Вопрос хранения трудовых книжек в организациях с разветвленной структурой‚ где головной офис и филиалы расположены в разных населенных пунктах‚ остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. С одной стороны‚ логичнее хранить документы по месту работы сотрудника‚ с другой — законодательство устанавливает жесткие требования к ответственности работодателя. Разберемся‚ где именно должны лежать трудовые книжки и какие условия должны быть соблюдены для легального хранения в филиале.
Кто несет ответственность за трудовые книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом Минтруда России)‚ ответственность за организацию работы по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек всегда несет юридическое лицо (головная организация)‚ создавшее филиал.
Даже если филиал находится в другом городе (например‚ головной офис в Москве‚ а филиал в Челябинске)‚ юридически работодателем выступает одно лицо. Однако это не означает‚ что все бумажные документы обязаны физически находиться в головном офисе.
Можно ли хранить трудовые книжки в филиале?
Да‚ хранение трудовых книжек непосредственно в филиале (обособленном подразделении) допускается‚ но только при соблюдении ряда обязательных условий. Просто так передать папку с документами в другой город без оформления нельзя — это будет считаться нарушением трудового законодательства.
Для того чтобы хранение в филиале было законным‚ должны быть выполнены следующие требования:
- Наличие у филиала статуса обособленного подразделения. Филиал должен быть официально зарегистрирован и указан в учредительных документах или положении о филиале.
- Наличие кадрового сотрудника в филиале. В штате филиала должен быть сотрудник‚ на которого возложены функции по ведению кадрового делопроизводства.
- Издание приказа по организации. Руководитель юридического лица (генеральный директор) должен издать приказ‚ которым назначит ответственное лицо за ведение‚ хранение и выдачу трудовых книжек именно в этом филиале.
- Оформление доверенности. На имя ответственного лица в филиале должна быть выдана доверенность от имени юридического лица‚ наделяющая его полномочиями по работе с трудовыми книжками (внесение записей‚ хранение‚ выдача).
Важность правильного оформления
Если ответственное лицо в филиале не назначено приказом и не имеет доверенности‚ любые записи‚ внесенные им в трудовую книжку‚ могут быть признаны недействительными. В случае спора суд встанет на сторону работника‚ а организацию могут обязать компенсировать моральный вред и восстановить записи.
Также важно помнить про печать. Если в филиале нет своей печати с наименованием филиала‚ записи могут заверяться печатью головного офиса. Однако‚ если печать филиала существует и в ее наименовании указано полное наименование юридического лица (например‚ ООО «Ромашка»‚ филиал г. Екатеринбург)‚ то такой печатью также допустимо заверять записи в трудовых книжках.
Ведение учета в филиале
Если трудовые книжки хранятся в филиале‚ то и учетные документы должны вестись там же. Это включает в себя:
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Она должна вестись отдельно для филиала или быть частью общей книги‚ но с четким разделением записей.
- Приходно-расходную книгу. Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей‚ полученных филиалом.
Все эти документы должны храниться в филиале как документы строгой отчетности.
Ситуация с дистанционными работниками
Отдельного внимания заслуживает случай‚ когда сотрудник работает дистанционно из другого города‚ где у компании нет филиала. В такой ситуации хранить его трудовую книжку в головном офисе (в третьем городе) можно только с письменного согласия работника.
Если работник не дал согласия на хранение книжки в офисе работодателя‚ он имеет право потребовать выдачи трудовой книжки на руки. В этом случае факт выдачи должен быть зафиксирован в книге учета движения трудовых книжек с указанием причины выдачи («по заявлению работника»);
Алгоритм действий для организации хранения в филиале
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и судами‚ руководителю организации следует выполнить следующие шаги:
- Проверить наличие положения о филиале и его регистрацию.
- Издать приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек в филиале.
- Выписать доверенность на ответственное лицо в филиале.
- Обеспечить филиал необходимыми бланками (книги учета‚ печати‚ сейф для хранения).
- Организовать безопасную передачу трудовых книжек из головного офиса в филиал (с составлением акта приема-передачи).
Хранение трудовых книжек в филиале‚ находящемся в другом городе‚ является полностью законной и удобной практикой‚ которая упрощает кадровую работу. Ключевым моментом здесь является не географическое расположение‚ а правильное документальное оформление полномочий ответственного лица. Ответственность работодателя в любом случае сохраняется‚ поэтому контроль за ведением документов в удаленных подразделениях должен быть регулярным.
Помните: отсутствие приказа о назначении ответственного или доверенности делает хранение документов в филиале нелегитимным‚ что создает риски для всей организации.