В 2026 году порядок ведения‚ оформления и хранения трудовых книжек существенно изменился. Ниже изложены ключевые положения‚ требования законодательства и практические рекомендации для кадровых специалистов;
Общие принципы хранения
Согласно современным нормам‚ трудовая книжка и все её бланки являются документами строгой отчётности. Поэтому их обязаны хранить только у работодателя. Работник не имеет права самостоятельно держать оригинал.
- Хранение осуществляется в защищённых помещениях (сейф‚ металлический шкаф‚ специальный архивный ящик).
- Помещение должно быть ограждённым‚ иметь ограниченный доступ и обеспечивать сохранность от огня и влаги.
- Для физических лиц (например‚ малый бизнес) допускается использование металлического запираемого шкафа‚ но только при условии‚ что он соответствует требованиям пожарной безопасности.
Требования к помещению
По пункту 6.2 Положения о документах бухгалтерского учёта‚ трудовые книжки должны находиться в:
- Сейфе с ограниченным доступом.
- Металлическом шкафе‚ устойчивом к возгоранию.
- Специальном архивном помещении с контролем температуры и влажности.
В окнах и дверях такие помещения часто оборудованы решётками‚ чтобы исключить возможность проникновения посторонних лиц.
Электронные и бумажные формы
С 2026 года введена новая форма электронной трудовой книжки. Основные особенности:
- Электронные книжки могут вести только организации‚ которые получили соответствующее разрешение от Федеральной службы по труду и занятости.
- Для новых сотрудников (первый раз принятых на работу) допускается только электронный вариант.
- Сотрудники‚ имеющие уже существующий трудовой стаж‚ могут продолжать использовать бумажную форму‚ но её оригинал хранится у работодателя.
При этом все бланки и вкладыши‚ независимо от формата‚ также находятся в архиве у работодателя.
Обязанности работодателя
Разработка и утверждение внутренних журналов учёта бланков и их движения – обязательный процесс. Работодатель должен:
- Вести два журнала: журнал поступления бланков и журнал выдачи/возврата.
- Получать от сотрудника письменную заявку на выдачу чистых бланков (см. п.п. 42‚ 45 Правил ведения трудовых книжек).
- Обеспечить сохранность оригиналов и вкладышей до их необходимости (например‚ при проверке или при увольнении).
Сроки и порядок выдачи
Оригинал бумажной трудовой книжки выдаётся сотруднику только в случае:
- Увольнения – в течение 30 дней после окончания трудовых отношений.
- Перевода на другую организацию – по требованию нового работодателя.
- Случаев потери или повреждения – в соответствии с внутренними регламентами.
В любом случае оригинал остаётся в архиве до момента окончательного завершения всех кадровых процедур.
Что делать с книжкой после смерти работника?
По закону‚ после смерти сотрудника его трудовая книжка передаёться ближайшим родственникам‚ но только до момента их обращения за ней. Таким образом‚ в течение всего времени‚ пока наследники не заявят о своём праве‚ документ остаётся у работодателя.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли хранить книжку в несгораемом сейфе?
Не обязательно использовать полностью несгораемый сейф. Достаточным считается металлический шкаф или архивное помещение‚ которое обеспечивает защиту от огня и влаги.
Можно ли хранить книжку в офисе у обычного сотрудника?
Нет. Хранить трудовые книжки должен ответственный за их ведение человек‚ а не любой сотрудник. Документы передаются ему по письменной заявке.
Как оформить заявку на выдачу бланков?
Заявка должна содержать:
- ФИО сотрудника.
- Должность и подразделение.
- Причину необходимости получения бланков (например‚ «для оформления нового сотрудника»).
- Подпись заявителя и дату.
Образец заявки можно найти в Приложении 1 к Правилам ведения трудовых книжек.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Регулярный аудит – раз в квартал проверяйте наличие и целостность всех книжек.
- Контроль доступа – ограничьте доступ к архиву только уполномоченным лицам.
- Обучение персонала – проводите инструктажи по правилам хранения и выдачи.
- Электронный документооборот – используйте программные решения (1С‚ «Кадровый справочник»)‚ где фиксируется каждый выпуск и возврат бланков.
Хранение трудовой книжки у работодателя – обязательное условие‚ закреплённое законодательством. Оно гарантирует:
- Сохранность документа в течение всего срока действия трудовых отношений.
- Готовность к проверкам со стороны контролирующих органов.
- Удобный доступ к документам при необходимости (увольнение‚ перевод‚ проверка стажа).
Соблюдение указанных требований позволяет избежать штрафов‚ упростить кадровое сопровождение и обеспечить прозрачность работы с персональными документами сотрудников.
Автор: кадровый консультант‚ 2026 год.