Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю гражданина. При увольнении работодатель обязан правильно оформить её передачу и обеспечить надёжное хранение, если книжка не была выдана в день увольнения. В статье рассмотрены:

• правовые основы;
• обязанности работодателя;
• сроки и порядок хранения;
• практические рекомендации по организации архива;
• что делать, если работник не забрал книжку.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66.1, ст. 62, ст. 84.1.
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (регистрационный номер 63748).
3. Постановление Правительства РФ от № 187 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Положение).
4. Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) – требования к организации архивов.

Обязанности работодателя

Согласно ТК РФ и Приказу 320н, работодатель обязан:

• в день увольнения выдать трудовую книжку работнику (или дубликат, если оригинал утерян);
• в случае невозможности выдачи в день увольнения – направить уведомление о месте и сроках получения книжки;
• хранить невостребованные трудовые книжки в архиве организации;
• обеспечить сохранность книжек (защита от влаги, пыли, несанкционированного доступа);
• вести учёт всех книжек и дубликатов (журнал учёта, реестр).

Сроки хранения трудовых книжек

Сроки зависят от даты создания документа и от того, была ли книжка востребована:

Важно: если работник не забрал книжку в течение 3 дней после увольнения, она считается «невостребованной» и подпадает под 75‑летний срок хранения.

Где и как хранить трудовые книжки

Выбор места хранения

• Архив организации – отдельный зал или помещение, отвечающее требованиям Федерального закона «Об архивном деле» (контроль доступа, система вентиляции, защита от пожара);
• Сейф или шкаф с ограниченным доступом – рекомендуется для небольших компаний, где количество книжек невелико.
• Для филиалов, где нет собственного архива, книжки могут храниться в центральном архиве головного офиса.

Технические требования к архиву

1. Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
2. Отсутствие прямого солнечного света.
3. Система пожаротушения (водяная, газовая) с автоматическим срабатыванием.
4. Контроль доступа: только уполномоченные лица (специалист по кадрам, архивист).
5. Регулярный учёт и проверка состояния книжек (не реже одного раза в год).

Оформление документации в архиве

Для удобства и соответствия Положению рекомендуется:

• Подшивать книжки в хронологическом порядке (по дате увольнения).
• Создать реестр (электронный или бумажный) с полями: ФИО, дата рождения, дата увольнения, место хранения, статус (выдана/не выдана), дата выдачи/возврата.
• Отмечать в реестре любые операции (выдача, возврат, уничтожение).
• Хранить копию реестра в отдельном месте (например, в бухгалтерии) для обеспечения непрерывности учёта.

Порядок выдачи и возврата трудовой книжки

При увольнении

1. Сотруднику в день увольнения вручается оригинальная трудовая книжка (или дубликат, если оригинал утрачен).
2. Если книжка не может быть выдана (отсутствие в архиве, техническая ошибка), работодатель обязан:
   • сообщить об этом в письменной форме (смс, email, письмо);
   • указать срок, в течение которого книжка будет готова к выдаче (не более 3 рабочих дней).
3. Работник подписывает акт приёма‑передачи.

Если работник не забрал книжку

1. Отправить официальное уведомление (почтой с уведомлением о вручении) с просьбой забрать книжку в течение 10 рабочих дней.
2. При отсутствии ответа книжка считается невостребованной и переводится в архив с пометкой «не выдана».
3. Хранить её в архиве до истечения 75‑летнего срока, после чего можно осуществить её уничтожение (по согласованию с архивным отделом).

Дубликат трудовой книжки

Дубликат может быть выдан в случаях утраты оригинала, а также по требованию работника, если оригинал находится в архиве и работник не может его получить лично. Порядок выдачи дубликата регламентируется ст. 66.1 ТК РФ и Приказом 320н.

Практические рекомендации работодателю

• Назначьте ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (специалист по кадрам или архивист).
• Разработайте внутренний регламент (положение о хранении трудовых книжек), согласованный с юристом.
• Внедрите электронный реестр с возможностью поиска по ФИО, дате увольнения и статусу.
• Проводите периодические проверки (каждые 6 месяцев) состояния книжек и соответствия реестра.
• Обеспечьте резервное копирование электронных реестров и храните их в отдельном месте.
• При закрытии филиала – переводите все книжки в центральный архив в соответствии с пунктом 43 Положения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько дней у работодателя есть на выдачу трудовой книжки после увольнения?

Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения. Если это невозможно, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней после увольнения (ст. 62 ТК РФ).

Можно ли хранить трудовые книжки в обычном офисном шкафу?

Теоретически возможно, но такой шкаф должен отвечать требованиям по защите от влаги, пыли и несанкционированного доступа. Для небольших компаний допускается использование сейфа, однако при большом количестве книжек рекомендуется отдельный архивный зал.

Что делать, если работник требует вернуть книжку спустя несколько лет?

Работодатель обязан выдать книжку, если она находится в архиве, независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения. При этом следует оформить акт выдачи и обновить реестр.

Как правильно уничтожить трудовую книжку после истечения срока хранения?

Уничтожение должно происходить в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»: шредер, сжигание или иное полное разрушение, подтверждённое актом об уничтожении, подписанным ответственным лицом и представителем архивного отдела.

Хранение трудовой книжки уволенного работника – обязательная часть кадровой документации, регулируемая Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. Правильный учёт, соблюдение сроков (50 / 75 лет) и надёжная организация архива позволяют избежать юридических рисков, сохранить репутацию работодателя и обеспечить работникам возможность получить свои документы в любой момент.

Помните: своевременная выдача, чёткий реестр и надёжный архив – залог безупречной кадровой практики.