Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Фраза «подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров» знакома каждому, кто хоть раз устраивался на работу официально. Но что скрывается за этим утверждением, какие правовые нормы его регулируют и что делать, если вам срочно понадобился оригинал документа? В этой статье мы подробно разберем все аспекты хранения подлинника трудовой книжки работодателем.
Что такое подлинник и оригинал: разбираемся в терминах
Прежде чем говорить о правилах хранения, важно прояснить терминологию. В нормативных правовых актах и повседневной речи встречаются два понятия: оригинал и подлинник. Зачастую они используются как синонимы, в т.ч; и в одном документе.
В русском языке правильным вариантом написания является слово оригинал (варианты «орегинал» или «оригенал» являются орфографическими ошибками). Согласно толковым словарям, оригинал — это исходный объект, образец, с которого делают копию или репродукцию. В контексте трудовых отношений подлинник (оригинал) трудовой книжки — это именно тот физический бумажный документ с синей печатью и живыми подписями, который имеет юридическую силу. Копия же (даже заверенная нотариально) остается лишь воспроизведением.
Законодательная база: почему подлинник хранится в отделе кадров?
Обязанность работодателя хранить подлинник трудовой книжки строго регламентирована законодательством. Основными документами, регулирующими этот вопрос, являются:
- Трудовой кодекс РФ (статья 66) — определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.
- Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек (с учетом современных изменений о электронных трудовых).
- Постановление Минтруда России от № 69 — содержит Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Согласно этим нормативным актам, при приеме на работу сотрудник обязан сдать свой подлинник трудовой книжки в отдел кадров. Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за ее сохранность.
Как обеспечивается сохранность?
Для хранения подлинников в отделе кадров должны быть созданы специальные условия:
- Несгораемые сейфы или запираемые металлические шкафы. Это обязательное требование закона. Трудовые книжки не могут храниться в ящиках обычных письменных столов.
- Журнал учета движения трудовых книжек. Постановка подлинника на учет — важнейший этап. В журнал вносится запись о приеме книжки, ставится подпись кадровика и дата. Журнал также должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен сургучной печатью или опломбирован.
- Строгая отчетность. Если трудовая книжка будет утеряна или испорчена по вине работодателя, ему придется восстанавливать ее за свой счет, что является крайне трудоемким процессом.
Когда подлинник выдается на руки?
Несмотря на то, что подлинник постоянно хранится в отделе кадров, существуют ситуации, когда работник имеет право получить его на руки:
Увольнение
При увольнении (по любому основанию) работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать работнику его трудовую книжку на руки. В ней делается соответствующая запись об увольнении. Если работник отсутствует на работе в этот день, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за подлинником либо дать согласие на отправку его по почте.
Выдача для обязательного социального страхования
В связи с изменениями в законодательстве, работодатель обязан выдать подлинник трудовой книжки на руки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления:
- для назначения или перерасчета пенсии;
- для оформления пособий по обязательному социальному страхованию (например, больничных, декретных).
После предоставления документа в соответствующие органы, работник обязан вернуть подлинник обратно в отдел кадров в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, но не позднее 3 рабочих дней после возвращения документа из госоргана.
Что делать, если нужна выписка или копия?
Часто для получения кредита, визы или других целей нужна не сама трудовая, а лишь подтверждение занятости. В этом случае работодатель не имеет права выдавать подлинник. Вместо этого отдел кадров обязан:
- Выдать заверенную копию трудовой книжки.
- Выдать выписку из трудовой книжки.
- Предоставить справку о стаже (в т.ч. по форме СТД-Р, если речь идет о сведениях о трудовой деятельности в электронном виде).
Заверенная копия изготавливается следующим образом: на каждом листе ставится печать организации, подпись кадровика и надпись «Копия верна». На последнем листе делаеться отметка «Работает по настоящее время».
Ответственность работодателя
Если подлинник трудовой книжки, хранящийся в отделе кадров, был утерян, испорчен или не выдан в установленный законом срок при увольнении, работодатель несет материальную ответственность:
- Задержка выдачи при увольнении. Если работодатель не выдал подлинник в день увольнения, он обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (статья 234 ТК РФ). Также суд может обязать работодателя изменить дату увольнения на день фактической выдачи трудовой.
- Утрата или порча. Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки. Если работодатель отказывается это делать, работник может обратиться в суд с требованием взыскать компенсацию за утрату документа, а также компенсацию морального вреда.
То, что подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров — это не просто традиция, а строгая правовая норма, направленная на защиту документа от утери, порчи и фальсификаций. Работодатель выступает гарантом сохранности этого важнейшего документа. Помните: оригинал (подлинник) выдается на руки только в установленных законом случаях, а для всех остальных нужд всегда можно получить заверенную копию или выписку.