Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Законодательная база (2021‑2026 гг.)
2. Где хранится оригинальная трудовая книжка
3. Обязанности работодателя по хранению копий
4. Как правильно сделать копию трудовой книжки
5. Заверение копии работодателем: образцы надписей
6. Внесение записей в копию (совместительство, перевод, увольнение)
7. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база (2021‑2026 гг.)

С 2021 года порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 320н от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». Ключевые положения, актуальные на 2026 год:

• Трудовая книжка в бумажном виде обязана храниться в сейфе отдела кадров или в другом надёжном месте, недоступном посторонним лицам (п. 2 Приказа 320н).
• Работодатель вправе хранить копии документов работника (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка) в личном деле при условии получения согласия работника на обработку персональных данных (КонсультантПлюс, 2026).
• Запись в трудовую книжку о совместительстве, переводе, стаже и т.п. вносится по инициативе работодателя на основании подтверждающих документов (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
• Для выдачи копии трудовой книжки необходимо оформить заверительную надпись в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (в 2025 году был обновлён пункт о месте хранения оригинала).

Где хранится оригинальная трудовая книжка

Оригинал трудовой книжки не хранится в личном деле работника. По рекомендациям Роструда и практикам большинства компаний:

• Оригинал помещается в сейф отдела кадров (обычно в закрытом шкафу с ограниченным доступом).
• Внутри сейфа ведётся реестр, где указывается:
  • ФИО сотрудника;
  • Номер трудовой книжки;
  • Дата поступления в хранилище;
  • Место (номер сейфа, ячейки).
• В реестре фиксируется место хранения оригинала, что впоследствии указывается в заверительной надписи на копии.

Пример записи в реестре:

№ | ФИО | № книжки | Дата поступления | Сейф № | Ячейка
1 | Иванов И.И. | 9779‑Х | | 3 | A‑12

Обязанности работодателя по хранению копий

Согласно практике, закреплённой в КонсультантПлюс (2026 год), работодатель обязан:

1. Получить письменное согласие работника на хранение и обработку его персональных данных, включая копию трудовой книжки.
2. Хранить копию в личном деле работника (папка, электронный архив) в течение всего периода трудовых отношений и не менее 5 лет после увольнения (согласно ст. 236 ТК РФ о хранении документов).
3. Обеспечить конфиденциальность копии: доступ только у уполномоченных лиц отдела кадров.
4. Обновлять копию при каждой записи в оригинале (перевод, повышение, совместительство и т.д.).

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Для получения копии необходимо выполнить следующие шаги:

Подготовка

• Работник подаёт заявление (образец ниже) в отдел кадров.
• Сотрудник отдела проверяет наличие согласия на обработку персональных данных.

Сканирование / фотокопирование

• Все листы книжки (включая ьный лист) копируются в одном масштабе (100 %).
• На каждой странице ставится отметка «Копия верна» (см. образец в пункте 5).

Формирование комплекта

• Копия собирается в том же порядке, что и оригинал.
• К комплекту прикладывается заверительная надпись работодателя.

Заверение копии работодателем: образцы надписей

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025, заверительная надпись должна включать:

• Слова «Копия верна» или «Подлинник находится в …»;
• Место хранения оригинала (сейф, номер ячейки);
• Дата заверения;
• Подпись и печать организации.

Образец 1. Стандартный вариант

Копия верна.
Подлинник трудовой книжки № 9779‑Х находится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка», ячейка A‑12.
_____________________/И. Петров (директор)
Печать

Образец 2. Для выдачи в банк

Копия трудовой книжки № 9779‑Х, выдана по заявлению Иванова И.И.
Подлинник хранится в сейфе отдела кадров ООО «Ромашка», ячейка A‑12.
Дата выдачи: г.
_____________________/С. Сидорова (начальник отдела кадров)
Печать

Образец 3. Электронный вариант (PDF)

В электронных копиях внизу каждой страницы добавляется водяной знак «Копия», а в конце документа помещается цифровая подпись с теми же реквизитами, что и в бумажном образце.

Внесение записей в копию трудовой книжки

Запись в копию делается только в том случае, если оригинал уже был изменён. При этом необходимо:

1. Сделать новую копию всех листов (включая только что изменённый).
2. На копии разместить заверительную надпись с указанием даты изменения.
3. Внести в реестр отдела кадров примечание о том, что копия обновлена.

Пример записи о совместительстве

Работник Иванов И.И. попросил внести запись о совместительстве в основной трудовой книжке.

• Основание: справка из организации‑работодателя‑совместителя № 123/2026 от  г.
• Запись в оригинале: «С г. – совместительство в ООО «Техно», 20 ч/нед.»
• Копия, заверенная  г., содержит ту же запись и подпись руководителя отдела кадров.

Запись о переводе

С г. – перевод в отдел «Маркетинг», должность «Менеджер проекта», штат 1,5 чел.
Основание: приказ № 456/2026 от г.

Часто задаваемые вопросы

• Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки уволенного сотрудника?

  Законодательством прямой обязанности нет. Однако в случае, если копия была выдана сотруднику (например, для банка), работодатель может хранить её в личном деле до окончательного возврата оригинала.

• Можно ли хранить оригинал в электронном виде?

  С 2024 года допускается хранение электронных копий в официальных государственных реестрах, но оригинал в бумажном виде обязан сохраняться в сейфе.

• Как оформить отказ от выдачи копии?

  Работник имеет право получить копию, однако работодатель может отказать, если нет согласия на обработку персональных данных или если копия уже выдана и не возвращена.

• Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка хранения?

  По статье 5.27 КоАП РФ – штраф от 5 000 до 30 000 рублей за нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек.

Ведение копий трудовых книжек – важный элемент кадровой документации. Правильное хранение оригинала, своевременное обновление копий и их заверение в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025 позволяют избежать юридических рисков и упрощают взаимодействие с банками, госорганами и другими учреждениями.

Помните: каждая запись в оригинале должна быть отражена в копии, а в заверительной надписи обязательно указывайте место хранения подлинника – это требование, введённое в 2025 году и действующее по состоянию на 2026 год.