Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудвую деятельность работника. Её правильное хранение в организации регламентируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России № 320н от и другими нормативными актами. В данной статье подробно рассматриваются требования к организации, ответственным лицам, срокам и особенностям хранения трудовых книжек.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие хранение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, ст. 65)
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (Приложение № 2 к приказу)
- Гражданский кодекс РФ (ст. 888‑891) – правила хранения вещей на условиях хранения
Приказ Минтруда № 320н
В пункте II указано, что в организации должны вестись две основные книги:
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Все чистые бланки фиксируются в приходно‑расходной книге.
Ответственность
Согласно пункту VII Приказа, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя.
Кто отвечает за хранение?
Обычно за хранение отвечает специалист отдела кадров или назначенный ответственный за ведение трудовых книжек. В организациях, где нет отдельного кадрового подразделения, эту роль может выполнять:
- Бухгалтер
- Секретарь
- Любой уполномоченный сотрудник
Важно, чтобы у ответственного лица был доступ к необходимым документам и обеспечен безопасный способ хранения.
Где и как хранить трудовые книжки?
Трудовые книжки и их вкладыши считаются документами строгой отчётности. Они должны храниться в специально отведённом месте, которое обеспечивает:
- Защиту от потери и порчи
- Контроль доступа
- Соответствие требованиям архивного дела
Возможные варианты хранения:
- Сейфы
- Металлические шкафы
- Специально оборудованные помещения (архивные комнаты)
Бланки и вкладыши следует разместить отдельно от остальных бумаг, чтобы исключить их смешивание с другими документами.
Регистрация и учёт
Каждая трудовая книжка обязана быть зарегистрирована в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В эту книгу вносятся сведения о:
- Номере бланка
- Датe выдачи
- ФИО работника
- Месте хранения
- Дата выдачи дубликата (если произошло)
Регистрация позволяет быстро находить нужный документ и контролировать его наличие.
Сроки хранения
Согласно нормативным актам, сроки хранения трудовых книжек определяются следующим образом:
- Во время действия трудовых отношений – книжка хранится у работодателя.
- После увольнения – хранится в течение 2 лет в отделе кадров.
- После истечения 2‑х лет – может быть направлена в архив или передана работнику/его родственникам по запросу.
Если работник умер, книжка обычно остаётся в организации до окончания установленного срока хранения, после чего передаётся наследникам или уничтожается в соответствии с законом.
Особенности хранения невостребованных книжек
Невостребованные (невыданные) бланки трудовых книжек и вкладышей должны находиться в организации в том же порядке, что и обычные документы. Они не могут быть выданы работникам, которые уже ушли, если только не возникнет запроса от их законных наследников.
В случае, когда в компании накопилось значительное количество неиспользуемых бланков, рекомендуется:
- Регулярно проводить инвентаризацию.
- Обновлять приходно‑расходную книгу.
- При необходимости утилизировать устаревшие формы в соответствии с установленными процедурами.
Выдача дубликата и ответственность
При необходимости выдачи дубликата (например, при утере) работодатель взимает 50 копеек с работника (п. 6.1). Выдача производится только после:
- Записи в Книге учёта движения
- Подтверждения факта утери оригинала
- Подписания акта приёма‑передачи
Несоблюдение требований хранения может привести к административной ответственности:
- Для должностных лиц – штраф от 2 500 до 5 000 руб.
- Для организации – штраф от 200 000 до 300 000 руб.
Практические рекомендации
Для организации эффективной системы хранения трудовых книжек рекомендуется:
- Создать внутренний регламент, регламентирующий порядок ведения и хранения;
- Назначить ответственного сотрудника и зафиксировать его полномочия.
- Обеспечить отдельное помещение или шкаф с ограниченным доступом.
- Вести две обязательные книги (приходно‑расходную и учёт движения).
- Периодически проверять наличие и целостность всех бланков.
- Обучать персонал правилам работы с трудовыми книжками.
Хранение трудовых книжек в организации – это не только юридическое обязательство, но и важный элемент управления персоналовыми ресурсами. Правильное оформление, учёт и хранение позволяют:
- Своевременно предоставлять документацию при проверках.
- Обеспечить защиту интересов как работодателя, так и работников.
- Сократить риск потери или повреждения важных документов.
Соблюдая требования законодательства и внутренние регламенты, организация гарантирует надёжное хранение трудовых книжек и минимизирует риск административных штрафов.
Ключевые слова: трудовая книжка, хранение, кадровый отдел, приходно‑расходная книга, книга учёта движения, ответственный за ведение, срок хранения, дубликат, архивное дело.