Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Её правильное хранение регламентируется законодательством и внутренними нормативными актами компании. В данной статье рассмотрим, где именно в розничной сети «Пятерочка» находятся трудовые книжки сотрудников, какие требования предъявляются к помещению и условиям хранения, а также как организован учёт и выдача этих документов.
Нормативная база хранения трудовых книжек
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Внутренние положения «Пятерочки» о кадровом документообороте (положение о personnel‑службе, инструкция по работе с трудовыми книжками).
Согласно пункту 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, невостребованная трудовая книжка (или её дубликат) хранится в организации до востребования работником. Срок хранения трудовых книжек составляет 75 лет с момента последней записи.
Где именно хранятся трудовые книжки в «Пятерочке»
В структуре компании «Пятерочка» ответственность за хранение трудовых книжек возложена на службу кадров (HR‑отдел) каждого регионального офиса и, в случае крупных распределительных центров, на службу кадров конкретного объекта.
Основные места хранения
- Кадровик‑архив – специально оборудованный шкаф или сейф, расположенный в помещении кадровой службы. Доступ к нему имеют только уполномоченные сотрудники (кадровик, руководитель HR‑отдела, ответственный за охрану труда).
- Центральный архив компании – для хранения трудовых книжек сотрудников, уволенных более 5 лет назад, либо дубликатов, не востребованных при увольнении. Архив находится в головном офисе «Пятерочки» в Москве и соответствует требованиям к хранению документов строгой отчетности.
- Электронная картотека – ведётся в системе кадрового учёта (например, 1C:ЗУП или SAP SuccessFactors). В ней фиксируются данные о местонахождении каждой трудовой книжки (номер шкафа, ячейки, дата последней выдачи). Это упрощает поиск и контроль за соблюдением сроков хранения.
Требования к помещению и условиям хранения
Согласно приказу Минтруда № 320н и внутренним инструкциям «Пятерочки», помещение для хранения трудовых книжек должно удовлетворять следующим критериям:
- Ограниченный доступ – только уполномоченные лица имеют ключ или электронный пропуск к шкафу/сейфу.
- Защита от внешних воздействий – помещение сухое, с температурой от +15 °C до +25 °C и относительной влажностью не более 60 %. Запрещено хранение рядом с источниками воды, отопления или прямыми солнечными лучами.
- Огнезащита – шкаф/сейф должен быть металлическим, с огнестойким покрытием (класс не ниже EI 30).
- Учёт и инвентаризация – ведётся приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также журнал выдачи и возврата трудовых книжек.
- Конфиденциальность – сведения, содержащиеся в трудовой книжке, считаются персональными данными; их обработка осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Сроки хранения и порядок востребования
Согласно законодательству:
- Трудовая книжка хранится в организации 75 лет с даты последней записи.
- Если работник не получил трудовую книжку при увольнении (или дубликат), она остаётся в организации до его востребования. После получения документа работником делается отметка в журнале выдачи.
- По истечении установленного срока документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами (обычно – shredding с последующей утилизацией).
Процедура учёта и выдачи трудовых книжек
- Приём на работу – кадровая служба получает трудовую книжку от нового сотрудника, делает запись в приходно‑расходной книге и помещает её в ячейку шкафа.
- Изменения и дополнения – при переводе, повышении или иных кадровых мероприятиях вносятся записи в трудовую книжку; после этого документ возвращается на хранение.
- Увольнение – при расторжении трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка (или её дубликат) под расписку в журнале выдачи. Если работник отказывается получить документ, он остаётся на хранении до востребования.
- Дубликат и вкладыш – при утере или порче трудовой книжки оформляется дубликат; вкладыш в трудовую книжку хранится вместе с основным документом в той же ячейке.
Ответственность за хранение
Нарушение правил хранения трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение требований к хранению документов, содержащих персональные данные) – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
- Дисциплинарную ответственность сотрудников кадровой службы (выговор, увольнение).
- Риски для работника – невозможность подтвердить трудовой стаж при назначении пенсии или при устройстве на новую работу.
Поэтому в «Пятерочке» назначается ответственное лицо (обычно старший кадровик или руководитель HR‑отдела), которое проводит ежемесячные проверки наличия и состояния трудовых книжек, а также ежегодную инвентаризацию.
Трудовые книжки сотрудников сети «Пятерочка» хранятся в специализированных шкафах/сейфах кадровой службы каждого регионального офиса, а также в центральном архиве компании для долгосрочного хранения. Хранение осуществляется в строгом соответствии с нормативными актами Минтруда и внутренними положениями организации, обеспечивая защиту от повреждений, несанкционированного доступа и потери данных. Соблюдение этих требований гарантирует сохранность важнейшего документа, подтверждающего трудовую деятельность работника, и минимизирует риски как для сотрудника, так и для работодателя.