Обновлено: 22 мая 2026 года

Правовые основы хранения копий документов в личном деле

Вопрос о хранении копий трудовых книжек в личных делах работников регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‚ 89) — определяет права и обязанности работодателя в части работы с персональными данными;
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — устанавливает требования к обработке персональных данных;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), регламентируют работу с трудовыми книжками;
• Локальные нормативные акты (ЛНА) — порядок ведения личных дел определяется самим работодателем.

Можно ли хранить оригинал трудовой книжки в личном деле?

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя. Однако:

• Законодательство не обязывает хранить оригинал трудовой книжки в личном деле — это не предусмотрено ни Трудовым кодексом‚ ни иными нормативными актами;
• Порядок ведения личных дел не установлен, работодатель вправе самостоятельно определять‚ какие документы и в каком виде будут храниться в личном деле сотрудника;
• Трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ который должен храниться в условиях‚ обеспечивающих его сохранность (п. 41 Правил).

Хранение копии трудовой книжки: требования и рекомендации

Обязательные условия для хранения копии

Если работодатель принимает решение о хранении копии трудовой книжки в личном деле‚ необходимо соблюдать следующие условия:

Это требование закреплено в статье 6 Федерального закона № 152-ФЗ и подтверждается разъяснениями Роструда и других компетентных органов.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Если копия трудовой книжки хранится в личном деле‚ она должна быть надлежащим образом заверена; Вот основные требования к заверению копии:

1. На каждом листе копии должна быть проставлена заверительная надпись «Верно»;
2. Указать‚ где хранится оригинал документа. Например: «Подлинник документа находится в ООО „Олимп“ в деле 2-28 за 2024 год»;
3. Поставить оттиск печати под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа‚ если документ без подписи;
4. Сделать отдельную запись о заверении копии на последнем развороте копированной книжки;
5. Копия должна быть выдана сотруднику под личную подпись с указанием даты получения (если это предусмотрено локальными актами).

Можно ли хранить копию‚ если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Согласно разъяснению Роструда (Бухонлайн‚ 2021 год)‚ действующее законодательство не обязывает работодателя хранить копию бумажной трудовой книжки в личном деле после выдачи оригинала в связи с переходом на электронную трудовую книжку.

Однако‚ если работодатель все же принимает решение о хранении копии‚ необходимо:

• Получить письменное согласие работника;
• Убедиться‚ что копия заверена правильно;
• Соблюдать требования к хранению персональных данных.

Что хранить в личном деле вместо копии трудовой книжки?

Вместо копии трудовой книжки в личном деле могут храниться:

• Копия приказа о приеме на работу;
• Копия трудового договора;
• Копии дополнительных соглашений;
• Выписки из приказов о переводах‚ повышениях‚ награждениях;
• Сведения о трудовом стаже (если это предусмотрено локальными актами).

Такая практика соответствует требованиям Роструда и позволяет избежать избыточного сбора и хранения персональных данных.

Риски при ненадлежащем хранении копий трудовых книжек

Несоблюдение требований к хранению копий трудовых книжек может привести к:

• Нарушению закона о персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ — штраф до 75 000 рублей для должностных лиц и до 500 000 рублей для юридических лиц);
• Утрате или повреждению оригинала — если копия хранится вместо оригинала;
• Корпоративным конфликтам — при возникновении споров с работником;
• Проблемам при проверках — со стороны Роструда‚ Роскомнадзора или других контролирующих органов.

Рекомендации для работодателей

Законодательство не обязывает работодателя хранить копии трудовых книжек в личных делах. Это право‚ а не обязанность‚ и реализуется оно только при наличии:

1. Письменного согласия работника;
2. Надлежащего заверения копии;
3. Соблюдения требований к хранению персональных данных.

Если работодатель принимает решение о хранении копий‚ необходимо:

• Указать это в локальных нормативных актах;
• Получить согласие работников;
• Обеспечить надлежащее заверение и хранение копий;
• Вести учет и контроль за доступом к персональным данным.

В противном случае лучше ограничиться хранением в личном деле копий приказов и трудовых договоров‚ что полностью соответствует требованиям законодательства и позволяет избежать рисков.

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли хранить оригинал трудовой книжки в личном деле?

Нет. Оригинал трудовой книжки должен храниться в условиях‚ обеспечивающих его сохранность (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Хранение оригинала в личном деле не рекомендуется.

❓ Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки после перехода на ЭТК?

Нет. Согласно разъяснению Роструда‚ после выдачи оригинала трудовой книжки в связи с переходом на электронную трудовую книжку работодатель не обязан хранить ее копию.

❓ Какие документы можно хранить в личном деле вместо копии трудовой книжки?

Вместо копии трудовой книжки можно хранить копии приказов о приеме‚ трудового договора‚ дополнительных соглашений‚ выписки из приказов о переводах и повышениях.

❓ Какие штрафы грозят за ненадлежащее хранение копий трудовых книжек?

За нарушение требований к обработке персональных данных (включая ненадлежащее хранение копий) предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — до 75 000 рублей;
• Для юридических лиц — до 500 000 рублей.

Вопрос о хранении копии трудовой книжки в личном деле, это вопрос корпоративной политики‚ а не обязанности. Работодатель вправе принимать решение о хранении копий только при наличии письменного согласия работника и соблюдении всех требований к обработке персональных данных.

Наиболее безопасный и соответствующий законодательству подход — не хранить копии трудовых книжек в личных делах‚ а ограничиться хранением копий приказов и трудовых договоров. Это позволит избежать рисков нарушения закона о персональных данных и сохранить оригиналы трудовых книжек в надлежащих условиях.

Если у вас остались вопросы по данной теме‚ рекомендуем обратиться к профильному юристу или специалисту по кадрам для получения индивидуальной консультации.