Вопрос правильного хранения трудовых книжек остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для многих категорий работников и архивов. В 2026 году требования к безопасности и учету этих документов остаются строгими, а нарушения грозят работодателю серьезной ответственностью.
В этой статье мы подробно разберем, где именно должны лежать трудовые книжки, как организовать их хранение и что делать с документами уволенных сотрудников.
Где хранить трудовые книжки действующих сотрудников?
Законодательство РФ не содержит прямого указания на то, что трудовые книжки обязательно должны храниться в несгораемом сейфе. Однако Правила ведения и хранения трудовых книжек требуют обеспечения их сохранности как документов строгой отчетности.
Оптимальным местом хранения является:
- Металлический запираемый шкаф или сейф, расположенный в помещении отдела кадров или бухгалтерии.
- Помещение должно быть оборудовано средствами противопожарной безопасности.
- Доступ к шкафу должен быть ограничен кругом ответственных лиц.
Хотя требование об установке решеток на окнах или использовании исключительно несгораемых сейфов прямо не прописано для всех случаев, судебная практика показывает, что работодатель обязан принять все меры для предотвращения утери или порчи документов. Металлический шкаф с надежным замком считается минимально необходимым стандартом.
Кто отвечает за хранение?
Ответственность за сохранность трудовых книжек несет работодатель в лице специально уполномоченного лица. Обычно это:
- Специалист по кадровому делопроизводству;
- Главный бухгалтер (в малых организациях);
- Руководитель организации (если штатное расписание не предусматривает кадровика).
Порядок назначения ответственного фиксируется в приказе по организации. Именно этот сотрудник ведет журналы учета и обеспечивает физическую сохранность бланков.
Учет бланков и вкладышей
Согласно разделу VIII Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести строгий учет:
- Бланков трудовых книжек;
- Вкладышей к ним;
- Заполненных трудовых книжек работников.
Для этого используются специальные Приходно-расходная книга по учету бланков и Книга учета движения трудовых книжек. Записи в них должны вестись аккуратно, без помарок, и заверяться подписью ответственного лица.
Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников
Особое внимание следует уделить ситуациям, когда работник не забрал свою трудовую книжку в день увольнения. Согласно п. 43 Правил ведения трудовых книжек:
«Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования».
Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, согласно новым правилам архивного дела, ранее срок составлял 75 лет, но для унификации часто ориентируются на 50-летний период для документов по личному составу). Работодатель обязан:
- Зарегистрировать факт неполучения книжки в книге учета движения.
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой.
- Хранить документ в отдельной папке или секции шкафа «Невостребованные трудовые книжки» до момента обращения бывшего сотрудника или истечения срока хранения.
Требования безопасности и КЭДО
В 2026 году многие работодатели переходят на КЭДО (Кадровый электронный документооборот). Это позволяет:
- Снизить риски физической утери документов;
- Обеспечить защиту от несанкционированного доступа;
- Сократить потребление бумаги.
Однако, пока бумажная трудовая книжка находится у работодателя, требования к физической безопасности (металлические шкафы, охраняемые помещения) остаются обязательными. Проверки трудовой инспекции в первую очередь обращают внимание на наличие запираемых мест хранения и правильность ведения журналов учета.
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение правил хранения трудовых книжек (утеря, порча, отсутствие учета) влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать значительных сумм, а в случае массовой утери документов, и дисквалификации должностных лиц.
Кроме того, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, если из-за утери трудовой книжки он не смог трудоустроиться.
Резюме
Трудовые книжки должны храниться в металлических запираемых шкафах в помещении отдела кадров. Доступ к ним должен быть ограничен. Невостребованные после увольнения документы хранятся до востребования, но не менее сроков, установленных архивным законодательством. Соблюдение этих простых, но важных правил защитит компанию от штрафов и судебных исков.