Вопрос о месте хранения трудовой книжки руководителя организации, в т.ч. директора муниципального унитарного предприятия (МУП), часто вызывает путаницу. Кажется, что из-за особого статуса директора правила могут быть иными. Однако законодательство РФ устанавливает единый порядок для всех работников, независимо от занимаемой должности. Данная статья подробно разбирает, где и как должна храниться трудовая книжка директора МУП, основываясь на актуальных нормативных актах.

Ключевой принцип: директор, также работник

Самое главное, что нужно помнить: директор МУП является работником этого же предприятия. Он заключается с ним трудовой договор, на него оформляются приказы о приеме на работу, об увольнении, в его трудовую книжку вносятся записи. Следовательно, все правила ведения, учета и хранения трудовых книжек, установленные для обычных сотрудников, в полной мере распространяются и на него.

Нормативная база: Правила ведения и хранения трудовых книжек

Основным документом, регулирующим этот вопрос, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения работников трудовыми книжками», утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от (с последующими изменениями).

Эти Правила прямо указывают:

• Работодатель (в данном случае, МУП) обязан обеспечить правильное ведение, хранение и учет трудовых книжек своих работников.
• Трудовая книжка директора, как и любого другого сотрудника, хранится по месту нахождения работодателя, то есть в помещении самого МУПа;

Кто несет ответственность за хранение?

Ответственность за организацию процесса лежит на работодателе — МУПе. Конкретные функции могут быть возложены на конкретных сотрудников:

1. Главный бухгалтер или кадровик:

   Если ведение кадрового учета и бухгалтерии передано по договору сторонней организации (аутсорсинг), то оригиналы трудовых книжек, включая книжку директора, НЕ передаются аутсорсеру. Они должны оставаться в штате МУПа. Сторонняя организация может лишь консультировать или помогать в оформлении записей, но подпись в трудовой книжке директора (как и в других) должна ставиться уполномоченным лицом самого МУПа (например, секретарем, кадровиком, самим директором).

2. Уполномоченное лицо МУПа:

   Приказом (распоряжением) директора МУПа должно быть назначено конкретное лицо (часто это специалист отдела кадров или секретарь), которое осуществляет:

   • Ведение (внесение записей).
   • Хранение (физическое помещение с сейфом или шкафом).
   • Учет (ведение приходно-расходной и учетной книг).
   • Выдачу (при увольнении или по запросу).

Особенности хранения трудовой книжки директора

Хотя общие правила едины, для руководителя есть некоторые нюансы:

• Хранение вместе с личным делом: Трудовая книжка директора, как правило, хранится в его личном деле, которое ведется в отделе кадров или у секретаря руководства. Это логично, так как в личное дело также включаются приказы о его назначении и освобождении от должности, копии трудовых договоров и т.д.
• Не передается по подотчетному лицу: Трудовая книжка не должна находиться в личном пользовании у директора. Она хранится в сейфе или закрытом шкафу у ответственного лица.
• При увольнении: При уходе директора с должности его трудовая книжка (с внесенной последней записью об увольнении) выдается ему под расписку в день увольнения. Если он не явился, она хранится у работодателя «до востребования» (см. ниже).

Порядок учета и хранения: две обязательные книги

Для учета всех трудовых книжек, включая книжку директора, МУП обязан вести:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Книгу учета движения трудовых книжек (сведения о выдаче, получении, внесении записей по каждой книжке).

Эти книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя и главного бухгалтера МУПа.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Если трудовая книжка директора (как и любой другой сотрудника) не была получена при увольнении (например, директор не явился) или в случае его смерти — не получена ближайшими родственниками, то она хранится у работодателя (МУПа) «до востребования».

При этом:

• Хранение должно осуществляться в соответствии с требованиями к архивному делу (в условиях, обеспечивающих сохранность).
• Срок хранения не ограничен. Книжка хранится до тех пор, пока ее не запросит законный владелец (сам работник или его наследники).
• В случае запроса выдача производится только при предъявлении паспорта и документа, подтверждающего право на получение (например, свидетельство о смерти и документы наследников).

Важный вывод для копий

Если МУП по запросу директора (например, для предоставления в другую организацию) изготавливает копию его трудовой книжки, то на этой копии обязательно должен быть указан адрес места хранения оригинала: «Подлинник трудовой книжки хранится по адресу: [полный адрес МУПа]».

1. Трудовая книжка директора МУПа хранится по месту нахождения самого предприятия, в сейфе или закрытом шкафу у ответственного лица (кадровика, секретаря).
2. Она является частью его личного дела.
3. Ответственность за ведение, хранение и учет несет работодатель — МУП, даже если кадровые функции переданы аутсорсеру (оригиналы остаются у МУПа).
4. Обязательно ведение приходно-расходной и учетной книг по всем трудовым книжкам, включая книжку директора.
5. При увольнении директора его трудовая книжка выдается ему под расписку. Если не получена, хранится у МУПа «до востребования».

Соблюдение этих правил защищает как интересы самого директора (гарантия сохранности его документа), так и юридическую безопасность МУПа, предотвращая риски штрафов за нарушение трудового законодательства.