С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж сотрудников теперь фиксируется в электронном виде, а бумажные трудовые книжки переходят в статус архивных документов. Тем не менее, работодатели обязаны соблюдать требования законодательства по хранению и защите бумажных трудовых книжек, пока они не будут окончательно заменены на электронные.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются:
- дата начала работы в организации;
- должность и место работы;
- присутствие, отсутствие, отпуск, больничные;
- присвоенный стаж и начисленные отчисления.
После увольнения работник получает копию трудовой книжки, а оригинал остаётся у работодателя.
Законодательные требования к хранению
Согласно статье 36 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону «О государственной регистрации актов гражданского состояния», работодатели обязаны хранить трудовые книжки в течение:
- не менее 10 лет после увольнения сотрудника;
- если сотрудник продолжает работать в компании, то в течение всего срока его трудовых отношений.
В 2026 году вступили в силу поправки, предусматривающие переход к электронным трудовым книжкам. Однако бумажные экземпляры остаются обязательными до тех пор, пока не будет полностью реализован переход к ЭТК.
Где хранить?
Трудовые книжки должны храниться в специально отведённом, защищённом от огня, влаги и краж месте. Рекомендуется использовать:
- сейфы с огнестойкой;
- системы видеонаблюдения;
- контролируемый доступ (ключ, код, биометрия).
Как защищать?
Для обеспечения целостности и конфиденциальности документов необходимо:
- Регулярно проверять состояние сейфа и системы охраны;
- Вести журнал доступа: кто, когда, зачем открывал сейф;
- Обеспечивать резервное копирование электронных копий (если они имеются);
- Соблюдать правила пожарной безопасности: наличие огнетушителей, системы дымоудаления.
Процесс хранения уволенных сотрудников
После увольнения сотрудника работодателю необходимо выполнить следующие шаги:
- Проверка документации: убедиться, что в трудовой книжке внесены все необходимые отметки (дата увольнения, причина, дата последнего рабочего дня).
- Фотокопирование: сделать копию для внутреннего архива (для бухгалтерии и кадрового отдела).
- Хранение оригинала: разместить в огнестойком сейфе с ограниченным доступом.
- Обновление базы данных: внести информацию о завершении трудовых отношений в электронную систему кадрового учета.
- Уведомление сотрудника: предоставить ему копию трудовой книжки и объяснить порядок её хранения.
Уничтожение трудовой книжки
После истечения срока хранения (10 лет) работодатель обязан уничтожить оригинал трудовой книжки. При этом необходимо:
- Соблюдать требования к уничтожению документов, содержащих персональные данные (статья 31 Федерального закона «О персональных данных»);
- Использовать безопасные методы уничтожения: сжигание, измельчение, термическая обработка;
- Составить протокол уничтожения, подписанный уполномоченным лицом и сотрудником, ответственной за хранение.
Что делать с копиями?
Копии, сделанные для внутреннего архива, также подлежат уничтожению после истечения срока хранения, если они содержат персональные данные. При этом можно сохранить только анонимизированные данные (например, только даты начала и окончания работы).
Практические рекомендации
- Создайте политику хранения трудовых книжек и обучите персонал, ответственный за их хранение.
- Внедрите цифровую систему учета для отслеживания сроков хранения и доступа к документам.
- Периодически проводите аудит состояния сейфов и журналов доступа.
- При переходе на ЭТК убедитесь, что все бумажные экземпляры корректно перенесены в электронный формат и архивированы.
- Соблюдайте требования к конфиденциальности и безопасности данных в соответствии с законодательством РФ.
Хранение трудовой книжки уволенных сотрудников, это не просто формальность, а важный элемент соблюдения законодательства и защиты прав работников. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году бумажные экземпляры становятся архивными, но их хранение, защита и уничтожение остаются обязанностью работодателя. Следуя приведённым рекомендациям, вы обеспечите законность и безопасность кадровой документации вашей организации.