Смена фамилии — это одно из самых распространенных изменений в личных данных сотрудника. Для работодателя это сигнал к тому, чтобы привести кадровые документы в соответствие с новыми данными. Особое внимание следует уделить трудовой книжке, так как именно она является основным документом, подтверждающим трудовой стаж. В 2026 году процедура регулируется Приказом Минтруда России от № 320н.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения, какие документы потребуются и как избежать распространенных ошибок.
Нормативная база и основные правила
Согласно пункту 7 раздела II Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда № 320н), изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся:
- На основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о браке и др.).
- Со ссылкой на номер, дату и орган, выдавший документ.
- Уполномоченным лицом (кадровиком) и заверяются подписью и печатью организации (при наличии).
Важно: Старые записи о работе, сделанные на прежнюю фамилию, не исправляются и не перечеркиваются. Вся информация о смене фамилии вносится только на титульный лист.
Необходимые документы
Прежде чем вносить изменения, специалист по кадрам обязан потребовать от сотрудника оригиналы документов, подтверждающих смену фамилии. К ним относятся:
- Паспорт гражданина РФ (с новой фамилией).
- Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменена при вступлении в брак).
- Свидетельство о расторжении брака (если сотрудница вернула девичью фамилию).
- Свидетельство о перемене имени (если изменение произошло по другим причинам).
Рекомендуется также снять копии с этих документов и подшить их к личному делу сотрудника для архивного хранения.
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Процедура внесения изменений на титульном листе трудовой книжки выглядит следующим образом:
Шаг 1. Зачеркивание старой фамилии
Одной горизонтальной чертой зачеркните прежнюю фамилию. Новая фамилия пишется рядом или над зачеркнутой (в зависимости от свободного места). Важно: зачеркнутая запись должна оставаться читаемой.
Внесение новой фамилии
Рядом с зачеркнутой фамилией (обычно справа или сверху) впишите новую фамилию разборчивым почерком, без сокращений и ошибок.
Ссылка на документ-основание
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (там, где обычно размещены разъяснения для владельца) вносится запись о документе, ставшем основанием для изменений. Формулировка должна быть точной:
«Фамилия изменена на [Новая Фамилия] на основании свидетельства о заключении брака серии [Серия] № [Номер], выданного [Дата] [Наименование органа ЗАГС]».
Если основанием стал паспорт, указываются его серия, номер, дата выдачи и кем выдан.
Заверение записи
Запись на внутренней стороне обложки заверяется:
- Подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя).
- Печатью организации или кадровой службы (при наличии печати в организации).
Образец записи на внутренней стороне обложки
Пример правильной формулировки:
Фамилия изменена на Иванову на основании свидетельства о заключении брака II-МЮ № 654321, выданного отделом ЗАГС района «Хамовники» г. Москвы.
Должность: Специалист по кадрам ______________ /Петрова А.А./ (подпись)
М.П. (место для печати)
Частые ошибки и нюансы
Чтобы трудовая книжка считалась действительной, избегайте следующих ошибок:
- Использование корректора: Категорически запрещено замазывать ошибки или старые данные корректирующей жидкостью.
- Отсутствие ссылки на документ: Без указания номера, даты и органа выдачи документа-основания запись считается недействительной.
- Изменение записей в разделе «Сведения о работе»: Если у сотрудника уже были записи о работе на старую фамилию, их не нужно менять или дублировать. Титульный лист связывает старую и новую фамилию воедино.
- Запись без печати: Если у организации есть печать, ее отсутствие на записи о смене фамилии может создать проблемы при оформлении пенсии.
Что делать, если закончились страницы?
Если на титульном листе не осталось места для вписывания новой фамилии или ссылок на документы (что случается при многократной смене фамилии), заводится вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш без трудовой книжки недействителен и хранится вместе с ней. Правила внесения изменений во вкладыш аналогичны правилам для основной книжки.
Соблюдение этих простых, но строгих правил поможет избежать проблем с Пенсионным фондом и обеспечит корректный учет трудового стажа сотрудника;