Вопрос о необходимости хранения копий трудовых книжек возникает у многих работодателей‚ особенно в условиях растущего спроса со стороны контролирующих органов и социальных фондов. Ниже рассмотрены нормативные основания‚ практика применения и рекомендации по организации хранения таких документов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‚ 66) – устанавливает обязанность работодателя вести учет трудовых книжек и вкладышей в них.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» – в пункте 40 указано‚ что работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее.
• Письмо Минтруда России от № 14-2/10/2-1315 – разъясняет‚ что книга учета движения трудовых книжек должна вестись на бумажном носителе.
• Федеральный закон от № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации‚ Фонд социального страхования Российской Федерации и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» – предоставляет право Фонду социального страхования (ФСС) запрашивать у организации дополнительные документы‚ в т.ч. копии трудовых книжек‚ при назначении и выплате пособий.

Обязанность ведения учета движения трудовых книжек

Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовых книжек‚ работодатель должен:

1. Фиксировать поступление трудовых книжек от сотрудников (при приеме на работу).
2. Отмечать выдачу книжек сотруднику (при увольнении‚ переводе‚ выдаче дубликата).
3. Вести отдельный журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей.

Эти записи осуществляются в специально предназначенной книге (журнале) и должны храниться на бумажном носителе.

Нужно ли хранить копии трудовых книжек?

Прямой нормы‚ обязывающей организацию хранить копии трудовых книжек‚ в действующем законодательстве нет. Однако на практике копии могут потребоваться в следующих ситуациях:

• При запросе ФСС РФ (или других контролирующих органов) в рамках проверки выплаты пособий по временной нетрудоспособности‚ декретным выплатам и т.п.
• При необходимости подтверждения стажа работы сотрудника для назначения пенсии‚ если оригинал трудовой книжки утерян или поврежден.
• При внутреннем аудите кадровой документации или подготовке к внешней проверке (например‚ трудинспекцией).

Таким образом‚ хотя закон не предписывает обязательного хранения копий‚ наличие таких копий значительно упрощает взаимодействие с контролирующими органами и снижает риски возникновения споров.

Когда могут потребоваться копии трудовых книжек

Согласно разъяснениям ФСС РФ и практике судов‚ копии могут быть затребованы:

1. При назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности (больничные листы).
2. При оформлении выплат по беременности и родам‚ по уходу за ребенком.
3. При проверке правильности начисления страховых взносов.
4. При восстановлении утерянной трудовой книжки (в этом случае копия служит доказательством ранее внесенных записей).

Сроки хранения

Срок хранения оригиналов трудовых книжек определен Трудовым кодексом:

• Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя до момента выдачи сотруднику при увольнении.
• После выдачи оригинал возвращается сотруднику‚ а работодатель обязан сохранить копию (или выписку) трудовой книжки в течение 50 лет с даты последней записи в ней (ст. 66 ТК РФ).

Если организация решает вести копии трудовых книжек в качестве внутреннего резерва‚ рекомендуется соблюдать тот же срок – 50 лет.

Формы хранения (бумажный‚ электронный)

Книга учета движения трудовых книжек должна вестись на бумажном носителе (письмо Минтруда от ). Что касается копий:

• Бумажные копии – классический вариант‚ допустимый для долгосрочного хранения. Требуют условий‚ обеспечивающих сохранность (сухое‚ темное помещение‚ защита от пожара и влаги).
• Электронные копии – допустимы при условии обеспечения их целостности‚ неизменности и доступности в течение всего срока хранения. Необходимо использовать электронные системы с функцией электронной подписи и ведения журнала изменений‚ а также соблюдать требования Федерального закона «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» (152‑ФЗ) и нормативных актов по защите персональных данных.

На практике многие организации ведут комбинированный учет: оригиналы и книга учета – на бумаге‚ а резервные копии – в защищенной электронной базе.

Ответственность за нарушение

Нарушение порядка ведения учета движения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Дополнительные санкции со стороны ФСС (отказ в выплате пособий‚ наложение штрафов за недостоверные сведения).
• Риски в судебных спорах с работниками (например‚ при оспаривании стажа или размера выплат).

Практические рекомендации

1. Вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек строго по форме‚ утвержденной Приказом Минтруда № 69‚ на бумажном носителе.
2. Создавать резервные копии трудовых книжек (сканированные или фотокопии) сразу после получения оригинала от сотрудника.
3. Хранить бумажные копии в отдельном огнеупорном шкафу‚ обеспечивая контроль доступа.
4. Если используете электронное хранение:
   • Обеспечьте защиту от несанкционированного доступа (пароли‚ двухфакторная аутентификация).
   • Настройте резервное копирование и журналирование операций.
   • Сохраняйте метаданные (дата сканирования‚ ответственный сотрудник‚ хеш‑сумма файла) для подтверждения неизменности.
5. Определить ответственного за ведение учета и хранения копий (обычно это специалист отдела кадров или бухгалтерии).
6. Периодически (не реже одного раза в год) проводить внутреннюю проверку наличия и целостности копий.
7. При запросе ФСС или других органов предоставлять копии в виде заверенных выписок или электронных документов с электронной подписью.