В современных условиях ведения кадрового делопроизводства, особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос хранения бумажных бланков в бюджетных учреждениях остается критически важным. Несмотря на цифровизацию, миллионы бумажных трудовых книжек продолжают храниться в архивах организаций. Для бюджетных учреждений (государственных и муниципальных) этот процесс строго регламентирован трудовым законодательством, правилами архивного дела и нормами пожарной безопасности.
Ниже представлен подробный анализ требований и процедур, актуальных на май 2026 года.

Нормативно-правовая база

Организация хранения трудовых книжек в бюджетном учреждении базируется на строгом соблюдении следующих документов:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ): Статья 66 регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек: Утверждены Постановлением Правительства РФ (в актуальной редакции).
• Перечень типовых управленческих архивных документов: Определяет сроки хранения (до 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа).
• Гражданский кодекс РФ (Глава 47): Хотя отношения между работником и работодателем регулируются трудовым правом, общие принципы хранения вещей (ст. 886–914 ГК РФ) применяются субсидиарно в вопросах обеспечения сохранности материальных ценностей. Работодатель выступает в роли профессионального хранителя.
• Приказы Росархива: Регулируют требования к помещениям и условиям хранения архивных документов.

Требования к помещению для хранения

Бюджетное учреждение обязано обеспечить специальные условия для сохранности бумажных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Это не просто склад, а архивное хранилище, соответствующее следующим критериям:

Отдельное помещение: Трудовые книжки должны храниться в изолированном помещении (архиве) или в специальных несгораемых шкафах, если отдельная комната отсутствует (что допускается для небольших учреждений при соблюдении норм безопасности).
Пожарная безопасность: Помещение должно быть оборудовано автоматической системой пожаротушения и сигнализации. Доступ посторонних лиц должен быть исключен.
Климатический режим: Необходимо поддерживать температуру в диапазоне 17–20°C и относительную влажность 50–60% во избежание разрушения бумаги и выцветания записей.
Защита от биологических факторов: Регулярная обработка помещения от насекомых и грызунов, а также отсутствие прямого солнечного света на полках с документами.
Санитарные нормы: Запрещено хранение вместе с трудовыми книжками легковоспламеняющихся веществ, продуктов питания и личных вещей сотрудников.

Порядок учета и выдачи бланков

Ключевым элементом системы хранения является строгий количественный учет. В бюджетном учреждении за это отвечает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или бухгалтер).

Журналы учета

Ведение журналов осуществляется в бумажном виде (пронумерованном, прошнурованном и скрепленном печатью) или в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Основные виды журналов:

• Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (фиксирует поступление и выдачу бланков).
• Журнал регистрации выдачи трудовых книжек работникам (фиксирует факт получения книжки сотрудником на руки при увольнении или по заявлению).

Процедура приема-передачи

При поступлении новых бланков от поставщика или вышестоящей организации составляется акт приема-передачи. Ответственный сотрудник проверяет целостность бланков и соответствие серийных номеров сопроводительным документам.

> Важно: Согласно принципам хранения (аналогичным ст. 890 ГК РФ о хранении вещей с обезличением, если применимо к массовым бланкам), хранитель обязан обеспечить возврат именно того типа имущества, который был принят, сохраняя его потребительские свойства. В случае с трудовыми книжками — это их юридическая сила и физическая целостность.

Особенности хранения трудовых книжек уволенных сотрудников

Самый объемный массив документов в архиве бюджетного учреждения составляют трудовые книжки сотрудников, прекративших трудовые отношения.

Срок хранения: Трудовые книжки невостребованные хранятся в архиве учреждения до 50 лет (для документов, созданных после 2003 года, и с учетом новых правил для периодов до 2003 года — до 75 лет).
Порядок выдачи:

• При увольнении сотрудник обязан получить трудовую книжку в день увольнения.
• Если сотрудник отсутствует, учреждение обязано направить уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку почтой.
• С момента отправки уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается;

Невостребованные документы: Если работник не забрал трудовую книжку, она хранится в отдельной описи «Невостребованные трудовые книжки». Попытки вручения должны быть документально зафиксированы.

Электронные трудовые книжки и переходный период

По состоянию на 2026 год, институт бумажных трудовых книжек сохраняется только для тех граждан, кто подал соответствующее письменное заявление до конца 2020 года, а также для ведения записей о периодах работы до 2020 года.

• Двойной архив: Бюджетные учреждения обязаны параллельно вести архив бумажных книжек (для старых записей и для сотрудников, сохранивших бумажный формат) и формировать данные в системе Социального фонда России (СФР) в электронном виде.
• Сканирование: Рекомендуется проводить оцифровку бумажных трудовых книжек для создания резервных копий на случай утраты оригиналов, хотя юридической силы скан-копия без ЭЦП не имеет.

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение правил хранения трудовых книжек в бюджетном учреждении влечет за собой серьезную ответственность:

• Материальная ответственность: Согласно ст. 234–237 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику ущерб, причиненный утратой или порчей трудовой книжки (например, невозможность трудоустройства, потеря стажа для пенсии).
• Административная ответственность: Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
• Уголовная ответственность: В случаях умышленного уничтожения или повреждения документов (ст. 325 УК РФ), если это повлекло тяжкие последствия.

Как отмечается в гражданском законодательстве (ст. 888, 889 ГК РФ), хранитель обязан принять все меры для сохранности вещи. Для бюджетного учреждения это означает не только физическую защиту от огня и воды, но и защиту от несанкционированного доступа, кражи или подделки записей.

Хранение трудовых книжек в бюджетном учреждении — это сложный процесс, требующий системного подхода, специального оборудования и высокой квалификации ответственных сотрудников. Соблюдение температурного режима, правил пожарной безопасности, ведение точного учета и своевременная архивация позволяют избежать юридических рисков и гарантировать защиту прав работников. В условиях 2026 года, несмотря на доминирование электронного документооборота, бумажная трудовая книжка остается важным историческим и юридическим документом, требующим бережного отношения и профессионального хранения.