Обновлено: 22 мая 2026 г.

Нормативная база

Хранение трудовых книжек регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 — содержит основные правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минкультуры России от № 558 — устанавливает сроки хранения различных документов, включая трудовые книжки;
• Трудовой кодекс РФ — определяет ответственность за нарушение правил работы с трудовыми книжками.

Сроки хранения трудовых книжек

Общие правила

Сроки хранения трудовых книжек зависят от даты их завершения:

1. 50 лет — для трудовых книжек, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года;
2. 75 лет — для трудовых книжек, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года.

Невостребованные трудовые книжки

Если трудовая книжка не выдана сотруднику при увольнении, а его близкие родственники не обратились за ней в течение установленного срока, она считается невостребованной и подлежит хранению:

• В архиве работодателя;
• В течение 50 лет с момента завершения делопроизводства;
• По истечении срока может быть выделена к уничтожению (при условии проведения экспертизы ценности документов).

Правила хранения трудовых книжек

Организация хранения

Работодатель обязан обеспечить:

• Создание специального архива для хранения трудовых книжек;
• Ограничение доступа к архиву (только уполномоченные лица);
• Соблюдение условий хранения (защита от влаги, огня, несанкционированного доступа);
• Ведение учета трудовых книжек и бланков.

Учет трудовых книжек

Работодатель должен вести:

1. Учет бланков трудовых книжек и вкладышей, фиксируется количество полученных, использованных и оставшихся бланков;
2. Учет трудовых книжек сотрудников — ведется журнал учета, где отражаются:
• ФИО сотрудника;
• Номер трудовой книжки;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя;
• Примечания (например, причина невыдачи).

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной — по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
• Материальной — в случае утраты или повреждения трудовой книжки;
• Уголовной — в случае умышленного уничтожения или подделки документов (ст. 325 УК РФ).

Практические рекомендации

Что делать при увольнении сотрудника?

1. Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись;
2. Если сотрудник отказывается получать, составить акт о невыдаче;
3. В случае смерти сотрудника — дождаться обращения родственников в течение 1 года;
4. Если родственники не обратились, хранить трудовую книжку в архиве в течение установленного срока.

Как организовать передачу в архив?

Для передачи трудовых книжек в архив необходимо:

• Провести инвентаризацию;
• Оформить опись документов;
• Упаковать в конверты или папки с указанием срока хранения;
• Передать под ответственность ответственного лица (например, архивариуса);
• Вести журнал движения документов в архиве.

Что делать с испорченными или утерянными книжками?

В случае утраты или повреждения трудовой книжки необходимо:

• Составить акт о выявленных недостатках;
• В случае утраты — провести служебное расследование;
• Выдать дубликат трудовой книжки (если возможно);
• Зафиксировать факт в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?

Нет. Трудовые книжки должны храниться исключительно в бумажном виде. Электронные копии могут использоваться только в качестве дубликатов для справочных целей.

Можно ли уничтожать трудовые книжки после истечения срока хранения?

Да, но только после проведения экспертизы ценности документов. Уничтожение должно оформляться актом с указанием причин и ответственных лиц.

Что делать, если сотрудник не явился за трудовой книжкой?

Необходимо:

• Направить уведомление сотруднику (по почте или лично);
• Если сотрудник не явился в течение 3 месяцев — хранить трудовую книжку в архиве;
• Если сотрудник умер — дождаться обращения родственников в течение 1 года.

Хранение трудовых книжек — это ответственная задача, требующая четкого соблюдения законодательных норм. Правильная организация учета и хранения позволяет избежать проблем с проверяющими органами и защитить права сотрудников. Помните:

• Сроки хранения зависят от даты завершения делопроизводства;
• Невостребованные книжки хранятся 50 лет;
• Нарушение правил может привести к административной и уголовной ответственности;
• Учет должен быть точным и своевременным.

Помните: правильное хранение трудовых книжек, это не только требование закона, но и забота о сотрудниках и их трудовом наследии.