Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ При увольнении возникает вопрос: нужно ли работодателю хранить копию трудовой книжки уволенного сотрудника и как правильно оформить такой документ? В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, обязанности работодателя, порядок выдачи и хранения копий, а также практические рекомендации․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66․1, статья 67, статья 68․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Приказом Минтруда России от № 322н)․ В частности:
- п․ 37 – порядок ведения приходно‑расходной книги;
- п․ 40 – ведение книги учёта движения трудовых книжек;
- п․ 43 – хранение трудовых книжек и дубликатов, не полученных работником при увольнении․
- Судебная практика (решения арбитражных судов 2016‑2024 гг․) подтверждает, что закон не обязывает работодателя хранить копии трудовых книжек уволенных работников, однако допускает их хранение по согласованию с работником․
Обязанности работодателя по трудовым книжкам
- Ведение учёта – уполномоченное лицо (назначаемое приказом) обязано вести приходно‑расходную книгу и книгу учёта движения трудовых книжек․
- Выдача оригинала – при увольнении работнику обязаны выдать оригинал трудовой книжки (или дубликат, если оригинал утерян)․
- Хранение оригинала – если оригинал не выдан (например, в случае смерти работника), он хранится у работодателя до востребования․
- Сохранение копий – законодательством не предусмотрена обязательность хранения копий, но их можно хранить в личных делах сотрудников для упрощения администрирования․
Порядок хранения копий трудовых книжек уволенных сотрудников
Хотя хранение копий не является обязательным, многие организации сохраняют их в личных делах по следующим причинам:
- Упрощение предоставления сведений о трудовой деятельности в органы Пенсионного фонда и ФСС․
- Наличие подтверждающих документов при проверках (например, проверка Фонда социального страхования)․
- Сохранность данных в случае утери оригинала работником․
Если копии хранятся, необходимо соблюдать общие требования к кадровой документации:
- Разделять архивы по подразделениям (особенно в крупных компаниях)․
- Размещать документы в закрытом помещении (сейф, специализированный шкаф)․
- Вести регистратуру движения копий – фиксировать дату получения, выдачи и возвращения․
- Обеспечить возможность быстрого доступа только уполномоченным лицам․
Выдача копии трудовой книжки
Копию трудовой книжки могут запросить:
- Сам работник (для предоставления в пенсионный фонд, в другую организацию и т․п․)․
- Представитель работника по нотариальной доверенности․
- Органы, проверяющие кадровую документацию (ФСС, Пенсионный фонд) – только при наличии законных оснований․
Процедура выдачи:
- Работник (или его представитель) подаёт письменное заявление․
- Работодатель проверяет наличие оригинала и копии в личном деле․
- Если оригинал находится у работодателя, в копию вносятся сведения о месте хранения оригинала (наименование организации, отдел)․
- Документ заверяется печатью организации (при её наличии) и подписью уполномоченного лица․
- Работнику выдаётся копия, а оригинал – возвращается (если он был у работодателя)․
Сроки хранения копий
Согласно п․ 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, оригиналы и дубликаты, не выданные работнику, хранятся у работодателя до востребования․ Для копий, если они хранятся в личных делах, рекомендуется:
- Сохранять их в течение всей трудовой жизни работника (до момента, когда он полностью прекратит трудовые отношения с организацией)․
- После завершения всех трудовых отношений копии могут быть уничтожены по согласованию с работником или в соответствии с внутренними регламентами (обычно через 5‑10 лет)․
Практические рекомендации для работодателей
- Разработать внутренний регламент по ведению и хранению копий трудовых книжек (формы, сроки, порядок доступа)․
- Обеспечить контроль доступа к архиву – только уполномоченные лица могут просматривать и выдавать копии․
- Вести электронный реестр движения копий (дата, ФИО работника, цель выдачи, подпись получателя)․
- При выдаче копии указывать в ней место хранения оригинала и заверять запись печатью․
- Проводить периодический аудит кадровой документации, проверяя соответствие фактического состояния требованиям Порядка․
- Обучать сотрудников отдела кадров актуальным требованиям законодательства и судебной практики․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7․1 Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки уволенного?
Нет, закон не устанавливает такой обязанности․ Хранение копий допускается по согласованию с работником и в целях упрощения администрирования․
7․2 Что делать, если оригинал трудовой книжки остался у работодателя?
Работодатель обязан выдать оригинал работнику в день увольнения․ Если это невозможно, необходимо оформить письменное уведомление и в течение 5 рабочих дней передать книжку․
7;3 Можно ли выдать копию трудовой книжки без нотариальной доверенности представителю?
Только при наличии письменного согласия работника (заявления) или доверенности, оформленной в соответствии с Гражданским кодексом РФ․
7․4 Как оформить запись о месте хранения оригинала в копии?
В копию вносят строку: «Оригинал трудовой книжки находится в архиве ООО «Компания», отдел кадров, помещение № 3»․ Запись заверяется печатью и подписью уполномоченного лица․
7․5 Сколько времени хранить копию после увольнения?
Рекомендуется хранить до окончания трудовой жизни работника (обычно до 5‑10 лет после увольнения), если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
Копия трудовой книжки в личном деле уволенного сотрудника не является обязательным документом по законодательству РФ, однако её хранение может существенно упростить процесс предоставления сведений о трудовой деятельности, а также ускорить проверку со стороны государственных органов․ При решении хранить копии необходимо соблюдать строгие правила учёта, доступа и хранения, а также обеспечить надлежащую документацию при выдаче копий․ Правильный подход к ведению кадровой документации поможет избежать конфликтов с работниками и контролирующими органами․
Дата актуализации информации: