Трудовая книжка — один из главных документов, подтверждающих трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты. В 2026 году в России действуют как традиционные правила оформления бумажных трудовых книжек, так и новые нормы по использованию электронных трудовых книжек (ЭТК). В статье мы разберём, в каких случаях требуется подпись в трудовой книжке, кто имеет право её ставить и какие изменения произошли в законодательстве.
Общие требования к подписанию трудовой книжки
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, а также разъяснениям Минтруда РФ, подпись в трудовой книжке ставится только в двух случаях:
- При приёме работника на работу (запись о приёме) – подпись ставит работодатель или уполномоченное им лицо (руководитель отдела кадров, главный бухгалтер и т.п.) и ставится печать организации.
- При увольнении (закрывающая запись) – подпись ставит сам работник (разборчиво) и подпись работодателя (или уполномоченного лица) вместе с печатью.
Во всех остальных случаях (перевод, изменение условий труда, начисление премий, командировки и т.д.) подпись работника в трудовой книжке не требуется. Записи заверяются только подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью.
Кто имеет право подписывать записи?
По последним разъяснениям Минтруда (письмо от 3 июня 2022 г., актуализировано в 2026 году):
- Работодатель (директор, генеральный директор) – в случае, если он лично ведёт кадровый учёт.
- Уполномоченное лицо – сотрудник отдела кадров, главный бухгалтер, специалист по персоналу, которому доверена функция ведения трудовых книжек.
- Ответственное за ведение трудовых книжек лицо – любой сотрудник, получивший письменное поручение от руководства и имеющий печать организации.
Ни один нормативный акт не допускает самостоятельного подписания записей работником в момент приёма на работу. Подпись работника появляется только в закрывающей записи при увольнении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года электронные трудовые книжки постепенно заменяют бумажные аналоги; При работе с ЭТК:
- Записи вносятся в Систему формирования расчётных документов (СФР) в форме ЕФС‑1.
- Подпись в традиционном виде не требуется – используется электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица.
- Работник может просматривать свою ЭТК через Портал государственных услуг и получать выписки в любой момент.
Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, он может отказаться от бумажного варианта. При этом в случае утери или повреждения бумажной книжки необходимо оформить новую по заявлению работника (см. ниже).
Как оформить новую трудовую книжку, если прежняя утеряна?
Согласно Интерактивному порталу службы занятости населения Еврейской автономной области, если работник:
- Не отказывался от ведения трудовой книжки в бумажном формате, но потерял её,
- Повредил её,
- Не смог принести её по иной уважительной причине,
он имеет право по письменному заявлению (с указанием причины отсутствия) получить новую трудовую книжку. Заявление подаётся в отдел кадров, а запись о выдаче новой книжки вносится в её вкладку с подписью и печатью работодателя.
Специфические случаи, когда подпись не нужна
В некоторых формах занятости запись в трудовую книжку не делается вовсе:
- Гражданско‑правовые договоры (договор подряда, оказание услуг).
- Учебные (стажёры, практиканты) и ученические договоры – запись в книжку не требуется.
- Краткосрочные работы (до 5 дней) – в большинстве случаев запись не вносится, если только работодатель не решит оформить её добровольно.
Порядок подачи справок и документов для записи
Для внесения записи о приёме на работу необходимо предоставить работодателю:
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС, ИНН.
- Документы об образовании (диплом, сертификат).
- Справку с места предыдущей работы (если требуется).
После подписания трудового договора работодатель оформляет приказ о приёме, вносит запись в книжку (или в ЭТК) и ставит свою подпись + печать.
Что происходит, если подпись отсутствует?
Отсутствие подписи работодателя в записи о приёме может привести к:
- Отказу в признании стажа при расчёте пенсии.
- Трудностям при получении социальных выплат (по временной нетрудоспособности, отпускных и т.д.).
- Возможным административным штрафам для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ).
Отсутствие подписи работника в закрывающей записи при увольнении также считается нарушением, так как без её наличия запись считается «незакрытой», что может осложнить получение будущих справок о трудовой деятельности.
Краткий чек‑лист для работников и работодателей
| Событие | Кто подписывает | Нужна печать? | Примечание |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Работодатель (или уполномоченное лицо) | Да (если есть печать организации) | Работник подпись не ставит |
| Перевод внутри организации | Работодатель (или уполномоченное лицо) | Да (по желанию) | Подпись работника не требуется |
| Увольнение (закрывающая запись) | Работник + Работодатель (или уполномоченное лицо) | Да (при наличии печати) | Подпись работника обязательна |
| Электронная трудовая книжка | ЭЦП уполномоченного лица | Нет (печать не требуется) | Все записи вносятся в СФР |
Подписывать трудовую книжку необходимо только в двух ключевых моментах – при приёме на работу (подпись работодателя) и при увольнении (подпись работника и работодателя). Во всех остальных случаях запись заверяется лишь подписью и печатью работодателя. С 2026 года всё больше организаций переходят на электронные трудовые книжки, где подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица.
Для работников важно следить за тем, чтобы их запись в трудовой книжке была закрыта подписью при увольнении, а для работодателей – соблюдать порядок подписей и печатей, чтобы избежать штрафов и проблем с подтверждением стажа сотрудников.
Дата актуализации информации: 17:47 (по московскому времени). Ссылка на источники: КонсультантПлюс, Гарант.ру, Банки;ру, УБРиР, Портал государственных услуг РФ.