запись, проверьте её в личном кабинете ПФУ и при необходимости обновите данные.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Нужно ли заполнять трудовую книжку, если работаю по договору подряда?
Да. Любой трудовой договор, заключённый в соответствии с Трудовым кодексом, требует внесения записи в трудовую книжку (или в электронный реестр), независимо от формы договора.
7.2 Можно ли оформить трудовую книжку онлайн без бумажного варианта?
С 2026 года – да. Если ваш работодатель сразу вносит данные в электронный реестр ПФУ, бумажный документ не требуется. Однако многие работодатели всё ещё используют бумажный вариант, поэтому рекомендуется уточнить у кадровика.
7.3 Как быстро получить запись о переводе в другую должность?
Запись вносится в течение 5 дней после издания приказа о переводе. При задержке работник имеет право потребовать исправления в письменной форме.
7.4 Какие штрафы предусмотрены за несвоевременное оформление?
Работодатель может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа от 340 до 680 гривен за каждое нарушение (пункт 2 ст. 15‑1 Закона «О труде»).
Оформление трудовой книжки в Украине – процесс, требующий точного соблюдения нормативных актов и сроков. Ключевые моменты:
- Выдача книжки – в течение 5 дней после приёма на работу;
- Все записи делаются на основании приказов с указанием даты, номера и подписи работодателя;
- В случае окончания страниц – оформляются вкладыши;
- При утере или повреждении – составляется акт списания и выдаётся дубликат;
- Оцифровка переводит данные в электронный реестр ПФУ, упрощая дальнейшее использование (пенсия, соцзащита, проверка стажа).
Соблюдая указанные правила, вы гарантируете себе корректный трудовой стаж и избежите проблем при получении пенсии, социальных выплат и при смене места работы.
Дата актуализации: г.