Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ Вопрос о том, где она должна храниться, часто вызывает споры между сотрудниками и работодателями․ Ниже подробно рассматриваются законодательные нормы, порядок хранения бумажных и электронных трудовых книжек, а также практические рекомендации для организаций․
Законодательная база
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек», а также Федеральному закону «О труде», трудовая книжка считается документом строгой отчётности и должна находиться в организации, где работник состоит на учёте, до момента её выдачи сотруднику (обычно – при увольнении)․
- Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (в отделе кадров, бухгалтерии или у уполномоченного лица)․
- Работодатель обязан иметь в наличии достаточное количество бланков и вкладышей к трудовым книжкам․
- При переходе на электронный формат обязательные требования к хранению сохраняются, но документ размещается в системе Электронной трудовой книжки (ЭТК) в СФР (Социальный фонд России)․
Общий порядок хранения бумажных трудовых книжек
Кто отвечает за хранение?
Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек․ В небольших компаниях эту функцию часто выполняет руководитель отдела кадров или бухгалтер․
Где физически хранить книжки?
Трудовые книжки хранятся в специально отведённом месте, защищённом от повреждений, краж и потери (например, в закрытом шкафу с ограниченным доступом)․ При этом необходимо вести журнал учёта движения книжек (книга учёта или электронный реестр)․
Что делать, если сотрудник не забрал книжку при увольнении?
Если уволенный работник уклоняется от получения трудовой книжки, работодатель обязан хранить её «до востребования»․ На практике это оформляется следующим образом:
- Составляется акт о передаче трудовой книжки сотруднику (подписи обеих сторон)․
- Если акт не подписан, в журнале фиксируется факт отказа от получения․
- Книжка остаётся в организации до тех пор, пока работник не предъявит письменный запрос․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных СФР․ С 1 января 2020 года её использование стало обязательным для всех новых работников, однако в некоторых случаях допускается ведение бумажных книжек․
Где «хранится» электронная книжка?
ЭТК хранится в информационной системе СФР, а доступ к ней имеет работодатель через личный кабинет в системе «Электронный личный кабинет работодателя»․ При этом оригинал бумажной книжки может оставаться у работодателя в случае, если работник согласился на её ведение в электронном виде․
Переход от бумажного к электронному формату
- Работник изъявляет желание вести электронную книжку․
- Работодатель оформляет заявление и передаёт данные в СФР․
- Бумажный вариант может быть изъят из оборота, но при необходимости сохраняется в архиве организации․
Обязанности работодателя по хранению трудовых книжек
- Наличие достаточного количества бланков – работодатель обязан постоянно иметь в наличии бланки и вкладыши к трудовым книжкам․
- Ведение реестра движения – каждый приход и уход книжки фиксируется в журнале учёта․
- Соблюдение конфиденциальности – доступ к книжкам имеет только уполномоченный персонал․
- Своевременное внесение записей – все изменения (приём, перевод, увольнение, изменение должности) фиксируются в течение 5 рабочих дней․
- Сохранность документа – книжка должна храниться в условиях, исключающих её порчу, утрату или несанкционированный доступ․
Практические рекомендации для организаций
- Назначьте ответственного за трудовые книжки․ Оформите приказ с указанием ФИО, должности и полномочий․
- Создайте отдельный шкаф или сейф․ Обеспечьте ограниченный доступ (только для ответственного и руководства)․
- Ведите электронный реестр․ Это упростит поиск и позволит быстро сформировать отчёт о наличии книжек․
- Регулярно проверяйте состояние книжек․ При обнаружении повреждений – оформляйте дубликат․
- Обучайте персонал․ Проводите инструктажи по правилам обращения с документами строгой отчётности․
- Учитывайте переход на ЭТК․ При возможности переводите сотрудников на электронный формат – это снижает нагрузку на физическое хранение․
Часто задаваемые вопросы
Может ли работник хранить трудовую книжку у себя?
Только после увольнения (или в случае, если он переходит на электронный формат и согласен, чтобы оригинал оставался у работодателя)․ Пока сотрудник находится в организации, оригинальная книжка хранится у работодателя․
Что делать, если книжка потеряна?
Работодатель обязан оформить акт о потере и выдать дубликат․ При этом необходимо уведомить Пенсионный фонд и Фонд социального страхования․
Нужно ли хранить копию трудовой книжки?
Копии могут храниться в личных делах сотрудников, но они не заменяют оригинал, который остаётся у работодателя до увольнения․
Согласно действующему законодательству, трудовая книжка должна находиться у работодателя до момента её официальной выдачи работнику (обычно при увольнении)․ Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные формы документа․ Работодатели обязаны обеспечить надёжное хранение, вести учёт движения книжек и своевременно вносить изменения․ При переходе на электронный формат часть функций по хранению берёт на себя система СФР, однако оригинал бумажной книжки, если он существует, остаётся в организации․
Соблюдение этих требований гарантирует правовую чистоту трудовых отношений, упрощает процесс подтверждения стажа и защищает интересы обеих сторон․