Дата публикации: ‚ 20:54
Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий стаж и место работы гражданина. Правильное хранение и учёт этой бумаги регулируются рядом нормативных актов. В статье изложены все ключевые требования‚ ответственные лица и практические рекомендации‚ основанные на актуальной информации.
Правовая основа
Нормативные документы
- Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»
- Постановление Правительства РФ от N 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек»
- Инструкция Минтруда о порядке ведения трудовых книжек (утверждена приказом от )
- Сведения из nalog-nalog.ru и spok.by
Кто отвечает за хранение?
Ответственное лицо – уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Оно осуществляет:
- Ведение трудовых книжек;
- Хранение оригиналов и дубликатов;
- Учёт выдачи и возвратов;
- Обеспечение доступа к документам при необходимости.
Порядок ведения и хранения
Основные правила
Согласно Приказу Минтруда № 320н‚ хранение трудовых книжек должно соответствовать следующим требованиям:
- Книги хранятся в отдельном помещении (сейф‚ металлический шкаф или специализированный архивный стенд).
- Они находятся отдельно от остальных документов и не находятся в открытом доступе.
- Ведётся приходно-расходная книга и книга учёта движения (в т.ч. в электронных системах 1С).
Приходно-расходная книга
В эту книгу вносятся сведения о:
- Получении бланков трудовых книжек;
- Их выдаче работникам;
- Расходе (например‚ при увольнении).
Каждая операция фиксируется с указанием серии и номера бланка.
Книга учёта движения
Здесь отражаются все перемещения книжек:
- Входящие (новые) трудовые книжки;
- Выданные работникам;
- Возвраты (при увольнении‚ потере и т.п.).
Хранение оригиналов и дубликатов
Где хранятся оригиналы?
Оригиналы трудовых книжек должны находиться у работодателя‚ а не у работников. При этом:
- Они размещаются в защищённом от потери и повреждения месте (сейф‚ металлический шкаф‚ архивный ящик).
- Хранение осуществляется в течение всего срока действия קשר между работником и работодателем.
Дубликаты
Дубликат может быть выдан работнику в случае:
- Потери оригинала;
- Увольнения без получения оригинала;
- Смерти работника – дубликат передаётся ближайшим родственникам.
Неполученные дубликаты хранятся до востребования у работодателя.
Специальные случаи
Хранение во время войны
Во время военных действий особые правила хранения не отменяются‚ однако:
- Возможность временного перемещения в убежища допускается только при наличии согласования с контролирующими органами.
- Все перемещения фиксируются в книге учёта движения.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С года в России идёт переход на электронные формы. Основные особенности:
- ЭТК оформляются в электронном виде‚ но их хранение всё равно контролируется уполномоченным лицом.
- Работодатель обязан обеспечить защиту данных (шифрование‚ резервное копирование).
- Электронные книжки могут быть выданы работнику в виде QR‑кода или ссылки‚ но оригинальный бумажный экземпляр остаётся в архиве.
Хранение после увольнения
После увольнения:
- Оригинал передаётся работнику‚ если он его получал.
- Если оригинал не получен‚ он хранится в отделе кадров до востребования в течение 2 лет.
- Дубликаты‚ не выданные‚ также хранятся в течение того же срока.
Хранение в случае смерти работника
При гибели работника:
- Трудовая книжка передаётся его ближайшим родственникам.
- Если они не могут её получить‚ документ остаётся в архиве работодателя до официального обращения.
Практические рекомендации для работодателей
- Назначьте ответственного – укажите в локальных нормативных актах лицо‚ которое будет вести учёт.
- Создайте отдельный архивный стенд – используйте металлические шкафы или сейфы с ограниченным доступом.
- Ведение бумажных и электронных книг – используйте программные решения 1С‚ где автоматически формируются приходно‑расходные и учетные книги.
- Регулярные проверки – проводите внутренний аудит один раз в квартал‚ проверяя соответствие реального хранения документам.
- Обучение персонала – обучайте сотрудников отделов кадров правилам выдачи и возврата книжек.
- Документируйте все операции – фиксируйте каждый случай выдачи‚ возврата‚ дублирования в журнале.
Часто задаваемые вопросы
Когда был переход на электронные трудовые книжки?
Переход начался с года. Обязательным для всех организаций стал переход к ЭТК‚ однако бумажные формы могут использоваться до полного перехода.
Какие организации обязаны перейти на ЭТК?
Все работодатели‚ которые ведут учёт трудовых книжек‚ обязаны перейти на электронную форму‚ если их численность превышает 10 человек или они работают в сфере‚ подпадающей под обязательные электронные отчёты.
Как оформить запись в графе 4‚ если книжка испорчена?
При повреждении оригинала записи в графе 4 вносятся только с указанием причины (например‚ «залита»‚ «порвано»). После этого оформляется дубликат‚ а в учётной книге фиксируется дата и номер нового экземпляра.
Правильное хранение трудовых книжек – это не только требование законодателя‚ но и важный элемент защиты прав работников и соблюдения корпоративных регламентов. Соблюдая перечисленные нормы‚ работодатель:
- обеспечивает законность и прозрачность ведения кадрового учёта;
- снижает риск потери или повреждения документов;
- готовится к возможному переходу на электронные формы без потери данных.
Для более детального ознакомления с конкретными формами и примерами заполнения рекомендуем обратиться к КонсультантПлюс и официальным документам Минтруда России.