Информирование работников о порядке ведения и хранения трудовых книжек (бумажных и электронных) – обязательное требование трудового законодательства. Ниже представлен подробный алгоритм действий, который поможет оформить процесс в соответствии с ТК РФ, приказами Минтруда и актуальными нормативными актами на 2026 год.

Нормативная база, регулирующая информирование

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 66.1 (ведение трудовых книжек в бумажном и электронном виде).
• Приказ Минтруда России от № 773н (ред. от ) – утверждены формы (способы) информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда.
• Федеральный закон от № 311‑ФЗ – внесение изменений в ТК РФ, касающихся электронного документооборота.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (с изменениями от № 588н) – порядок внесения записей, исправлений и хранения.

Согласно этим документам, работодатель обязан:

1. Сообщить сотруднику о праве выбора способа ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
2. Фиксировать факт получения информации подписью работника на соответствующем документе (локальном акте, положении о СУОТ, инструкции по охране труда и т.д.).
3. Хранить подтверждающие документы в течение всего периода трудовой деятельности и после её завершения (не менее 50 лет).

Выбор способа информирования

Приказ № 773н допускает использование следующих форм (можно комбинировать):

• Локальный нормативный акт (положение о СУОТ, инструкция по охране труда, регламент ведения трудовых книжек).
• Отдельный информационный лист (форма, утверждённая приказом Минтруда).
• Электронная рассылка (корпоративная почта, внутренний портал) с требованием подтверждения получения (например, через систему электронного документооборота).
• Личное ознакомление под роспись (в кабинете HR или у непосредственного руководителя).
• Объявление на информационном стенде (для массового информирования, но только в сочетании с индивидуальной росписью).

Рекомендуется использовать комбинацию: локальный акт + индивидуальная роспись на информационном листе. Это обеспечивает максимальную юридическую защищённость.

Подготовка локального акта о порядке ведения трудовых книжек

В локальном акте следует отразить:

• Право сотрудника выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
• Порядок подачи заявления о выборе (заявление подаётся при приёме на работу или в любой момент трудовой деятельности).
• Обязанность работодателя вести трудовую книжку выбранным способом и вносить записи в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
• Процедуру хранения бумажных трудовых книжек (сериализованные шкафы, сейфы, контроль доступа).
• Порядок подачи сведений в СФР (форма ЕФС‑1) при ведении электронной трудовой книжки.
• Ответственных лиц (специалист по кадрам, ответственный за СУОТ, руководитель подразделения).
• Сроки и формы информирования (например, при приёме на работу, при изменении способа ведения, ежегодно).

После утверждения акта руководителем организации он доводится до сведения всех сотрудников.

Документы, на которых фиксируются подписи сотрудников

Подпись работника подтверждает факт ознакомления с информацией о трудовых книжках. Подписи ставятся на следующих документах:

1. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (форма, утверждённая приказом Минтруда).
2. Информационный лист о праве выбора и порядке ведения трудовых книжек (приложение к локальному акту).
3. Локальный нормативный акт (положение о СУОТ, инструкция по охране труда) – если в нём содержится раздел о трудовых книжках.
4. Журнал ознакомления с локальными актами (в некоторых организациях ведётся отдельный журнал, где фиксируются дата, ФИО, подпись и расшифровка).

Важно: подпись должна быть собственноручной, дата проставляется рядом с подписью. При электронном документообороте допускаеться использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) работника, если такая возможность предусмотрена внутренними регламентами.

Пошаговая процедура информирования

1. Разработка и утверждение локального акта (положение о СУОТ или отдельный регламент ведения трудовых книжек). Утверждается руководителем организации.
2. Подготовка информационных материалов:
   • Информационный лист (форма приказа № 773н).
   • Образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
   • Краткая памятка о различиях бумажной и электронной трудовой книжки.
3. Ознакомление сотрудников:
   • При приёме на работу – отдел кадров выдаёт новому сотруднику информационный лист и заявление, проводит briefing (10‑15 минут) о правах и обязанностях.
   • Для действующих сотрудников – проводится разовое информирование (например, в рамках ежегодного обучения по охране труда) с последующим сбором подписей.
   • При изменении способа ведения трудовой книжки (переход с бумажной на электронную и наоборот) – повторное информирование и новый заявление.
4. Сбор подписей:
   • Сотрудник ставит подпись на информационном листе и/или заявлении.
   • Подпись сканируется и сохраняется в личном деле сотрудника (электронный архив) либо оригинал помещается в личное дело.
5. Контроль и хранение:
   • Ответственный специалист проверяет наличие подписей у всех сотрудников (журнал или реестр).
   • Документы хранятся в соответствии с требованиями к личным делам (не менее 50 лет после увольнения).
   • При переходе на электронный документооборот – подписи сохраняются в системе ЭДО с меткой времени и подтверждением подлинности.

Особенности информирования дистанционных и удалённых сотрудников

Для сотрудников, работающих удалённо, порядок информирования сохраняется, но способы доставки документов могут отличаться:

• Отправка информационного листа и заявления заказным письмом с уведомлением (или курьерской службой) с требованием вернуть подписанный экземпляр.
• Возможность использования электронного документооборота (ЭДО) с квалифицированной электронной подписью.
• Если сотрудник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, работодатель ведёт электронную трудовую книжку и подаёт сведения в СФР через форму ЕФС‑1.

Важно: факт получения и подписи должен быть подтверждён (например, скан подписанного заявления, полученный по почте, или запись в системе ЭДО).

Ответственность за нарушение порядка информирования

Несоблюдение требований по информированию может повлечь:

• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение требований трудового законодательства о предоставлении информации работникам).
• Риски в случае трудовых споров (суд может признать, что работник не был надёжно информирован о своих правах, что повлияет на оценку вины работодателя).
• Проблемы при подаче отчётов в СФР (отсутствие подтверждения выбора способа ведения трудовой книжки может привести к отклонению формы ЕФС‑1).

Поэтому рекомендуется вести внутренний контроль и периодически (например, раз в год) проводить аудит наличия подписей у всех сотрудников.

Примерный шаблон информационного листа (можно адаптировать под свою организацию)

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ
О праве выбора способа ведения трудовой книжки
и порядке её ведения

Настоящим информирую, что согласно ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ,
а также Приказу Минтруда России от № 773н,
я имею право выбрать способ ведения своей трудовой книжки:

 
бумажный вид;
 
электронный вид (через личный кабинет на портале «Работа в России»).



Выбор способа осуществляется путем подачи заявления
(форма прилагается) в отдел кадров в течение 5 рабочих дней
с момента получения настоящего листа.

В случае выбора бумажного вида трудовая книжка хранится
в отделе кадров в условиях, обеспечивающих её сохранность
(сейф, шкаф с ограниченным доступом).
В случае выбора электронного вида работодатель обеспечивает
ведение трудовой книжки в электронном формате и подачу
сведений в СФР посредством формы ЕФС‑1.

Подпись работника подтверждает факт ознакомления с настоящим
информационным листом и получения копии заявления о выборе
способа ведения трудовой книжки.

Дата _____________________ Подпись _____________________

После заполнения лист подписывается сотрудником и возвращается в отдел кадров.

Информирование сотрудников о трудовых книжках – не просто формальность, а важный элемент обеспечения прозрачности трудовых отношений и соблюдения законодательных требований. Следуя представленному алгоритму, вы:

• Обеспечите законное право выбора способа ведения трудовой книжки;
• Получите надёжное подтверждение ознакомления (подписи);
• Минимизируете риски административной ответственности и трудовых споров;
• Упростите процесс подачи отчётов в СФР (форма ЕФС‑1).

Помните: любые изменения в локальных актах или в порядке ведения трудовых книжек должны быть доведены до сведения сотрудников с последующим получением их подписей. Только тогда информация будет считаться официально доведённой и будет иметь юридическую силу.

Автор статьи: специалист по кадрам и охране труда, 2026 год.