Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника. Правильное хранение и учёт этих документов обязательны для всех работодателей в соответствии с нормативно‑правовой базой РФ. В статье рассматриваются основные требования, ответственные лица, сроки и особенности хранения трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

Для понимания порядка хранения важно знать, какие нормативные акты регулируют данную тему:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (с изменениями от 01 марта 2008 г. № 132).
• Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 588 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Современные разъяснения Электронного каталога (ЭЛКОД) и рекомендации Пенсионного фонда РФ.

Ключевые положения

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

1. Трудовую книжку необходимо вести в бумажном виде (с возможностью перехода на электронный формат в рамках пилотных проектов).
2. Ведение, исправление и выдача дубликата осуществляются только уполномоченными лицами организации.
3. Хранение книжек должно обеспечивать их сохранность, конфиденциальность и доступность для проверок.

Кто отвечает за хранение?

Ответственность за правильное оформление и хранение трудовых книжек возлагается на:

• Руководителя организации – определение ответственного лица.
• Отдела кадров / службы персонала – непосредственное ведение и хранение документов.
• Специально назначенный сотрудник (часто это специалист по охране труда или документовед).

В случае отсутствия в организации отдельного отдела кадров ответственность может возложиться на управляющего или главного бухгалтера, но только после официального назначения.

Где хранить трудовые книжки?

Согласно пункту 42 Правил, хранение должно происходить в условиях, обеспечивающих:

• Защиту от механических повреждений.
• Контроль доступа (ограниченный круг лиц).
• Устойчивость к пожарной и влажной нагрузке.

Наиболее типичные места:

1. Сейф или банковская ячейка – лучший вариант для долгосрочного хранения.
2. Специальный пожар‑ и влагозащищённый шкаф в офисе.
3. Архивный склад при наличии достаточного объёма документов.

Важно, чтобы выбранное помещение было оформлено как хранилище трудовых книжек и фиксировалось в локальных нормативных актах.

Сроки хранения

Сроки зависят от статуса работника:

После истечения срока хранения документы подлежат уничтожению в соответствии с Приказом Минтруда РФ от 30 декабря 2020 г. № 514 «Об утверждении Порядка уничтожения персональных данных и кадровых документов».

Дублирование и архивирование

В случае утраты, порчи или необходимости передачи оригинала работнику:

• Организация обязана оформить документ о дублировании и сохранить его в архиве.
• Дубликат должен иметь такие же реквизиты, что и оригинал, и быть подписан уполномоченным лицом.
• При выдаче дубликата работнику оформляется акт приёма‑передачи.

Для долгосрочного хранения часто используют архивные ящики с маркировкой «Трудовые книжки – хранить до ГГГГ года».

Особенности хранения после увольнения

После увольнения работник имеет право запросить копию своей трудовой книжки. При этом:

1. Организация обязана предоставить копию в течение 30 календарных дней.
2. Если работник не потребовал копию, оригинал остаётся в архиве до истечения установленного срока.
3. При прекращении деятельности организации (ликвидация, реорганизация) все хранящиеся книжки передаются в уполномоченный архив или в органы соцстрахования.

Электронное хранение

С 2021 г. в России допускается переход на электронный формат ведения трудовых книжек, однако оригинальный бумажный документ всё равно должен быть сохранён в архиве до истечения срока его хранения. При электронном хранении необходимо соблюдать:

• Контроль доступа (логины, пароли, двухфакторная аутентификация).
• Регулярные резервные копии на защищённых серверах.
• Шифрование данных в соответствии с требованиями ФСТЭК.

Электронные копии могут использоваться для внутренних проверок, но при проверке контролирующими органами оригинальный бумажный документ всё равно рассматривается как основной.

Частые ошибки при хранении

В практике часто встречаются следующие недочёты:

• Отсутствие оформленного паспортного листа с указанием ответственного лица.
• Хранение в обычных офисных шкафах без пожарной защищённости.
• Неучёт сроков хранения – документы остаются в архиве дольше установленного периода.
• Отсутствие актов приём‑передачи при выдаче дубликата.
• Недостаточная защита от несанкционированного доступа (открытые полки, отсутствие паролей).

Правильный порядок хранения трудовых книжек работников – это совокупность требований к:

1. Нормативно‑правовой базе и внутренним регламентам.
2. Ответственным лицам и их полномочным полномочиям.
3. Условиям хранения (сейф, пожар‑ и влагозащищённый шкаф).
4. Срокам удержания документов и их последующей утилизации.
5. Дублированию, архивированию и электронному оформлению.

Соблюдение указанных требований позволяет не только избежать штрафов и проверок со стороны контролирующих органов, но и гарантировать защиту персональных данных работников.

Автор статьи: кадровый специалист, 2026 г.