Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ От того, насколько грамотно и аккуратно организовано их хранение в кадровой службе, зависит не только скорость работы специалиста по персоналу, но и безопасность важных персональных данных․ Хаос в сейфе недопустим, поэтому вопрос о том, как разложить трудовые книжки, требует системного подхода․

Законодательные требования к хранению

Прежде чем переходить к практическим схемам раскладки, необходимо вспомнить о строгих правилах хранения․ Согласно постановлению Правительства РФ, трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности․ Для их хранения обязателен:

• Огнеупорный сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ․
• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
• Наличие бланков (запаса) для выдачи новым сотрудникам․

Сейф должен быть исключительно служебным, доступ посторонних лиц к нему категорически запрещен․

Базовое разделение: работающие и уволенные

Самое первое и главное правило организации пространства — никогда не храните вместе книжки действующих и уволенных сотрудников․ Это самая частая ошибка, которая приводит к путанице․

Трудовые книжки работающих сотрудников

Эти документы хранятся в сейфе постоянно, на протяжении всего периода работы сотрудника в компании․ Именно для них нужно разработать удобную систему навигации․

Трудовые книжки уволенных сотрудников

Если работник забрал документ при увольнении, книжка покидает сейф навсегда․ Но если сотрудник не явился за документом, кадровик обязан:

1. Сделать запись в книге учета о том, что трудовая не выдана․
2. Отправить работнику уведомление с просьбой забрать документ․
3. Изъять невостребованную трудовую книжку из общей папки работающих и переложить в отдельный раздел (папку)․

Невостребованные документы хранятся в компании до 75 лет (согласно архивным перечням), поэтому их лучше хранить в отдельной коробке или на отдельной полке сейфа, чтобы они не мешали ежедневной работе․

Популярные способы раскладки трудовых книжек

Для действующих сотрудников можно выбрать одну из следующих систем сортировки․ Выбор зависит от численности персонала․

Способ 1: Алфавитный порядок

Это самый популярный и интуитивно понятный способ․ Книжки раскладываются по папкам (или разделителям) в строгом соответствии с алфавитом․

• Как организовать: На корешках папок пишутся буквы (А-В, Г-И, К-М и т․д․)․ Внутри папки документы располагаются по алфавиту фамилий․
• Плюсы: Легко найти нужную книжку, даже если под рукой нет книги учета․
• Минусы: При большой текучести или появлении однофамильцев могут возникнуть сложности с распределением по папкам (одна папка переполнена, другая пустует)․

Способ 2: Нумерологический (по номеру в книге учета)

В этом случае трудовые книжки раскладываются строго в том порядке, в каком они вписаны в Книгу учета движения трудовых книжек․

• Как организовать: Каждой книжке при поступлении присваивается порядковый номер (например, 15)․ В сейфе она лежит в папке с номерами с 10 по 20․
• Плюсы: Идеальная связка с документацией․ Если вы знаете номер по книге учета, вы найдете книжку за секунду․ Нет проблем с однофамильцами․
• Минусы: Если вы не помните номер, поиск займет много времени․

Способ 3: По структурным подразделениям

Отличный вариант для крупных предприятий с большим штатом․

• Как организовать: Папки маркируются названиями отделов (Отдел продаж, Бухгалтерия, IT-отдел и т․д․)․ Внутри отдела сортировка может быть алфавитной․
• Плюсы: Удобно работать с массовыми увольнениями или сокращениями целых отделов․
• Минусы: При переводах сотрудников между отделами приходится физически перекладывать их трудовые книжки из папки в папку, что увеличивает риск ошибки․

Практические советы по организации

Чтобы система работала безупречно, недостаточно просто расставить документы по алфавиту․ Обратите внимание на следующие нюансы:

Отделяйте бланки от заполненных книжек

Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться отдельно от заполненных․ Для них выделяется своя полка или секция в сейфе, а учет ведется по приходно-расходной книге․

Используйте конверты

Каждую трудовую книжку (особенно старого образца, которая может рассыпаться) лучше помещать в прозрачный файл или бумажный конверт․ На конверт можно вынести основную информацию: ФИО сотрудника и номер по книге учета; Это защитит ветхие документы от разрушения при частом извлечении․

Никаких скрепок и степлеров

Категорически запрещено скреплять трудовую книжку с вкладышем степлером или прокалывать дыроколом․ Вкладыш вшивается суровыми нитками в саму обложку книжки․ При раскладке убедитесь, что все вкладыши прикреплены надлежащим образом․

Сверка

Раз в год (например, в начале календарного года или при инвентаризации) проводите полную сверку наличия трудовых книжек с Книгой учета․ Это поможет выявить документы, которые «завалились» между папками или были случайно подшиты не в ту ячейку․

Резюме

Правильная раскладка трудовых книжек, это сочетание закономерности и удобства․ Идеальная формула для большинства компаний выглядит так:

Чистые бланки отдельно ➔ Невостребованные уволенных отдельно ➔ Действующие по алфавиту или номерам․

Главное правило кадровика, каждая трудовая книжка должна иметь свое законное место в сейфе, а ее перемещение должно строго фиксироваться․ Только так можно избежать потерь и обеспечить сохранность главных документов сотрудников․