Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю карьеры работника. Помимо записей о приёме, переводах и увольнении, в неё вносятся сведения о поощрениях. Однако не все награды подлежат обязательному занесению. В этой статье разберём, какую именно грамоту нужно вносить в трудовую книжку, в каком порядке это делается и как правильно заполнить графы, особенно если отсутствует номер приказа.

Какие грамоты заносятся в трудовую книжку? Нормативная база

Порядок ведения трудовых книжек регламентирован Приказом Минтруда России от № 320н (действует с , с изменениями); В соответствии с п. 25 этого Порядка, в раздел «Сведения о награждении» вносятся:

• Государственные награды и почетные звания РФ (награждение орденом, медалью, присвоение почетного звания), на основании Указа Президента или Постановления Правительства.
• Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, присваиваемые работодателем (организацией) — на основании своего внутреннего документа (приказ, распоряжение).
• Иные виды поощрения, предусмотренные ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

Ключевой момент: Грамота должна быть почетной и иметь официальное основание, приказ (распоряжение) работодателя с уникальным номером и датой. Если грамота выдана просто «от отдела кадров» или «от руководства» без оформления локального акта, её не вносят в трудовую книжку.

Порядок внесения записи: пошаговая инструкция

Запись делается на основании подлинника или заверенной копии документа о награждении (приказа, распоряжения).

1. Получите документ-основание. Запросите у отдела кадров или руководства копию приказа/распоряжения о вашем награждении. В нём должен быть указан номер, дату, ФИО награждаемого, вид награды (например, «Почетной грамотой») и основание (за достижения в работе, юбилей и т.д.).
2. Заполните графы раздела «Сведения о награждении». В современных трудовых книжках (образца после 2021 года) этот раздел имеет стандартные графы.
3. Сделайте запись чётко, разборчиво, без исправлений и помарок. Подпись и расшифровку (ФИО) ставит должностное лицо (обычно начальник отдела кадров или уполномоченный сотрудник).

Образец записи в трудовую книжку о награждении почетной грамотой

Рассмотрим заполнение на примере типовой трудовой книжки нового образца (с разделом «Сведения о награждении»).

Образец записи при наличии приказа

Что писать в графе 4, если номера приказа нет или он утерян?

Это распространённая проблема. Номер и дата приказа, обязательные реквизиты. Если приказ утерян, а его номер не известен, необходимо:

1. Восстановить документ. Обратиться в отдел кадров или архив организации с запросом на выдачу заверенной копии приказа. Работодатель обязан это сделать.
2. Если приказ действительно не был издан (грамота вручена устно или без оформления), то основания для внесения записи нет. Вы можете попросить работодателя оформить грамоту соответствующим приказом задним числом (но это возможно только если факт награждения и его обоснование документально подтверждены, например, протоколом собрания).
3. В крайнем случае, если приказ есть, но его номер точно не помнит ни один сотрудник, в графе 4 можно указать: «Распоряжение Генерального директора от (номер не указан)». Но это нежелательно и может вызвать вопросы при проверке. Лучше найти документ.

Важные уточнения и частые ошибки

«Благодарность» vs «Почетная грамота»

Благодарность (благодарственное письмо, объявление благодарности) — это вид поощрения, но не награда. Согласно п. 25 Порядка №320н, сведения о благодарности в трудовую книжку не вносятся, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом организации (что встречается редко). Запись делается только при наличии почетной грамоты, диплома, значка.

Грамота отдела (без номера приказа)

Если вам вручили грамоту от имени отдела (например, «За активное участие в корпоративных мероприятиях»), но она не была оформлена приказом руководства компании, такая грамота не является основанием для записи в трудовую книжку. Это просто памятный сувенир. Для внесения записи требуется решение работодателя (организации в целом), оформленное локальным актом.

Запись в старую (советскую) трудовую книжку

В старых книжках (до 2021 года) раздел «Сведения о награждении» часто отсутствовал. В этом случае запись о награждении вносится на последнюю свободную страницу после раздела «Трудовая деятельность» с обязательным указанием даты, вида награды и основания (номера и даты документа).

1. Определите тип грамоты. Это почетная грамота от работодателя (с печатью организации, подписью руководителя) или государственная награда? Если нет — запись не требуется.
2. Найдите документ-основание. Это должен быть приказ или распоряжение организации с номером, датой, вашими ФИО и указанием вида награды.
3. Предоставьте копию документа в отдел кадров. Требуйте внесения записи на основании этого документа.
4. Проверьте запись. После внесения убедитесь, что в графе 3 указана правильная формулировка награды и кем выдана, а в графе 4 — точные реквизиты приказа (номер, дата).
5. Если отказываются внести запись, ссылайтесь на п. 25 Приказа №320н и ст. 191 ТК РФ. При необходимости обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.

Статья составлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда №320н) и практики кадрового документооборота по состоянию на май 2026 года.