Вопрос хранения заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал особенно актуален после 1 января 2026 года, когда в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. В статье мы разберём, какие требования предъявляются к документу, где его следует размещать, какие инструменты можно использовать и как обеспечить юридическую безопасность.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑66) – регулирует порядок ведения трудовой книжки, в т.ч. её электронного варианта.
- Федеральный закон № Трудовой кодекс от № ТК‑183 (с изменениями) – определяет, что работник имеет право отказаться от бумажной формы трудовой книжки, подав письменное заявление.
- Приказ Минтруда России № 1‑н от – устанавливает порядок формирования, хранения и передачи электронных трудовых книжек.
- Требования к электронным документам (ФЗ 152 «О персональных данных», ФЗ 63 «Об электронной подписи») – определяют, как обеспечить подлинность и целостность электронных файлов.
Что должно содержать заявление?
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде – это простой документ, но он должен соответствовать определённым требованиям:
- Полные ФИО работника.
- Трудовой номер (если есть) и должность.
- Текст заявления (пример ниже).
- Дата подачи заявления.
- Подпись работника (электронная подпись или скан подписи).
Пример текста заявления:
Я, Иванов Иван Иванович, трудовой номер 12345, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № Трудовой кодекс от № ТК‑183 и приказом Минтруда России № 1‑н от .
Подпись: ______________________
Где хранить заявление?
Заявление должно находиться в двух местах одновременно:
- В личном деле сотрудника (ЭЛК – электронное личное дело). Это основной архив работодателя, где хранятся все кадровые документы.
- В системе электронного документооборота (ЭДО), которая обеспечивает доступ к документу для уполномоченных лиц и гарантирует сохранность данных.
Хранение в электронном личном деле (ЭЛК)
ЭЛК – это специализированный модуль в кадровой системе (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR, «Кадровый Портал» и др.). При загрузке заявления в ЭЛК следует:
- Присвоить документу уникальный идентификатор (например,
ЗАЯВ-2026-05-21-001). - Указать метаданные: тип документа, дата создания, ответственный за хранение.
- Подтвердить подлинность электронной подписью (если документ подписан в электронном виде).
- Назначить права доступа: HR‑специалисты, руководитель подразделения, сотрудник (только чтение).
Хранение в системе электронного документооборота (ЭДО)
ЭДО обеспечивает:
- Контроль версий документа.
- Автоматическое уведомление ответственного лица о необходимости обработки заявления.
- Архивирование в соответствии с требованиями ФЗ 63 (срок хранения – 5 лет после увольнения, если иное не предусмотрено коллективным договором).
Для небольших организаций, не имеющих сложных ERP‑систем, подойдёт:
- Облачные сервисы с поддержкой электронных подписей (Google Workspace, Microsoft 365, Яндекс 365) – при условии, что в договоре с провайдером прописаны требования к защите персональных данных.
- Локальные решения (например, 1С:Документооборот) – позволяют хранить файлы на собственных серверах организации.
Резервное копирование
Для обеспечения непрерывности бизнеса и защиты от потери данных рекомендуется:
- Создавать резервные копии заявления в двух независимых местах (например, локальный сервер + облачное хранилище).
- Проверять целостность копий ежемесячно.
- Хранить копии в зашифрованном виде (AES‑256).
Как оформить электронный документ?
Существует несколько способов:
- PDF‑формат – наиболее распространённый, сохраняет оригинальное форматирование и легко подписывается электронной подписью.
- DOCX – удобен для редактирования, но требует конвертации в PDF перед подписью.
- Электронный документ в системе ЭДО – создаётся непосредственно в интерфейсе (например, в 1С:Документооборот).
Для подписи используйте:
- Квалифицированную электронную подпись (КЭП) – гарантирует юридическую силу.
- Электронную подпись через сервисы Госуслуг (если сотрудник имеет подтверждённый профиль).
Практические рекомендации работодателю
- Обеспечьте информирование сотрудников. До 30 июня 2026 года работодатели Алтайского края обязаны в письменном виде сообщить сотрудникам о переходе на ЭТК – аналогично следует делать и в остальных регионах.
- Разработайте внутреннюю инструкцию по приёму, регистрации и хранению заявлений о ведении ЭТК.
- Назначьте ответственного (например, HR‑менеджера) за контроль наличия заявлений и их актуальности.
- Проводите аудит электронных архивов минимум раз в год.
- Обеспечьте совместимость с государственными сервисами (например, портал «Госуслуги» для передачи ЭТК в Пенсионный фонд).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли хранить бумажный оригинал заявления?
Согласно приказу Минтруда, если заявление подписано электронной подписью и хранится в системе ЭДО, бумажный оригинал не требуется. Однако в случае отсутствия КЭП рекомендуется сохранять скан подписи.
Какой срок хранения заявления?
Заявление хранится в течение всего периода трудовых отношений и минимум 5 лет после увольнения (в соответствии с ФЗ 63). При наличии коллективного договора срок может быть увеличен.
Можно ли использовать Google Docs для хранения заявления?
Да, при условии, что в договоре с Google указаны требования к защите персональных данных и используется двухфакторная аутентификация. Однако для юридической силы рекомендуется экспортировать документ в PDF и подписать КЭП;
Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?
В таком случае работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку. Заявление об отказе также должно быть оформлено в письменной форме и храниться в ЭЛК.
Хранение заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде – это процесс, который требует соблюдения нескольких ключевых принципов:
- Соответствие правовым требованиям (Трудовой кодекс, ФЗ 63, приказы Минтруда).
- Размещение документа в официальных системах ЭЛК и ЭДО.
- Обеспечение подлинности подписи (КЭП) и защиты данных (шифрование, резервные копии).
- Регулярный контроль и аудит.
Только при выполнении всех этих условий заявление будет иметь юридическую силу, а работодатель сможет без риска нарушить законодательство о ведении электронных трудовых книжек.
Дата публикации: