Дата актуализации:  г.

Нормативно-правовая база

Ведение и хранение трудовых книжек регулируется следующими документами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, пункты 40‑45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями, в частности, Постановление № 132 от ).
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 63748).
4. Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – справочная часть, содержащая требования к учёту и хранению.
5. Методические рекомендации и комментарии КонсультантПлюс, «Кадры в порядке», «Современный предприниматель» и др.

Все эти нормативные акты требуют от работодателя вести специальные журналы‑регистры, обеспечивать надёжное хранение оригиналов и бланков, а также соблюдать сроки и порядок выдачи дубликатов.

Основные принципы хранения

• Документы строгой отчётности. Трудовые книжки и их вкладыши относятся к документам строгой отчётности и должны храниться в условиях, исключающих их порчу, утрату и несанкционированный доступ.
• Сроки хранения. По пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки и вкладыши хранятся в организации до момента их окончательного уничтожения (обычно – после 5 лет с момента увольнения, если иное не предусмотрено отраслевыми нормативами).
• Ответственное лицо. Назначается ответственный за хранение трудовых книжек (обычно кадровик или специалист отдела HR). Его ФИО, должность и подпись фиксируются в журнале учёта.
• Защищённое место хранения. Трудовые книжки размещаются в:
  • сейфе,
  • металлическом шкафе с ограниченным доступом,
  • специальном помещении, отвечающем требованиям к документам строгой отчётности (огнестойкость, контроль доступа).

Регистры и журналы, обязательные к ведению

3.1 Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки

В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием чистых бланков и вкладышей:

3.2 Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

В ней отражаются сведения о каждой конкретной трудовой книжке, находящейся в организации:

• ФИО сотрудника;
• Серия и номер книжки;
• Дата выдачи (при приёме на работу);
• Дата возврата (при увольнении, переводе, выдаче дубликата);
• Причина изменения статуса (увольнение, перевод, запрос дубликата и т.п.).

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при её наличии).

Пошаговый порядок хранения трудовой книжки

1. Получение бланков. При получении новых чистых бланков и вкладышей от поставщика (производителя) оформляется приходный акт, который вносится в приходно‑расходную книгу.
2. Выдача сотруднику. При приёме на работу кадровый специалист заполняет первую страницу книжки, вкладыш – запись о должности, дате начала работы, ставке и т.д. После заполнения книжка помещается в сейф и в книгу учёта фиксируется дата выдачи.
3. Хранение в течение трудового периода. Книжка остаётся в сейфе до момента её передачи сотруднику (обычно при увольнении). При необходимости в книжку вносятся дополнительные записи (перевод, повышение, награждение, командировка и др.).
4. Возврат при увольнении. При увольнении сотруднику вручается трудовая книжка. Сотрудник подписывает акт приёма‑передачи, в книге учёта фиксируется дата возврата и подпись сотрудника.
5. Хранение после увольнения. Если сотрудник не забирает книжку в течение 30 дней, она считается «невостребованной» и хранится в сейфе ещё минимум 5 лет. По истечении срока возможна передача в архив или уничтожение в соответствии с установленными правилами.
6. Выдача дубликата. При утрате или повреждении книжки сотрудник подаёт заявление. Кадровик оформляет запрос, проверяет отсутствие оригинала, выдаёт дубликат (по форме, утверждённой приказом Минтруда) и фиксирует запись в книге учёта.

Технические требования к месту хранения

• Огнестойкость. Сейф или шкаф должны иметь класс огнестойкости не ниже EI‑2 (30 минут) согласно ГОСТ 12.2.007‑76.
• Контроль доступа. Доступ к помещению ограничен только уполномоченными лицами (кадровый отдел, руководитель). Вход фиксируется в журнале доступа.
• Условия окружающей среды. Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %. Запрещено хранить книжки рядом с источниками влаги, химических веществ, магнитных полей.
• Периодический осмотр. Не реже чем раз в полгода проводится проверка состояния книжек, целостности сейфа, актуальности записей в регистрах.

Ответственность за нарушение порядка

Согласно ТК РФ и Постановлению № 225, за несоблюдение требований к учёту и хранению трудовых книжек предусмотрена:

• Административная ответственность – штрафы для юридических лиц от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Дисциплинарные меры в отношении ответственного лица (выговор, увольнение).
• Гражданско‑правовая ответственность за ущерб, причинённый работнику в результате утраты или порчи книжки.

Практические рекомендации

• Автоматизировать учёт. Внедрить электронную систему (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом) с интеграцией журналов учёта трудовых книжек.
• Регулярно обучать персонал. Проводить инструктажи для кадровиков и ответственных за хранение о новых требованиях (в частности, о переходе к электронным трудовым книжкам).
• Создать резервный план. На случай поломки сейфа предусмотреть резервный сейф в другом помещении.
• Вести протоколы проверок. Каждый осмотр фиксировать в отдельном протоколе с подписью проверяющего.
• Соблюдать сроки уничтожения. После окончания срока хранения (5 лет) уничтожать бланки и вкладыши в соответствии с ГОСТ 7.9‑95 (уничтожение документов строгой отчётности).

Порядок хранения трудовой книжки в организации – это совокупность законодательных требований, внутренних регламентов и практических мер, направленных на сохранность важного документа, отражающего трудовую историю каждого сотрудника. Правильное ведение приходно‑расходных книг, надёжное физическое хранение, чётко определённые сроки и ответственность позволяют избежать штрафов, конфликтов с работниками и сохраняют достоверность кадровой отчётности.

Помните: трудовая книжка – документ строгой отчётности, и её хранение должно быть организовано так же тщательно, как и хранение бухгалтерской и налоговой документации.