В 2026 году порядок оформления трудовой книжки для сотрудников, которые впервые начинают трудовую деятельность, существенно изменился․ Ниже подробно рассматриваем, какой срок установлен законодательством, какие варианты оформления доступны, и какие нюансы нужно учитывать работодателям и работникам;

Краткая правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66, 66․1) и Федеральному закону от 2023 г․ № ․;․

• Трудовую книжку впервые оформляют при приёме на работу, если сотрудник вступает в трудовые отношения впервые․
• С 2021 года бумажные формы заменены на электронные (ЭТК) для большинства новых работников․
• Работодатель обязан оформить документ не позднее недельного срока со дня приема․

Сроки оформления

Официальный срок оформления трудовой книжки (или её электронного аналога) фиксирован:

1. Не более 7 (недельного) срока со дня приема на работу․
2. В случае, если работник был принят впервые после 31 декабря 2020 г․, бумажная книжка не оформляется – используется только электронный вариант․
3. Если приём произошёл в 2026 году, но сотрудник уже имел опыт работы (т․е․ не впервые), оформление производится в обычных рамках, но срок всё равно ≤ 7 дней․

Что происходит, если срок превышен?

При превышении установленного срока работодатель рискует:

• Получить штраф от контролирующих органов (ФНС, ФСС)․
• Столкнуться с требованиями сотрудника о внесении записей вручную․
• Получить отзывные проверки при трудовой инспекции․

Электронная vs бумажная форма

С 2021 года в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Ниже сравнение:

Как оформить ЭТК?

Для первой записи в ЭТК работодатель:

1. Заполняет форму ЕФС‑1 (отчёт о приёме работника)․
2. Отправляет её в Систему Фонового Сбора (СФР) через личный кабинет․
3. Система автоматически генерирует электронный трудовой документ и уведомляет работника․

Кому доступен только электронный вариант?

Согласно последним нормативным актам, электронная трудовая книжка доступна:

• Всем сотрудникам, впервые устраивающимся на работу с ․
• Работникам, у которых ранее оформлена бумажная книжка, но они хотят перейти на электронный формат․
• Исключение составляют случаи, когда работодатель явно требует бумажный вариант (например, в некоторых госучреждениях)․

Что должно быть указано в первой записи?

В первой записи в книжке (или в ЭТК) фиксируются такие сведения:

• ФИО работника․
• Дата приёма на работу․
• Должность и подразделение․
• Сведения о профсоюзном статусе (если применимо)․
• Номер страницы, где производится запись․

Эти данные позволяют в дальнейшем вести учёт трудового стажа, переводов, повышений и иных правовых фактов․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить бумажную книжку, если сотрудник впервые устроился в 2026 году?

Нет․ С для всех новых сотрудников допускается только электронный вариант․ Бумажная форма сохраняется лишь для тех, кто был принят до и имеет уже заполненную книжку․

Как узнать, что электронная книжка успешно создана?

После отправки формы ЕФС‑1 в СФР система генерирует подтверждение․ Работодатель получает уведомление в личном кабинете, а сотрудник – ссылку на доступ к своей ЭТК․

Что делать, если в течение недели не удалось заполнить форму ЕФС‑1?

В этом случае необходимо как можно скорее завершить оформление и зафиксировать дату фактического начала работы․ При этом следует оформить дополнительное заявление с пояснением причины задержки․

Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году строго регламентировано сроком не более недели со дня приема․ При этом:

• Для новых сотрудников доступен только электронный вариант․
• Бумажная форма сохраняется только для тех, кто был принят до ․
• Несоблюдение установленного срока влечёт административную ответственность․

Понимание этих правил помогает избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить корректное документооборощение в компании․

Источники: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № ․․․ от 2023 г․, материалы СФР, публикации «Электронные трудовые книжки: новые правила», статьи от «КонсультантПлюс» и «КонсультантРИА»․