Вопрос правильного хранения трудовых книжек сотрудников, которые уже покинули организацию, остается одним из самых важных для кадровых служб и бухгалтерии. Ошибки в этом процессе могут привести к серьезным штрафам со стороны контролирующих органов и проблемам при восстановлении трудового стажа бывших сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, как долго, где и в каком порядке необходимо хранить эти документы, учитывая изменения законодательства, вступившие в силу в начале 2026 года.
Сроки хранения: что изменилось?
Традиционно срок хранения трудовых книжек уволенных работников составлял 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних периодов). Однако, с учетом цифровизации архивов и изменений в нормативно-правовой базе, подход к бумажному документообороту претерпевает трансформацию.
Согласно действующим правилам, если трудовая книжка велась в бумажном виде, работодатель обязан хранить ее до момента востребования работником, но не менее сроков, установленных перечнем типовых управленческих архивных документов. На текущий момент (2026 год) базовый срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет с даты увольнения сотрудника.
- Важно: Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его почтой.
- С 2026 года Минтруд продолжает курс на исключение избыточных требований, однако обязанность по сохранности документа до его выдачи на руки или передачи в архив остается неизменной.
Порядок действий при увольнении сотрудника
Процесс расставания с работником должен быть оформлен impeccably. Вот пошаговый алгоритм действий работодателя:
- Фиксация увольнения; В день увольнения в трудовой книжке делается соответствующая запись, которая заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используеться).
- Попытка вручения. Работодатель обязан предложить работнику получить трудовую книжку лично. Факт выдачи фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.
- Уведомление. Если работник отсутствует или отказывается забирать документ, работодатель направляет уведомление по адресу регистрации сотрудника. В уведомлении указывается, что с даты его отправки ответственность за хранение переходит к работодателю, но сам документ должен быть сохранен.
- Хранение невостребованных документов. Невостребованные трудовые книжки хранятся в отдельной сейфовой ячейке или запираемом шкафу в кадровой службе до истечения срока хранения или до обращения владельца.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Стоит отметить, что в 2026 году подавляющее большинство сведений о трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде. Для электронных трудовых книжек понятие «физическое хранение» не применимо. Информация хранится в базах данных Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан хранить распечатки сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которые выдавались работнику, а также документы-основания (приказы о приеме, увольнении, переводе) в течение тех же 50 лет.
Где и как хранить бумажные трудовые книжки?
Безопасность документов — приоритет №1. Хранение должно осуществляться в условиях, исключающих:
- Доступ посторонних лиц;
- Воздействие влаги, огня и прямых солнечных лучей;
- Риск утраты или хищения.
Обычно для этих целей используются несгораемые шкафы в помещениях кадровой службы или архивах организации. Доступ к шкафу должен быть только у уполномоченных сотрудников (кадровиков, бухгалтера, руководителя).
Что делать, если срок хранения истек?
Если с момента увольнения прошло 50 лет, а работник так и не обратился за своим документом, работодатель имеет право уничтожить невостребованные трудовые книжки. Однако это делается не просто так:
- Создаеться специальная комиссия.
- Составляется акт об уничтожении документов с указанием причин и перечня уничтожаемых книжек.
- Акт утверждается руководителем организации.
Резюме: Правильное хранение трудовых книжек, это не только соблюдение буквы закона, но и проявление уважения к трудовому пути человека. Даже в эпоху цифровых технологий, бумажный носитель (там, где он сохранился) требует бережного отношения и строгого учета вплоть до момента его законного уничтожения или передачи владельцу.
Помните, что законодательство может меняться, поэтому рекомендуется регулярно отслеживать обновления на официальных ресурсах Минтруда и СФР.