Хранение трудовых книжек – одна из ключевых задач любого работодателя․ От правильной организации учета зависит не только соблюдение требований законодательства‚ но и удобство работы кадровой службы․ В статье рассматриваются актуальные нормы (2025‑2026 гг․)‚ виды картотечных систем‚ порядок оформления книги учёта и практические рекомендации по их использованию․

Правовая база

Основные нормативные документы‚ регулирующие ведение и хранение трудовых книжек:

1. Приказ Минтруда России № 320н от  г․ – Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ бланков и вкладышей․
2. Постановление Правительства РФ № 225 от  г․ – Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков․
3. Постановление Правительства РФ № 132 от  г․ – уточнения к пункту 12 Порядка ведения и хранения․
4. Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (часть III) – общие требования к учёту трудовых книжек․

С 1 января 2023 года в России введена новая форма трудовой книжки (формат А6)․ Поэтому все требования к её хранению‚ а также к картотечным системам‚ ориентированы именно на этот размер․

Основные требования к хранению

• Соблюдение формата – ящики картотеки должны соответствовать размеру А6 (105 × 148 мм) или А5 (148 × 210 мм) в зависимости от используемых книжек․
• Защищённость от повреждений – металлические или ламинированные ящики‚ устойчивые к механическим воздействиям и влаге․
• Контроль доступа – только уполномоченные лица (кадровики‚ бухгалтерия) могут открывать картотеку․
• Учет движения – обязательное ведение книги учёта движения трудовых книжек (бумажный реестр) и книги учёта бланков․
• Сроки хранения – трудовые книжки хранятся в течение всего срока трудовых отношений и минимум 5 лет после их закрытия (по требованиям Минтруда)․
• Архивирование – при закрытии организации или реорганизации книжки переводятся в архивный фонд согласно приказу Минтруда 320н․

Картотечные системы: типы и особенности

3․1 Металлические картотеки

Самый распространённый вариант – картотека из стали или алюминия․ Преимущества:

• Прочность и долговечность;
• Возможность соединения нескольких модулей (зеркальные отверстия в нижней части корпуса);
• Подходят для хранения не только трудовых книжек‚ но и личных дел‚ медицинских карточек․

Примеры моделей (по данным поставщиков):

• КС‑6 – модульный шкаф с возможностью соединения до 5 секций‚ внутренние размеры ящиков 105 × 148 мм․
• КС‑3 – компактный вариант для небольших офисов‚ 3 ящика в одном блоке․

3․2 Пластиковые и ламинированные лотки

Подходят для небольших предприятий‚ где требуется лёгкая мобильность․ Недостатки – менее надёжная защита от механических повреждений․

3․3 Сейф‑картотеки

Для особо ценных документов (трудовые книжки руководителей‚ архивные книги) используют сейф‑картотеки с замковым механизмом и огнеупорными свойствами․

Оформление книги учёта движения трудовых книжек

Книга учёта ведётся в бумажном виде (по приказу 320н) и содержит следующие реквизиты:

Для каждой операции (получение‚ выдача‚ возврат) вносится отдельная запись․ При увольнении сотрудник подписывает строку в книге и в своей трудовой книжке․

Пошаговый алгоритм организации картотечного хранения

1. Подготовка помещения
   • Выбрать сухое‚ хорошо вентилируемое помещение;
   • Обеспечить ограниченный доступ (замок‚ система контроля доступа);
   • Установить полки/стойки согласно плану размещения․
2. Выбор картотеки
   • Определить объём (кол-во сотрудников) и выбрать количество ящиков;
   • Проверить соответствие размеров ящика формату А6;
   • При необходимости заказать модульные соединения (зеркальные отверстия)․
3. Создание системы нумерации
   • Каждому ящику присвоить уникальный номер (например‚ 01‑01‚ 01‑02 …);
   • В книге учёта указывать номер ящика‚ где хранится конкретная книжка․
4. Заполнение книги учёта
   • При приёме на работу заносить запись и помещать книжку в назначенный ящик;
   • При выдаче (отпуск‚ командировка) фиксировать дату и цель выдачи;
   • При увольнении оформить подпись сотрудника и закрыть запись․
5. Контроль и ревизия
   • Проводить ежеквартальную проверку соответствия реального содержания ящиков и записей в книге;
   • Документировать выявленные расхождения и устранять их․
6. Архивирование
   • По окончании срока хранения (5 лет) перемещать книги в архивный фонд;
   • Оформлять акт передачи в архив‚ подписывая обе стороны․

Практические рекомендации

• Используйте разделители (10‑30 шт․ в упаковке) – они позволяют быстро находить нужный документ в ящике․
• Маркируйте ящики этикетками с указанием диапазона номеров трудовых книжек (например‚ 001‑050)․
• Регулярно проверяйте состояние книжек: отсутствие пятен‚ разрывов‚ повреждений обложки․
• Обучайте персонал – каждый‚ кто работает с картотекой‚ должен знать порядок заполнения книги учёта и правила доступа․
• Внедрите электронный справочник (Excel/1С) в дополнение к бумажному реестру – ускорит поиск и позволит быстро сформировать отчёты․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7․1 Нужно ли хранить трудовые книжки новых сотрудников‚ если они оформляются в электронном виде?

С 2021 года вводится возможность вести электронный журнал трудовой книжки‚ однако в большинстве организаций сохраняют бумажный вариант до полного перехода․ Пока закон не отменил обязательного бумажного формата‚ хранение в картотеке остаётся обязательным․

7․2 Как правильно оформить возврат книжки сотруднику?

При возврате сотруднику необходимо:

1. Записать в книге учёта дату и причину выдачи;
2. Получить подпись сотрудника в реестре и в самой книжке;
3. Обновить номер ящика (если книжка будет возвращена в другое место)․

7․3 Что делать‚ если книжка повреждена?

Согласно приказу 320н‚ при повреждении книжки необходимо оформить акт‚ выдать сотруднику замену (если возможно) и зафиксировать факт в книге учёта․ При невозможности восстановления – оформить запись о списании․

Где купить картотеку для трудовых книжек

На рынке представлено несколько поставщиков:

• УХЛ‑МАШ – модели КС‑6 и КС‑3‚ возможность соединения в модульные архивные блоки․
• Safes․ru – сейф‑картотеки и металлические шкафы‚ цены от 30 000 руб․
• Кадры в порядке – готовые наборы (картотека А6 + разделители) от 315 руб․

При выборе обращайте внимание на:

• Соответствие внутренним размерам формату А6;
• Наличие замков и возможности соединения нескольких блоков;
• Гарантийный срок и условия сервисного обслуживания․

Хранение трудовых книжек в картотеке – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований и организации удобного доступа к документам․ При правильном выборе оборудования‚ ведении книги учёта и регулярных проверках организация обеспечивает:

• Соответствие законодательству (приказ Минтруда 320н‚ постановления 2003 и 2008 гг․)
• Защиту документов от потери и повреждений
• Эффективность работы кадровой службы

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы сможете построить надёжную систему хранения трудовых книжек‚ которая будет работать без сбоев в течение многих лет․

Дата актуализации: 22 мая 2026 г․ (текущие нормативные акты и рыночные предложения)․ Информация взята из открытых источников‚ включая официальные публикации Минтруда и коммерческие каталоги поставщиков․