С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года — завершение переходного периода. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто работал до введения цифровой системы. В связи с этим возникает множество вопросов, связанных с хранением трудовых книжек, в т.ч., в филиалах организации. В этой статье мы подробно разберём, как правильно организовать хранение трудовых книжек в филиалах, какие нормы закона регулируют этот процесс и как избежать нарушений.
Что говорит закон о хранении трудовой книжки в филиале?
Основным нормативным актом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 69) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225.
Согласно п. 31 Правил № 225:
- Трудовая книжка хранится у работодателя — то есть у того юридического лица, с которым заключён трудовой договор.
- Если у работодателя есть филиалы, то трудовые книжки сотрудников, работающих в филиале, могут хранится в этом филиале, при условии, что филиал имеет самостоятельный баланс и полномочия по ведению кадрового учёта.
Важно: филиал не является юридическим лицом. Он — обособленное подразделение, не обладающее правами юридического лица. Поэтому хранение трудовых книжек в филиале возможно только при наличии официального поручения от головной организации и при наличии назначенного ответственного лица (как правило, кадрового работника).
Когда трудовая книжка может храниться в филиале?
Хранение трудовой книжки в филиале допускается в следующих случаях:
- Сотрудник работает в филиале постоянно, а не временно (например, не в командировке).
- Филиал имеет собственный кадровый отдел или назначенного ответственного за ведение трудовых книжек.
- Внутренними локальными нормативными актами (Положением о кадровом отделе, Положением о хранении трудовых книжек) предусмотрено хранение документов в филиале.
- Сотрудник письменно согласен на хранение его трудовой книжки в филиале (рекомендуется для избежания споров).
Важно! Если филиал не имеет права самостоятельно вести кадровый учёт, то трудовые книжки должны храниться в головной организации, а в филиале — только копии или электронные версии.
Как организовать хранение трудовой книжки в филиале?
Для правильной организации хранения трудовых книжек в филиале необходимо выполнить следующие шаги:
Утвердить внутренний документ
Головная организация должна издать приказ или положение, в котором:
- Определены филиалы, в которых разрешено хранение трудовых книжек.
- Назначены ответственные лица (например, кадровый работник филиала).
- Установлены правила приёма, выдачи, хранения и передачи трудовых книжек.
- Определены сроки и порядок передачи книжек в головной офис при увольнении или при запросе сотрудником.
Назначить ответственного сотрудника
В каждом филиале, где хранятся трудовые книжки, должен быть назначен ответственный за их хранение. Это может быть:
- Специалист по кадрам;
- Секретарь;
- Начальник отдела кадров филиала.
Ответственное лицо должно быть ознакомлено с Правилами № 225 и подписать акт о приёме-передаче трудовых книжек.
Вести учёт в журнале
В каждом филиале должен вестись журнал учёта трудовых книжек (форма № Т-2, утверждённая Госкомстатом). В нём указываются:
- ФИО сотрудника;
- Дата приёма на работу;
- Дата поступления трудовой книжки;
- Дата выдачи книжки (при увольнении, запросе и т.д.);
- Подпись ответственного лица и сотрудника.
Обеспечить безопасность хранения
Трудовые книжки — это важные личные документы. Их хранение должно соответствовать требованиям:
- В сейфе или в специальном металлическом шкафу с замком;
- В помещении с ограниченным доступом;
- При соблюдении температурного и влажностного режима (не выше 25°C, влажность — до 60%);
- Под наблюдением ответственного лица.
Что делать, если сотрудник запросил трудовую книжку?
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента письменного запроса сотрудника.
Если книжка хранится в филиале, а сотрудник работает в головном офисе (или наоборот), то:
- Ответственное лицо в филиале должно в течение 1 рабочего дня передать книжку в головной офис (или наоборот).
- Передача оформляется актом приёма-передачи с подписями и датами.
- Срок выдачи начинает исчисляться с момента поступления книжки в тот офис, где работает сотрудник.
Важно! Нельзя отказывать сотруднику в выдаче трудовой книжки, даже если она находится в другом городе. Нарушение этого правила влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации.
Электронные трудовые книжки и филиалы
С 2026 года большинство новых сотрудников получают только электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае:
- Хранение данных осуществляется в Информационной системе Пенсионного фонда РФ.
- Филиалы получают доступ к данным ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
- Нет необходимости физически хранить бумажные книжки — но должны быть сохранены электронные копии всех внесённых записей.
Однако для сотрудников, которые выбрали сохранение бумажной трудовой книжки, правила хранения остаются прежними — даже если они работают в филиале.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Хранение трудовых книжек в филиале без официального приказа. → Издайте внутренний документ!
- Ошибка 2: Отсутствие журнала учёта. → Ведите журнал Т-2 в каждом филиале!
- Ошибка 3: Передача книжки без акта. → Всегда оформляйте передачу документа подписями и датами!
- Ошибка 4: Хранение книжек в офисе без доступа к сейфу. → Обеспечьте безопасность, это требование закона!
- Ошибка 5: Игнорирование запроса сотрудника на выдачу книжки. → Соблюдайте 3-дневный срок — иначе штраф!
Хранение трудовой книжки в филиале — это не только возможно, но и часто необходимо для эффективной работы крупных компаний с разветвлённой структурой. Главное, соблюдать закон, документально оформить все процедуры и обеспечить безопасность и доступность документов.
Рекомендации:
- Утвердите внутреннее положение о хранении трудовых книжек.
- Назначьте ответственных лиц в каждом филиале.
- Ведите журналы учёта в бумажном и/или электронном виде.
- Обеспечьте безопасное хранение и быструю передачу при запросах.
- Для сотрудников с ЭТК — не храните бумажные книжки без необходимости.
Правильная организация хранения трудовых книжек в филиалах, это не только соблюдение закона, но и залог доверия сотрудников, снижение рисков проверок и минимизация кадровых конфликтов.
Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно беречь, как память.