Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ По общим правилам, работодатель несет ответственность за ее хранение и ведение․ Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда сотруднику необходимо получить оригинал документа на руки․ Имеет ли право работодатель отдавать трудовую книжку работающему сотруднику? Ответ на этот вопрос — да, имеет, но только в строго определенных законом случаях и с соблюдением специальной процедуры․
Основные случаи выдачи оригинала трудовой книжки
Действующее законодательство (в частности, актуальный Порядок ведения и хранения трудовых книжек) четко регламентирует ситуации, когда работодатель обязан выдать оригинал документа на руки․ Таких случаев два:
- Увольнение работника․ Это самая распространенная и бесспорная ситуация․ Согласно общим правилам, днем выдачи книжки при увольнении должен стать последний рабочий день сотрудника․ В этот день работодатель обязан вернуть трудовую книжку․
- Подача работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ В соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации, если работник, продолжающий трудиться, подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (например, для назначения пенсии или оформления социальных выплат), работодатель обязан выдать ему оригинал трудовой книжки на руки․
Сроки и правила выдачи по заявлению работника
Если в организации за ведение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо или кадровый работник, заявление все равно должно быть написано на имя руководителя․ Именно это заявление становится документом, определяющим отчуждение ответственности за хранение трудовой с работодателя на работника․
Сроки выдачи и возврата
Закон устанавливает жесткие временные рамки для обеих сторон:
- Выдача: Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления․
- Возврат: Работник, получивший документ на руки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю․
Как зафиксировать факт выдачи?
Своевременно выдать трудовую книжку работнику и правильно оформить эту процедуру — в первую очередь в интересах работодателя․ Это снимает с него ответственность за сохранность документа в период его отсутствия на предприятии․ Выдавать трудовую книжку нужно под подпись работника и с указанием даты получения․ Факт выдачи фиксируется в специальном журнале (книге учета движения трудовых книжек)․
Что делать, если сотрудник не может прийти лично?
Бывают ситуации, когда работник не может забрать документ самостоятельно․ В этом случае оригинал трудовой книжки можно выдать не самому работнику, а его представителю․ Однако для этого представитель обязан предоставить:
- Нотариально удостоверенную доверенность․
- В доверенности обязательно должно быть прямо указано право на получение от имени сотрудника трудовой книжки․
Выдача копии трудовой книжки
Стоит отличать выдачу оригинала от предоставления копии․ Если работнику нужен документ для подтверждения стажа или места работы (например, для получения кредита или визы), работодатель не обязан отдавать оригинал․ По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее․ Выдавать оригинал в данном случае действующим законодательством не предусмотрено․
Особенности выдачи при увольнении
Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно (например, он отсутствует на работе или отказывается от получения), работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․
- Получить от работника согласие на отправление документа по почте (если сотрудник не может прийти лично)․
Пересылка трудовой книжки по почте без согласия работника недопустима․ Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — серьезное нарушение․ Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, работодатель несет за это ответственность․ Если задержка произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок․ Кроме того, работник вправе потребовать компенсации морального вреда․
Краткий алгоритм для работодателя
Чтобы избежать ошибок и штрафов, при поступлении запроса от работника кадровику или руководителю следует действовать так:
- Получить от работника письменное заявление о выдаче трудовой книжки (с указанием причины — для предоставления в органы социального страхования/обеспечения)․
- Выдать работнику оригинал трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней․
- Зафиксировать факт выдачи: взять с работника подпись и дату получения в книге учета движения трудовых книжек․
- Проконтролировать возврат документа работником в течение 3 рабочих дней после его визита в соответствующий государственный орган․
Работодатель имеет полное право и, более того, обязан отдавать трудовую книжку на руки работнику при увольнении, а также по заявлению для предоставления сведений о трудовой деятельности в страховые органы․ Главное правило — строгое соблюдение сроков (3 дня на выдачу и 3 дня на возврат) и обязательное документальное оформление факта передачи документа через заявление работника и подпись в журнале учета․ Выдача оригинала по иным причинам не предусмотрена, вместо нее работодатель обязан в трехдневный срок предоставлять заверенные копии или выписки․