Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника.
Вопрос о том, как долго её необходимо хранить в отделе кадров, регулируется несколькими нормативными актами РФ и постоянно обновляется. В статье мы собрали актуальную информацию на 2025‑2026 годы, разложили её по датам создания документов, привели практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.
Правовая база, определяющая сроки хранения
- Приказ Минтруда России № 320н (от ) – вводит порядок ведения книги учёта трудовых книжек и их архивирования.
- Приказ Росархива № 236 (от ) – устанавливает сроки хранения кадровых документов, в т.ч. трудовых книжек.
- Статья 445 Перечня документов, подлежащих хранению в государственных и муниципальных архивах – фиксирует сроки 50 и 75 лет в зависимости от даты создания документа.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – определяет, что у трудовой книжки «срока действия нет», но копия начинает действовать с момента выдачи.
Основные сроки хранения трудовых книжек
| Тип документа | Срок хранения в отделе кадров | Примечание | |
|---|---|---|---|
| Трудовая книжка (оригинал) и её дубликаты, полученные при увольнении | До | 75 лет со дня выдачи | Хранится в отдельном «книгоучете» в архиве кадрового отдела. |
| Трудовая книжка (оригинал) и её дубликаты, полученные при увольнении | С | 50 лет со дня выдачи | Те же требования к учёту, но срок короче. |
| Невостребованные трудовые книжки (не выданные работнику) | Любая дата | 2 года в отделе кадров, затем – в архиве организации | После двух лет их следует передать в архив или уничтожить по решению комиссии. |
| Книга учёта трудовых книжек и вкладыши к ней | Любая дата | 50 лет (если создана после 2003 г.) / 75 лет (если до 2003 г.) | Хранятся в отдельном сейфе, доступ ограничен. |
| Заявления работников (например, о выдаче новой книжки) | Любая дата | 5 лет, если хранятся отдельно от личных дел; в личных делах – 75/50 лет в зависимости от даты создания | Уничтожаются после истечения срока, если нет оснований для более длительного хранения. |
Как правильно организовать хранение трудовых книжек в отделе кадров
Создание книги учёта трудовых книжек
- Оформить книгу учёта трудовых книжек в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
- Внести в книгу запись о выдаче, возврате, утере или уничтожении каждой книжки.
- Подписать запись ответственным лицом (начальником отдела кадров) и поставить печать организации.
Разделение «активных» и «неактивных» книжек
- Активные книжки – находятся у действующих сотрудников. Их оригиналы хранятся у работника, а в отделе – только запись в книге учёта.
- Неактивные книжки – получены при увольнении, утере, возврате. Хранятся в специально отведённом шкафу/сейфе, закрытом от доступа посторонних.
Условия хранения
- Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
- Защита от прямого солнечного света, влаги и пыли.
- Ограниченный доступ: только уполномоченные сотрудники отдела кадров и архивисты.
Переход к электронному документообороту (ЭДО)
С 2025 года многие организации переводят трудовые книжки в электронный вид (ЭТК). При этом оригиналы сохраняются в архиве в течение указанных сроков, а в ЭДО хранится скан‑копия, подписанная электронной подписью; Главное – соблюсти требования ФЗ «Об архивном деле» и обеспечить юридическую силу электронных копий.
Что делать после истечения срока хранения
- Провести экспертную комиссию (с участием юриста, архивиста и представителя руководства) для оценки необходимости дальнейшего сохранения.
- Если решение – уничтожение, оформить приказ об уничтожении согласно Приказу № 236.
- Уничтожить документы методом, исключающим возможность восстановления (шредирование, сжигание);
- Составить акт об уничтожении и подписать всеми членами комиссии.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли хранить трудовые книжки меньше установленного срока?
Нет. Сокращение срока хранения противоречит Приказу Минтруда № 320н и Приказу Росархива № 236. Нарушение может привести к штрафам для организации (до 300 000 руб.) и проблемам при проверках.
Что делать, если работник не забрал свою трудовую книжку после увольнения?
Книжка хранится в отделе кадров два года. По истечении этого периода её можно передать в архив или уничтожить (при условии, что работник официально отказался от получения).
Как учитываются книжки, выданные до 2003 года, но находящиеся в архиве после 2025 года?
Для них сохраняется срок 75 лет со дня выдачи, независимо от текущего календарного года.
Нужна ли отдельная печать для книги учёта?
Да. Приказ Минтруда № 320н требует печати организации на каждой странице книги учёта.
Можно ли хранить трудовые книжки в обычных офисных шкафах?
Только при условии, что шкаф находится в закрытом помещении с контролируемым доступом и соблюдены климатические условия. Для долгосрочного хранения (50‑75 лет) рекомендуется использовать архивные сейфы.
Практический чек‑лист для отдела кадров
- ☑ Оформить и вести книгу учёта трудовых книжек.
- ☑ Разделить книжки на «активные» и «неактивные».
- ☑ Обеспечить условия хранения (температура, влажность, защита от света).
- ☑ Регулярно проводить инвентаризацию (не реже одного раза в год).
- ☑ Составлять график уничтожения документов, исходя из сроков 5/50/75 лет.
- ☑ Подготовить шаблоны приказов об уничтожении и передаче в архив.
- ☑ При переходе на ЭДО обеспечить юридическую силу электронных копий.
Сроки хранения трудовых книжек в отделе кадров зависят от даты их создания и от того, находятся ли они в распоряжении работника. Для документов, выданных до 1 января 2003 г., нормативный срок составляет 75 лет, а для более новых – 50 лет. Невостребованные книжки хранятся отдельно лишь два года, после чего могут быть переданы в архив или уничтожены. Соблюдение этих сроков гарантирует юридическую защиту организации и упрощает работу при проверках.
Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г.