Одним из ключевых обязательств работодателя, закрепленных в Трудовом кодексе РФ, является не только правильное оформление, но и безопасное и организованное хранение трудовых книжек (ТК) своих сотрудников․ Вопрос «где хранить» вызывает много споров и заблуждений, особенно среди малого и среднего бизнеса․ Давайте разберем все требования и практику на основе актуальных нормативных актов․
Правовая основа: что говорит закон?
Основными документами, регулирующими хранение трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 81), устанавливает общую обязанность работодателя хранить документы․
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»․ Это основной документ, детально описывающий правила․
- Приказ Росархива от № 236 (с изменениями) — утверждает «Перечень типовых управленческих архивных документов»․ Трудовая книжка (подлинник) отнесена к документам с сроком хранения 75 лет․
Требования к помещению для хранения: развеиваем мифы
Многие работодатели ошибочно полагают, что трудовые книжки обязательно нужно хранить в сейфе․ Законодательство не устанавливает таких жестких требований․ Однако есть четкие критерии, которым должно соответствовать место хранения․
Обязательные условия (по смыслу Приказа № 320н и архивных норм):
- Специально отведенное место․ Помещение или шкаф, предназначенное исключительно для хранения кадровых документов (трудовых книжек, приказов, личных дел)․
- Обеспечение сохранности․ Защита от:
- Пожаров (не обязательно несгораемый сейф, но должны быть средства пожаротушения, а помещение — не в зоне повышенного риска)․
- Воды (протечки, затопления)․
- Плесени, грызунов, насекомых․
- Несанкционированного доступа посторонних лиц․
- Контроль доступа․ Только назначенное ответственное лицо (как правило, сотрудник отдела кадров) должно иметь доступ к документам․ Должен вестись журнал выдачи․
- Организованность․ Документы должны быть систематизированы (например, в alphabetical order по фамилиям сотрудников или в алфавитных папках/сейфовых ячейках)․
Чего НЕ требует закон (важный момент для малого бизнеса):
- Наличие несгораемого опечатанного сейфа․ Достаточно прочного металлического шкафа с замком․
- Установки решеток на окна и металлической двери в помещении, если оно находится на охраняемой территории и доступ в него ограничен․
- Отдельного архивного помещения для компаний с небольшим штатом (до 50-100 человек)․ Можно выделить отдельную зону в кабинете кадровика․
Практические варианты организации хранения
Классический вариант (бумажные трудовые книжки):
- Крупные предприятия (> 500 чел․): Создается специализированный архив или отдел, где хранятся все кадровые документы, включая трудовые книжки․ Помещение должно соответствовать санитарным и противопожарным нормам для архивов․
- Средние и малые предприятия: Хранение в отделе кадров (кадровая служба)․ Трудовые книжки размещаются в запирающемся шкафу/сейфе на полках, в папках-регистрах․ Шкаф стоит в кабинете, доступ к которому ограничен․
- Филиалы и обособленные подразделения: По общему правилу, трудовые книжки работников филиала хранятся по месту его нахождения (в отделе кадров филиала)․ Однако если головной офис централизует кадровое делопроизводство, хранение может быть организовано там․ Это должно быть прописано во внутренних документах компании (положении об отделах, инструкции)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК):
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей․ Это кардинально меняет подход к хранению․
- Где хранятся данные? Все сведения об электронной трудовой книжке хранятся на официальных серверах Социального фонда России (СФР)․ Работодатель лишь вносит в них информацию․
- Что хранит работодатель? У работодателя на руках НЕ остается никакого документа (ни бумажного, ни электронного файла), подтверждающего трудовую книжку․ Он лишь имеет доступ к данным в СФР через личный кабинет․
- Практический итог: Для работодателя, использующего ЭТК, проблема физического хранения бумажных документов исчезает․ Нужно лишь обеспечить корректный и своевременный ввод данных в СФР․
Особые случаи и ответственные лица
Дистанционные (удаленные) сотрудники:
Если сотрудник работает дистанционно и не посещает офис, стороны могут договориться об ином порядке․ По мнению Роструда и экспертов, в этом случае трудовая книжка (бумажная) может храниться у самого работника при условии:
- Наличия письменного соглашения (дополнительного соглашения к трудовому договору)․
- Обязательства работника предоставлять книжку для внесения записей при каждом изменении (заключение договора, увольнение и т․д․)․
- Обеспечения работником ее сохранности․
При увольнении работник обязан вернуть книжку работодателю для внесения последней записи и последующего хранения․
Назначение ответственного:
Работодатель должен письменно назначить конкретного сотрудника (как правило, из отдела кадров или архива), ответственного за хранение трудовых книжек․ Это фиксируется в приказе или должностной инструкции․ За утерю или порчу трудовой книжки работодатель несет административную и гражданско-правовую ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ, возмещение ущерба)․
Сроки хранения: главное правило
Независимо от формы (бумажная или электронная), данные о трудовой деятельности хранятся 75 лет с даты увольнения работника․ Это установлено Приказом Росархива № 236․ После истечения срока документы подлежат уничтожению в установленном порядке․
- Для бумажных ТК: Организуйте хранение в запирающемся металлическом шкафу/сейфе в отделе кадров или специально отведенном помещении․ Обеспечьте контроль доступа и защиту от внешних воздействий․
- Для ЭТК: Сфокусируйтесь на своевременном и точном внесении данных в СФР․ Физическое хранение не требуется․
- Для филиалов: Определите в локальных актах, где именно (в филиале или головном офисе) будут храниться книжки сотрудников подразделения․
- Для дистанционеров: Закрепите порядок хранения ТК у работника письменно․
- Назначьте ответственного и ведите журнал выдачи/приема трудовых книжек․
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций или составления внутренних документов (положения об архиве, инструкции) всегда консультируйтесь с юристом, специализирующимся на трудовом праве․