Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Вопрос о том, кто и как должен хранить этот важный документ, часто вызывает споры и недопонимание. В данной статье мы подробно разберем все аспекты, касающиеся хранения трудовой книжки работником, опираясь на действующее трудовое законодательство.

Общие правила хранения трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является бланком строгой отчетности. По общему правилу, пока гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем, хранение его трудовой книжки осуществляет именно работодатель.

Работодатель обязан:

• Принять трудовую книжку от работника при приеме на работу.
• Вести записи о приеме, переводах, увольнении и поощрениях.
• Обеспечить безопасное хранение в несгораемом шкафу или сейфе.
• Выдать трудовую книжку на руки только в день увольнения или в других законодательно установленных случаях.

Когда трудовая книжка находится на хранении у работника?

Ситуации, когда документ остается у работника, можно разделить на несколько категорий:

Период безработицы

Если гражданин не состоит в трудовых отношениях, трудовая книжка находится у него на руках. В этот период он сам несет ответственность за ее сохранность.

Работа по совместительству

Если работник трудится по совместительству, трудовая книжка хранится по основному месту работы. Работодатель по совместительству не имеет права забирать и хранить этот документ. Запись о работе по совместительству может быть внесена по основному месту работы на основании справки или приказа от второго работодателя.

Работа на дистанционных (удаленных) сотрудников

Для дистанционных работников действуют особые правила. По соглашению сторон трудового договора:

• Трудовая книжка может вообще не предъявляться работодателю (в этом случае главным документом станет электронная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности).
• Трудовая книжка может остаться на хранении у самого работника, а работодатель лишь направляет ему заверенные копии приказов для самостоятельного внесения записей (однако на практике чаще применяется первый вариант).

Выдача на время (по заявлению работника)

Работник имеет право запросить оригинал трудовой книжки на короткий срок; Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Обычно это необходимо для:

1. Оформления пенсии или социальных льгот.
2. Получения кредита в банке.
3. Предоставления в консульство для оформления визы.

В этом случае работник несет полную ответственность за сохранность документа и обязан вернуть его работодателю в установленный срок (как правило, не позднее 3 рабочих дней после возвращения из организации, куда предоставлялась книжка).

Ответственность за сохранность

Очень важно понимать, кто несет ответственность в случае утери или порчи документа:

Если книжка хранится у работодателя

Работодатель несет полную материальную ответственность. В случае утери он обязан:

• Оформить дубликат трудовой книжки.
• Восстановить все записи с предыдущих мест работы (самостоятельно или с помощью работника).
• Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок.

Если книжка хранится у работника

Если документ был выдан работнику под роспись (например, для предоставления в ПФР) и был им утерян, ответственность ложится на плечи самого работника. Восстановлением записей придеться заниматься самостоятельно, обращаясь к бывшим работодателям за справками, подтверждающими стаж.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в цифровом виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (СФР).

Наличие ЭТК значительно упрощает проблему хранения:

• Электронные данные не могут потеряться, сгореть или быть испорчены.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или МФЦ.
• Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Работники, подавшие соответствующее заявление, сохранили право на ведение бумажного варианта параллельно с электронным.

Рекомендации по хранению для работников

Если трудовая книжка в данный момент находится у вас, соблюдайте следующие правила:

1. Храните документ в сухом, защищенном от света месте. Избегайте попадания влаги и прямых солнечных лучей, которые могут выцветить чернила.
2. Не делайте посторонних пометок. Любые записи, не предусмотренные Инструкцией по заполнению трудовых книжек, могут стать причиной проблем при оформлении пенсии.
3. Не отдавайте книжку в залог. Требование работодателя оставить трудовую книжку в качестве залога является грубым нарушением трудового законодательства.
4. Сделайте копию. На случай утери полезно иметь ксерокопию всех заполненных страниц документа.

Хранение трудовой книжки — это важный процесс, требующий внимания как от работодателя, так и от работника. Помните, что по закону документ должен находиться у работодателя на ответственном хранении. На руки вы получаете его лишь в исключительных случаях и на короткий срок. Берегите этот документ, ведь именно он подтверждает ваш профессиональный путь и гарантирует правильный расчет будущего пенсионного стажа.