В 2026 году вопрос хранения трудовых книжек остается актуальным, несмотря на активный переход к цифровым форматам. Бумажный вариант документа по-прежнему имеет юридическую силу, и работодатель обязан обеспечить его надлежащую сохранность. В этой статье мы подробно разберем, где должны находиться бланки и заполненные книжки, какие существуют требования к помещениям и как изменились правила в эпоху электронных трудовых.

Где хранятся трудовые книжки сотрудников?

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, основным местом хранения трудовых книжек работающих сотрудников является кадровая служба (отдел кадров) организации. Именно здесь ведется учет движения документов, вносятся записи о приеме, переводе и увольнении.

На крупных предприятиях, где штат сотрудников превышает тысячу человек, допускается создание специально оборудованных архивов или кладовых. Такие помещения должны соответствовать строгим требованиям:

• Обеспечивать защиту от влаги (документы не должны намокать или плесневеть);
• Гарантировать пожарную безопасность;
• Исключать несанкционированный доступ посторонних лиц.

Если в компании есть обособленные подразделения или филиалы, вопрос хранения решается внутренними нормативными актами. Часто книжки сотрудников филиала хранятся непосредственно в кадровом отделе этого филиала, если там налажен надлежащий учет и обеспечение сохранности.

Требования к условиям хранения: сейф, шкаф или решетка на окне?

Один из самых частых вопросов работодателей: нужно ли покупать дорогой несгораемый сейф? Обратимся к разъяснениям экспертов и нормативным актам (включая позицию Роструда и материалы ГАРАНТ.РУ):

1. Тип емкости: Законодательством не установлено жесткого требования о хранении трудовых книжек исключительно в несгораемых опечатанных сейфах. Для обеспечения сохранности вполне достаточно металлического запираемого шкафа.
2. Требования к помещению: Также нет обязательных норм, требующих установки решеток на окнах или наличия металлической двери в комнате, где стоят шкафы с трудовыми книжками.
3. Главный принцип: Работодатель обязан создать такие условия, которые исключат утрату, порчу или хищение документов. Ответственность за это несет специально назначенное должностное лицо.

Таким образом, ключевым фактором является не наличие сверхзащищенного сейфа, а организация доступа: шкаф должен запираться, а ключи — находиться у уполномоченного сотрудника.

Сроки хранения и архивное дело

Важно различать хранение книжек работающих сотрудников и архивное хранение после увольнения.

Согласно Приказу Росархива от № 236, который действует и в 2026 году, трудовые книжки относятся к документам по личному составу. После увольнения работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения. Однако, если работник не забрал документ, работодатель обязан хранить его до востребования.

Документы, не полученные работниками (а также книги учета движения трудовых книжек), после истечения сроков оперативного хранения передаются в архив организации. Учитывая, что риск реорганизации или ликвидации предприятий сохраняется на десятилетия вперед, правильное архивное хранение критически важно для подтверждения стажа граждан в будущем.

Бумажная vs Электронная трудовая книжка: где оригинал?

В 2026 году параллельно существуют два формата, и правила хранения у них принципиально разные:

• Бумажная трудовая книжка: Находится на хранении у работодателя в течение всего периода работы сотрудника. Работник получает ее только при увольнении или по письменному заявлению для оформления пенсии.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Основной массив данных хранится на защищенных серверах Социального фонда России (СФР). У работодателя и работника есть лишь доступ к этим данным (через отчеты или выписки). Физически хранить нечего, что упрощает документооборот, но требует надежной защиты электронных баз данных компании.

Особенности хранения при дистанционной работе

С развитием удаленной занятости изменился подход к хранению документов дистанционных работников. Если сотрудник работает дистанционно, он и работодатель могут договориться о том, что трудовая книжка будет храниться у самого работника.

В этом случае работодатель вносит записи в бумажную книжку только по желанию сотрудника при его личном визите, либо ограничивается ведением электронной версии. Все нюансы такого хранения должны быть зафиксированы в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Резюме

Правильная организация хранения трудовых книжек в 2026 году требует от работодателя:

• Выделить специальное место (отдел кадров или архив).
• Обеспечить металлические запираемые шкафы для защиты от постороннего доступа и физических повреждений.
• Назначить ответственного сотрудника за ведение учета и сохранность.
• Соблюдать баланс между бумажным и электронным документооборотом в зависимости от выбора формы трудовой книжки сотрудником.

Соблюдение этих простых, но важных правил поможет избежать штрафов и проблем с восстановлением стажа сотрудников в будущем.