Вопрос хранения чистых бланков трудовых книжек стоит перед каждой организацией, которая оформляет трудовые книжки и их вкладыши. Неправильный учет может привести к штрафам, дисциплинарным взысканиям и проблемам при проверках со стороны Роструда. В статье подробно рассмотрены нормативные требования, порядок учёта, условия хранения и особенности обращения с остатками бланков.
Нормативно‑правовая база
Содержание и порядок ведения трудовых книжек регулируются следующими актами (по состоянию на 2026 год):
- Пункт 41, 44 Порядка 320н (утверждённого приказом Минтруда РФ от № 225) – обязательный запас чистых бланков и вкладышей.
- Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек – необходимость вести две книги учёта: приходно‑расходную книгу по бланкам и книгу движения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 2021 года – уточнение формы приходно‑расходной книги и требований к её оформлению.
- Консультация эксперта Роструда (2020) – порядок обращения с остатками бланков при ликвидации организации.
Кто отвечает за хранение бланков?
Ответственность за ведение, хранение и выдачу чистых бланков возлагается на назначенное лицо (обычно – специалист отдела кадров или бухгалтер). Обязанности включают:
- Получение чистых бланков из бухгалтерии по заявке.
- Ведение приходно‑расходной книги и книги движения трудовых книжек.
- Ежемесячный отчёт в бухгалтерию о наличии бланков, их расходе и полученных суммах.
- Контроль за соблюдением условий хранения (температура, защита от влаги, доступность только уполномоченным лицам).
Порядок учёта чистых бланков
3.1 Приходно‑расходная книга по бланкам
В книге фиксируются все операции с чистыми бланками:
| Дата | Тип операции | Кол‑во | Ответственное лицо | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Поступление | 50 | Бухгалтер Иванов И.И. | От официального поставщика | |
| Выдача | 5 | Кадровик Петров П.П. | Для новых сотрудников |
3.2 Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей
Эта книга фиксирует каждый конкретный экземпляр книжки (номер, ФИО сотрудника, дата выдачи/возврата). Книга должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью.
Условия хранения чистых бланков
Согласно пункту 44 Порядка 320н, чистые бланки хранятся в закрытом шкафу или сейфе, отвечающем требованиям:
- Защита от влаги и пыли – использование герметичных контейнеров.
- Ограниченный доступ – только уполномоченные лица (кадровик, бухгалтер).
- Температурный режим – 10‑25 °C, без резких перепадов.
- Контроль наличия – ежемесячный инвентаризационный лист.
Как оформить заявку на получение чистого бланка?
- Сотрудник отдела кадров заполняет заявку (форма утверждена внутренним приказом).
- Заявка направляется в бухгалтерию, где проверяется наличие нужного количества бланков.
- Бухгалтер выдаёт бланк и фиксирует операцию в приходно‑расходной книге.
- Кадровик оформляет трудовую книжку (или вкладыш) и вносит запись в книгу движения.
Ежемесячный отчёт о наличии бланков
В конце каждого месяца ответственный за хранение обязан предоставить в бухгалтерию отчёт, содержащий:
- Текущее количество чистых бланков и вкладышей.
- Суммы, полученные за оформленные трудовые книжки (если предусмотрено вознаграждение).
- Отметки о потерях, порче или списании бланков.
Что делать с остатками бланков при ликвидации организации?
Согласно консультации эксперта Роструда (2020), при ликвидации:
- Остатки чистых бланков не могут быть переданы или проданы другой организации без согласования с Рострудом.
- Необходимо оформить акт списания и утилизировать бланки в соответствии с инструкциями по уничтожению конфиденциальных документов.
- Сохранить копию акта списания в архиве организации до завершения ликвидационных процедур.
Запрещённые действия
Нарушения, которые могут повлечь дисциплинарные взыскания:
- Приём чистых бланков от работников (например, при потере их книжки) – запрещено.
- Продажа или передача бланков сторонним организациям без официального разрешения.
- Разглашение персональных данных, содержащихся в учётных книгах.
- Отсутствие надлежащего учёта и отчётности.
Практические рекомендации
- Создайте внутренний приказ, фиксирующий ответственного за хранение, форму заявок и порядок отчётности.
- Оформляйте приходно‑расходную книгу в электронном виде (с резервным копированием), но сохраняйте бумажный оригинал.
- Проводите ежеквартальную инвентаризацию и сверяйте её с данными бухгалтерии.
- Обеспечьте обучение персонала по правилам обращения с бланками и конфиденциальностью данных.
- При необходимости покупайте бланки только у официальных распространителей, подтверждая каждый приход документально.
Хранение чистых бланков трудовых книжек – это обязательный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, точного учёта и контроля доступа. Правильная организация учёта (приходно‑расходная книга и книга движения), своевременная отчётность и соблюдение условий хранения позволяют избежать штрафов и обеспечить надёжную работу кадровой службы.
Помните: любой отклонение от установленного порядка (например, приём бланков от работников или их передача без согласования) может стать основанием для дисциплинарного взыскания и привлечения организации к ответственности.
Дата публикации: