Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Пока сотрудник исполняет свои обязанности, трудовая книжка хранится в отделе кадров организации. Это не просто традиция, а строгое требование законодательства, нарушение которого влечет за собой серьезные последствия для работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как именно должны храниться трудовые книжки, кто за это отвечает, как ведется учет и что делать с невостребованными документами.
Правовые основы хранения трудовых книжек
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется специальными нормативными актами. Основополагающим документом является Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Кроме того, в 2026 году кадровики обязаны руководствоваться актуальным Порядком (в частности, Порядком № 320н), который детально описывает правила учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Работникам отдела кадров необходимо четко придерживаться Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правил ведения и хранения. Любое отклонение от установленных норм может привести к административным штрафам.
Где и как должны храниться трудовые книжки?
Обеспечение сохранности трудовых книжек — одна из главных задач работодателя. Текущее хранение кадровой документации должно быть организовано на высшем уровне безопасности.
Требования к месту хранения
Согласно установленным требованиям, трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров. В этом же сейфе обязаны находиться:
- Печати и штампы организации;
- Бланки строгой отчетности (в т.ч. чистые бланки трудовых книжек и вкладышей);
- Книги (журналы) учета движения трудовых книжек;
- Ключи от других сейфов или помещений (при необходимости).
Хранение в несгораемом шкафу или сейфе исключает риск порчи, утери или хищения документов; Целесообразно в распорядительном документе руководителя (например, в приказе) одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и конкретное место, где должны будут находиться все печати и бумаги.
Кто отвечает за хранение и ведение?
Законодательство позволяет наделить полномочиями по ведению и хранению трудовых книжек не только профильного специалиста. В зависимости от штата организации, эту обязанность может нести:
- Кадровый специалист, стандартный вариант для средних и крупных компаний;
- Бухгалтер, часто встречается в организациях малого бизнеса;
- Секретарь или другой административный сотрудник.
Если компания большая и имеет несколько подразделений (филиалов), эту обязанность может нести каждый сотрудник кадрового отдела, отвечающий за свое конкретное подразделение.
Важно помнить: ответственность всегда носит персональный характер. В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации, с которым заключен договор о полной материальной ответственности и который назначен приказом руководителя ответственным за учет и хранение.
Организация учета в отделе кадров
Просто сложить трудовые книжки в сейф недостаточно — их необходимо правильно учитывать. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:
- Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга по учету бланков);
- Учет трудовых книжек и вкладышей в них (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей).
Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Передача дел при смене кадровика
Особое внимание учету уделяется при передаче дел между кадровыми работниками. В акте о приеме-передаче дел пишут количество переданных трудовых книжек, вкладышей в них и обязательно указывают, что их точный перечень определен в прилагаемом к акту реестре (например, приложении № 1). В реестре же уже детально указывают серии, номера каждой трудовой книжки, вкладыша, а также фамилии, имена и отчества владельцев книжек. Это позволяет избежать спорных ситуаций и «потерянных» документов.
Невостребованные трудовые книжки: что делать?
Часто возникают ситуации, когда сотрудник увольняется, но не забирает свою трудовую книжку (например, из-за конфликта или переезда). Как хранить невостребованные трудовые книжки?
Законодательство четко регламентирует этот процесс. В соответствии с правилами, невостребованные трудовые книжки хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. Это означает, что их убирают из общего сейфа действующих документов в отдельное место (или отдельную ячейку сейфа), чтобы они не мешали текущей работе и при этом были сохранены.
По истечении двух лет невостребованные документы подлежат передаче в архив организации, где они будут храниться в течение 50 лет (если трудовая книжка выдана после 2003 года) или 75 лет (если выдана ранее). Личная карточка работника (форма Т-2), в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями, и она также хранится в архиве вместе с документами уволенного сотрудника.
То, что трудовая книжка хранится в отделе кадров — это не просто удобство, а строгая обязанность работодателя. Правильная организация хранения включает в себя:
- Использование несгораемого сейфа;
- Назначение ответственного лица приказом по организации;
- Скрупулезное ведение книг учета;
- Отдельное хранение невостребованных документов в течение первых двух лет.
Соблюдение этих правил в 2026 году гарантирует безопасность персональных данных сотрудников и защищает компанию от штрафов со стороны трудовой инспекции.