Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому государство предъявляет строгие требования к ее ведению, учету и, конечно, хранению. Вопрос о том, где именно должны находиться чистые бланки и заполненные документы, регламентируется на законодательном уровне. В этой статье мы подробно разберем, как организовать хранение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с актуальными правилами 2026 года.
Законодательная база
Основным документом, регулирующим данный вопрос, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от № 225. Кроме того, с 1 сентября 2021 года действуют обновленные нормы (Порядок ведения и хранения трудовых книжек), которые актуальны и в 2026 году.
Согласно пункту 44 Правил (и п. 41, 44 Порядка), работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это означает, что организация не может отправить сотрудника в магазин за покупкой чистого бланка — закупка осуществляется исключительно работодателем и только у официальных распространителей (типографий Гознака).
Требования к месту хранения
Закон прямо указывает, как именно должны храниться бланки, чтобы исключить их утерю, кражу или порчу. Согласно действующим нормативам, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться:
- В несгораемых сейфах;
- В металлических шкафах (запирающихся на ключ);
- В специальных помещениях, позволяющих обеспечить их максимальную сохранность.
На практике чистые бланки чаще всего хранятся в отдельном помещении бухгалтерии, так как именно этот отдел занимается их закупкой и списанием. Если организация небольшая и кадровой службы как таковой нет, хранение осуществляется в кабинете руководителя или главного бухгалтера. Главное правило — доступ к сейфу или шкафу должны иметь только уполномоченные лица;
Порядок учета бланков
Просто спрятать бланки в сейф недостаточно. Работодатель обязан организовать строгий документальный учет их движения. Для этого предусмотрены специальные регистрационные книги:
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Эту книгу ведет бухгалтерия организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением (покупкой у распространителя) и расходованием (выдачей в кадровую службу) бланков. Обязательно указываются серия и номер каждого бланка. Это позволяет отследить каждый чистый документ от момента его поступления в организацию до момента выдачи работнику.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Эту книгу ведет кадровая служба (или лицо, ответственное за кадровый документооборот). В ней регистрируются уже заполненные трудовые книжки и вкладыши, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также вновь оформленные документы;
Хранение заполненных трудовых книжек сотрудников
Если чистые бланки хранятся в бухгалтерии, то трудовые книжки действующих сотрудников находятся в кадровой службе. Требования к их хранению аналогичны:
- Они должны находиться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность.
- Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним также должны храниться в условиях, исключающих их утрату.
Выдача трудовой книжки на руки работнику во время его работы не допускается, за исключением случаев увольнения или иных предусмотренных законом ситуаций (например, для предоставления сведений о стаже в Социальный фонд).
Назначение ответственного лица
За сохранность трудовых книжек и бланков несет ответственность работодатель. Однако на практике эти обязанности делегируются конкретному сотруднику. В организации должен быть издан приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Обычно такая ответственность возлагается:
- На начальника отдела кадров (или инспектора по кадрам) — за хранение заполненных книжек и ведение книги движения.
- На главного бухгалтера (или кассира) — за хранение чистых бланков и ведение приходно-расходной книги.
С приказом ответственные лица должны быть ознакомлены под подпись. В случае утери или порчи бланков по вине ответственного сотрудника, он несет материальную ответственность в рамках действующего законодательства.
Резюме
Правильная организация хранения бланков трудовых книжек и вкладышей — это не просто формальность, а обязанность работодателя, прописанная в Постановлении Правительства РФ № 225. Чтобы избежать штрафов и проблем с восстановлением утраченных документов, необходимо соблюдать три главных правила:
- Всегда иметь запас чистых бланков и вкладышей, закупленных у официальных поставщиков.
- Хранить бланки в сейфах или металлических шкафах (в бухгалтерии), а заполненные книжки — в аналогичных условиях в кадрах.
- Обеспечить строгий учет в приходно-расходной книге (в бухгалтерии) и книге учета движения (в отделе кадров), фиксируя серию и номер каждого документа.
Соблюдение этих простых, но строгих требований позволит организации гарантировать сохранность важнейших документов о трудовой деятельности своих сотрудников.