Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации:  г․ 09:05:43

Содержание

Нормативно‑правовая база
Кто отвечает за хранение трудовых книжек
Хранение бумажных трудовых книжек
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Сроки хранения
Требования к безопасности и защите данных
Порядок выдачи, возврата и утилизации
Ответственность за нарушение правил
Рекомендации работодателям

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие ведение и хранение трудовых книжек в России:

Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями, внесёнными Постановлением № 132 от )․
Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (рег․ в Минюсте РФ № 63748)․
Постановление Правительства РФ от № 14‑6/ООГ‑5304 – разъяснения по учёту и хранению бумажных и электронных трудовых книжек․
Закон РФ от № 164-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (п․ 22․1 – сроки хранения)․
ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (информационный ресурс, содержащий актуальные требования к документам)․

Все перечисленные акты являются обязательными для применения как в государственных, так и в частных организациях․

Кто отвечает за хранение трудовых книжек

Согласно пункту VIII «Учет и хранение трудовых книжек» (КонсультантПлюс) уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, обязано:

вести реестр трудовых книжек и их дубликатов;
обеспечивать их надёжное хранение;
выдавать книжки работникам по их требованию;
контролировать срок хранения и утилизацию просроченных документов․

Назначение уполномоченного лица фиксируется в приказе работодателя, в котором указываются:

ФИО и должность ответственного;
Объём полномочий (учёт, выдача, передача в архив и т․д․);
Порядок взаимодействия с отделом кадров и бухгалтерией․

Хранение бумажных трудовых книжек

Место хранения

Трудовые книжки и их вкладыши должны находиться в специально отведённом помещении, отвечающем требованиям:

помещение должно быть запираемым (металлический шкаф, сейф или закрытая комната);
внутри помещения должна быть обеспечена защита от пожара (огнетушитель, система пожарной сигнализации);
доступ к книжкам имеет только уполномоченное лицо и лица, замещающие его в случае отсутствия․

Оборудование и учёт

С 2026 года форма приходно‑расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей утратила силу․ Работодатель может разработать собственный журнал учёта, который должен включать:

№ п/п	Дата поступления	ФИО работника	Номер ТК	Дата выдачи	Ответственный
1	Иванов И․И․	123456	—	Петров П․П․

Сроки хранения

Согласно п․ 22․1 Закона от  г․ № 164‑ФЗ:

для трудовых книжек, выданных до , срок хранения – 75 лет;
для книжек, выданных после , срок хранения – 50 лет;
дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранятся до востребования у работодателя․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Переход на электронный формат

С  г․ в России действует возможность вести трудовые книжки в электронном виде․ При этом:

работник может выбрать бумажный или электронный вариант; если выбран электронный, бумажный документ более не выдаётся;
ЭТК хранится в государственной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК), управляемой Минтрудом РФ;
работодатель обязан вести учёт доступа к системе и фиксировать все изменения в журнале действий․

Требования к техническому обеспечению

Наличие надёжного канала связи (HTTPS) с государственным сервисом ЭТК․
Сертифицированный программный продукт, соответствующий требованиям ФСТЭК (шифрование, журнал аудита)․
Регулярное резервное копирование данных (не менее 2 копий, хранение в разных географических зонах)․
Контроль доступа – только уполномоченные лица (роли «Кадровик», «Администратор»)․

Сроки хранения в электронном виде

Электронные трудовые книжки хранятся в течение того же срока, что и бумажные (50 лет с 2003 года, 75 лет – ранее)․ При этом архивные копии сохраняются в корпоративном архиве в течение 50 лет после последнего изменения․

Сроки хранения и утилизация

Общие правила:

Трудовые книжки и их дубликаты – до 50 лет (после 2003 г․) или до 75 лет (до 2003 г․)․
Бланки и вкладыши, не выданные работнику, хранятся в архиве организации в течение 50 лет․
По истечении срока книги могут быть выделены из архива и утилизированы в соответствии с требованиями к уничтожению конфиденциальных документов (шрединг, сжигание)․

Требования к безопасности и защите данных

Физическая защита

Помещение должно быть оборудовано замками с ограниченным доступом (ключи только у уполномоченных)․
Наличие противопожарных средств (огнетушитель, система автоматического пожаротушения)․
Контроль доступа – журнал входов/выходов (электронный пропуск или журнал подписи)․

Информационная защита (ЭТК)

Шифрование данных в покое и при передаче (AES‑256, TLS 1․3)․
Аудит доступа – журнал всех действий (создание, изменение, просмотр) с указанием ФИО, даты и времени․
Регулярные проверки на соответствие требованиям ФСТЭК и проведение внутреннего аудита не реже 1 раза в год․

Порядок выдачи, возврата и утилизации

Выдача трудовой книжки работнику

Работник подаёт письменное заявление о получении (для бумажного варианта) или выбирает электронный формат в личном кабинете․
Уполномоченное лицо проверяет наличие книжки в реестре․
Подписывается акт выдачи (бумажный) или фиксируется действие в системе ЭТК․
Работнику вручается книжка, он подписывает подтверждение получения․

Возврат при увольнении

При увольнении работник получает копию всех записей (вкладок) и подписывает акт возврата․
Если книжка не возвращена, работодатель обязан оформить дубликат и хранить оригинал до востребования․
В случае смерти работника книжка хранится у работодателя до обращения ближайших родственников․

Утилизация просроченных книг

Подготовить акт утилизации, в котором указываются номера книг, дата их создания и срок хранения․
Уничтожить документы в специализированных организациях, предоставив сертификат уничтожения․
Обновить реестр – отметить, что книги уничтожены․

Ответственность за нарушение правил

Нарушения могут повлечь за собой:

Штрафы для работодателя в размере от 10 000 до 300 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ) за несоблюдение сроков хранения и отсутствие учёта․
Административную ответственность за отсутствие надёжного места хранения (пункт 1 статьи 5․27 КоАП)․
Гражданско‑правовую ответственность перед работником за невозможность предъявления трудовой книжки при трудоустройстве․