В 2026 году порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, а также отдельными нормативными актами. Ниже – полное разъяснение, где, как и почему хранится трудовая книжка, какие сроки и требования к ответственным лицам.
Кто отвечает за хранение трудовых книжек?
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя (п. 3 ст. 65 ТК РФ).
- Обычно это кадровый специалист или бухгалтер, которому поручена работа с персоналом.
- В крупных компаниях может быть создано отдельное подразделение «Учет и хранение трудовых книжек».
Где хранится трудовая книжка?
По общим правилам:
- В офисе организации – в специальном архиве или в кабинете кадров.
- В архиве – после увольнения сотрудника книжка переводится в архив, где хранится в течение установленного срока.
Согласно nalog-nalog.ru, хранение происходит:
- в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года;
- в течение 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Как оформляется учет трудовых книжек?
С 2025 года форма приходно‑расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них упразднена. Работодатель может самостоятельно разработать и утвердить журналы учёта:
- учёт бланков ТК (трудовой книжки);
- учёт их движения (выдача, возврат, уничтожение).
Эти журналы фиксируют:
- номер и дату выдачи;
- фамилию и инициалы работника;
- причину выдачи (приём на работу, замена утерянной и т.д.);
- дату возврата или уничтожения.
Сроки хранения
Сроки хранения определяются законодательством:
- Для действующих сотрудников – пока они работают в организации.
- После увольнения – до истечения установленного срока (50/75 лет), после чего книжка может быть уничтожена в соответствии с порядком.
Важно помнить, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности (п. 42 Правил ведения и хранения ТК). Поэтому её нельзя уничтожить без надлежащего подтверждения.
Что делать, если книжка потеряна?
Если трудовая книжка утеряна, работник обязан сообщить об этом работодателю. После проверки (в т.ч. в базе данных ФССП и ПФР) работодатель может:
- выдать дубликат;
- оформить справку о потере;
- в случае невозможности восстановления – оформить новое оформление.
В любом случае, утерянный документ не освобождает работника от обязанности предъявить его при заключении нового трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Может ли работник хранить трудовую книжку дома?
Нет. Хранить документ в личном пользовании запрещено. Ответственное лицо должно контролировать её хранение в организации.
Какие документы подтверждают законность хранения?
Для подтверждения служат:
- приказ о назначении ответственного;
- журнал учёта трудовых книжек;
- внутренний регламент хранения, утверждённый работодателем.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется в соответствии с формой, утверждённой Министерством труда. В него включаются сведения о дополнительных квалификациях, повышении квалификации, наградах и т.д.
Хранение трудовых книжек у работодателя в России – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом, Положением о документах бухгалтерского учёта и другими нормативными актами. Правильное оформление, ведение журналов учёта и соблюдение сроков хранения позволяют избежать юридических рисков и обеспечить порядок в кадровом деле.
Если у вашей организации возникнут сомнения по поводу правильного оформления, рекомендуется обратиться к специализированным сервисам (например, КонсультантПлюс) или к юристу‑кадровому эксперту.