Индивидуальный предприниматель (ИП) как работодатель имеет те же обязанности по ведению трудовых книжек, что и юридическое лицо. Однако из-за особенностей правового статуса возникают вопросы: как правильно указать наименование работодателя, какие документы служат основанием для записи. Эта статья дает пошаговые инструкции, образцы заполнения и ответы на частые вопросы в соответствии с действующим Приказом Минтруда России от № 320н.

Ключевые особенности приема на работу к ИП

При оформлении трудовых отношений с работником ИП должен соблюдать общие правила Трудового кодекса РФ, но с учетом своей формы собственности.

Как указывается наименование работодателя (Графа 3)

Это самый важный и частый вопрос. Запрещено использовать сокращения.

• Правильный вариант: Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич (полное ФИО);
• Допустимо добавить: ОГРНИП и ИНН (например, Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич, ОГРНИП 1234567890123, ИНН 1234567890).
• Неправильно: «ИП Иванов П.С.», «Предприниматель Иванов», «ООО ‘Ромашка'» (если это ИП).

Обоснование: В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование организации. Для ИП таким наименованием является его ФИО. Сокращения недопустимы (см. информацию из интернета: «недопустимость каких-либо сокращений при записи текста на страницах бумажной трудкнижки»).

Какие документы служат основанием для записи (Графа 4)

В графе «Основание» указываются реквизиты нормативного акта работодателя. Для приема на работу это всегда приказ (распоряжение) ИП.

• Обязательно: номер и дата приказа о приеме на работу.
• Дополнительно (если есть): если ИП одновременно является, например, гендиректором ООО и принимает себя на работу в этой организации, то в графе 4 можно указать и решение/протокол об этом назначении. Но для приема на работу к самому ИП достаточно одного приказа.

Эксперты отмечают: «поскольку НПА и правила ведения трудовых книжек не запрещают указывать сразу два документа в графе Основания для внесения записи, в графе 4 можно зафиксировать и реквизиты приказа о приёме на работу, и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора». Однако для стандартного приема на работу к ИП этого не требуется.

Пошаговая инструкция по заполнению записи о приеме

Рассмотрим процесс на примере приема бухгалтера Сидоровой Анны Петровны в ИП «Кузнецов Игорь Викторович».

Шаг 1: Подготовка документа-основания

ИП издает приказ о приеме на работу (можно в свободной форме, но с обязательными реквизитами: номер, дата, ФИО работника, должность, условия труда).

Шаг 2: Заполнение ьного листа (если это первая запись)

В разделе «Сведения о работнике» и «Сведения о работодателе» указываются все данные без сокращений. В графе «Наименование организации» — Индивидуальный предприниматель Кузнецов Игорь Викторович.

Шаг 3: Внесение записи в раздел «Сведения о работе»

Заполняем первую строку таблицы:

Пояснения:

• Графа 1: Порядковый номер записи (начинается с 1).
• Графа 2: Дата заключения трудового договора (дата приема на работу).
• Графа 3: Полное наименование работодателя — ФИО ИП.
• Графа 4: Номер и дата приказа ИП о приеме.

Шаг 4: Указание должности и условий труда

Под записью (или в той же строке, если позволяет место) указывается:

• Должность в соответствии с staffing structure (например, Бухгалтер).
• Основание для приема: трудовой договор (дата его заключения может совпадать с датой приема).
• Условия труда (если были изменения) — обычно указывается после записи об изменении условий.

Особые случаи и частые вопросы

Прием на работу директором ООО, которым является сам ИП

Если ИП является учредителем/руководителем ООО и принимает себя на работу в это ООО, то:

• В графе 3 указывается Общество с ограниченной ответственностью «Название».
• В графе 4 указываются два документа: приказ о приеме на работу в ООО И решение/протокол о назначении на должность гендиректора этого ООО.

Запись о совместительстве у другого работодателя

«Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности.»

То есть, если сотрудник ИП работает еще где-то по совместительству, запись об этом вносится в его трудовую книжку основным работодателем (тем, где основная работа) по заявлению работника.

Можно ли ИП оформить запись о работе «на себя»?

Нет, нельзя. «ИП не может заключить сам с собой трудовой договор и внести запись о такой деятельности в трудовую книжку.» Трудовая книжка ведется для учета работы по найму. Деятельность ИП — это его предпринимательская деятельность, а не трудовые отношения с самим собой.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Указание «ИП Иванов П.С.» или «Предприниматель Иванов».
  Решение: Всегда писать полное ФИО: Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич.
• Ошибка: Указание в графе 4 только даты, без номера приказа.
  Решение: Приказ должен иметь номер. Формат: Приказ № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ.
• Ошибка: Использование штампов вместо рукописной записи (если это не ЭТК).
  Решение: Запись вносится рукописно (синими или черными чернилами/шариковой ручкой) с подписью ИП и расшифровкой. Штамп «Принято на работу» без рукописных данных не является основанием.
• Ошибка: Неправильная дата в графе 2 (указана дата приказа, а не дата фактического приема/заключения договора).
  Решение: В графе 2 ставится дата заключения трудового договора (она же, как правило, и дата приема на работу).

Оформление записи в трудовую книжку при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю не имеет особых сложностей, если помнить три главных правила:

1. Полное наименование работодателя — только ФИО ИП без сокращений.
2. Основание для записи — всегда приказ ИП с номером и датой.
3. Дата в графе 2 — это дата заключения трудового договора.

Следуя этим правилам и используя приведенные образцы, ИП может корректно оформить трудовые отношения и избежать проблем с трудовым законодательством.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последней редакцией Приказа Минтруда № 320н и консультируйтесь с юристом при спорных ситуациях.