Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Согласно действующему законодательству РФ‚ хранение трудовой книжки осуществляется у работодателя‚ а не у самого сотрудника. Ниже подробно рассмотрены порядок‚ место и требования к хранению этого документа.
Кто отвечает за хранение трудовой книжки?
Согласно Положению о документах в бухгалтерском учёте и Приказу Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»‚ ответственное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя. Оно осуществляет:
- ведение трудовых книжек;
- их хранение;
- учёт и выдачу по требованию.
Где именно должна находиться трудовая книжка?
Законодательством не установлено жёстких требований к типу помещения или оборудования для хранения трудовых книжек. Однако в практике и методических рекомендациях выделяются следующие варианты:
- Отдел кадров (или аналогичное структурное подразделение) – наиболее распространённое место хранения. Здесь книжки находятся в отдельном шкафу или сейфе‚ доступ к которому ограничен только уполномоченным лицам.
- Служба безопасности или архив предприятия – в крупных организациях иногда выделяют отдельный архив с контролируемым доступом.
- У индивидуального предпринимателя – если работодатель – физическое лицо‚ трудовая книжка хранится у него лично‚ но в условиях‚ обеспечивающих её сохранность (например‚ в закрытом ящике стола или металлическом шкафу).
Важно: трудовая книжка должна храниться у работодателя‚ а не у работника (см. разъяснения Роструда от ).
Требования к условиям хранения
Хотя прямых нормативов о необходимости использования несгораемого опечатанного сейфа или металлического запираемого шкафа нет‚ в методических рекомендациях часто упоминаются следующие условия:
- Ограниченный доступ – только уполномоченное лицо (кадровик‚ ответственный за ведение трудовых книжек) может выдавать документ.
- Защита от повреждений – рекомендуется хранить в сухом месте‚ lontano от прямых солнечных лучей и источников влаги.
- Учёт и инвентаризация – каждая трудовая книжка считается отдельной единицей хранения и учитывается в алфавитном порядке фамилий (см. разъяснения КонсультантПлюс от ).
- Срок хранения невостребованных книжек – если работник не забрал трудовую книжку при увольнении или в случае его смерти‚ документ хранится у работодателя до востребования. По некоторым нормативным актам (например‚ п. 6.2 Положения о документах в бухгалтерском учёте) такие книжки хранятся в отделе кадров в течение двух лет отдельно от книжек действующих сотрудников.
Порядок выдачи трудовой книжки работнику
Трудовая книжка выдаётся сотруднику:
- При увольнении – в день расчёта.
- При необходимости (например‚ для оформления кредита‚ пособия по безработице и т.п.) – по письменному заявлению работника‚ после чего делается отметка о выдаче в журнале учёта.
- В случае смерти работника – ближайшим родственникам по их запросу.
Если книжка не востребована в течение установленного срока (обычно два года)‚ она остаётся в архиве организации до тех пор‚ пока не будет получена законным владельцем или её наследниками.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы обеспечить надёжное хранение трудовых книжек и избежать претензий со стороны контролирующих органов‚ следует:
- Назначить ответственного лица приказом и ознакомить его с инструкцией по ведению и хранению трудовых книжек.
- Обучить сотрудника правилам обращения с документами строгой отчётности.
- Определить место хранения (шкаф‚ сейф‚ архив) и обеспечить его запирание.
- Вести журнал учёта трудовых книжек: дата приёма‚ ФИО сотрудника‚ номер книжки‚ дата выдачи/возврата.
- Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию и проверять состояние книжек.
- При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) сохранять бумажные экземпляры до истечения срока хранения‚ если они ещё не переданы работнику.
Таким образом‚ если вы работаете‚ ваша трудовая книжка находится у вашего работодателя‚ обычно в отделе кадров или другом надёжно защищённом месте; Законодательство не предписывает конкретного типа сейфа или шкафа‚ но требует обеспечения ограниченного доступа‚ защиты от повреждений и ведения учёта. Соблюдение этих правил гарантирует‚ что документ будет сохранён в надлежащем виде и будет доступен вам при необходимости (увольнение‚ получение социальных выплат и т.д.).