С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным формам учёта трудовой деятельности. К 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все организации обязаны вести учёт исключительно в электронном виде. Ниже представлен подробный план действий по информированию сотрудников о предстоящих изменениях‚ а также рекомендации по организации внутренней коммуникации.

Почему переход на ЭТК важен?

• Сокращение бумажного оборота – уменьшение затрат на печать‚ хранение и обработку документов.
• Повышение точности и доступности данных – информация о стаже‚ переводах и наградах сразу попадает в единую государственную базу ПФР.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами – отчётность по форме СЗВ‑ТД подаётся автоматически‚ снижается риск ошибок и штрафов.
• Защита персональных данных – электронные записи хранятся в защищённом контуре‚ доступ к которым имеют только уполномоченные лица.

Нормативная база

1. Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции‚ действующей с ).
2. Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России от № 742н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения».
4. Информация ПФР о завершении переходного периода с (см. официальный сайт ПФР).

Этапы информирования сотрудников

Подготовка информационных материалов

• Разработать информационную листовку (PDF/печатный вариант) с ответами на частые вопросы (FAQ).
• Подготовить короткое видео‑объяснение (2‑3 минуты) о том‚ как выглядит электронная трудовая книжка в личном кабинете на портале «Госуслуги».
• Создать инструкцию по доступу к личному кабинету ПФР (шаги входа‚ восстановление пароля‚ проверка данных).

Выбор каналов коммуникации

• Корпоративный портал – разместить материалы в разделе «HR‑новости» и закрепить объявление на главной странице.
• Электронная почта – рассылка с темой «Важно: переход на электронные трудовые книжки с ».
• Мессенджеры (Telegram‚ WhatsApp‚ Viber) – короткие напоминания и ссылки на полные материалы.
• Информационные стенды в офисах и на производствах – печатные листовки и QR‑коды‚ ведущие к электронной версии.
• Обучающие вебинары – живые сессии с участием специалистов отдела кадров и представителей ПФР (возможность задать вопросы в чате).

Проведение информационных мероприятий

1. Общее собрание (или онлайн‑трансляция) – презентация изменений‚ разъяснение сроков и ответственности.
2. Мастер‑классы по работе с личным кабинетом ПФР – практический вход‚ проверка данных‚ подача заявления о исправлении ошибок.
3. Индивидуальные консультации – HR‑специалисты принимают сотрудников по предварительной записи для решения личных вопросов.

Обратная связь и мониторинг

• Опрос после каждого мероприятия (Google Forms‚ бумажный лист) – оценить понятность информации и выявить пробелы.
• Создание faq‑базы в корпоративной wiki‚ где сотрудники могут находить ответы в любое время.
• Еженедельный дайджест с обновлениями от ПФР и напоминаниями о предстоящих дедлайнах.

Что должно быть включено в уведомление?

• Дата начала обязательного использования ЭТК – .
• Обязанности работника – своевременно обновлять свои данные в личном кабинете ПФР‚ сообщать HR‑отделу о любых изменениях (перевод‚ повышение‚ отпуск по уходу за ребёнком и т.д.).
• Права работника – право на получение выписки из ЭТК в любой момент‚ право на исправление неточностей через заявление в ПФР.
• Последствия несоблюдения – возможные штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ) и сложности при подтверждении стажа при назначении пенсии.
• Контакты для вопросов – телефон и e‑mail отдела кадров‚ горячая линия ПФР (8‑800‑200‑00‑00)‚ ссылка на раздел «Электронные трудовые книжки» на сайте ПФР.

Пример текста уведомления (можно разместить в письме и на портале)

Уважаемые коллеги!

Информируем вас‚ что с 1 января 2026 года в нашей компании полностью прекращается использование бумажных трудовых книжек. Все сведения о вашей трудовой деятельности будут вестись исключительно в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.

Что вам нужно сделать:

• Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» (или непосредственно на сайт ПФР) и проверить актуальность своих данных.
• При обнаружении несоответствий немедленно сообщить в отдел кадров (кадры@company.ru‚ внутренний номер 123).
• Пройти краткое обучение по работе с электронной трудовой книжкой (вебинар ‚ 10:00 – ссылка будет направлена отдельно).

Подробная инструкция и ответы на частые вопросы доступны во вложении и в разделе HR‑новости нашего корпоративного портала.

По любым вопросам обращайтесь к специалистам отдела кадров по телефону 8 (495) -23‑45‑67 или электронной почте kadry@company.ru.

Благодарим за понимание и сотрудничество!

Чек‑лист для отдела кадров

1. Подтвердить готовность информационных материалов (листовки‚ видео‚ инструкции) к .
2. Запланировать и анонсировать серию вебинаров и офлайн‑встреч (ноябрь‑декабрь 2025).
3. Обеспечить доступ к технической поддержке (подключение к личному кабинету ПФР) для всех сотрудников.
4. Запустить рассылку уведомления не позднее .
5. Собрать обратную связь после каждого мероприятия и скорректировать материал при необходимости.
6. Фиксировать факт ознакомления сотрудников (подпись в электронном журнале или чек‑бокс в корпоративном портале).
7. Подготовить итоговый отчёт о проведённой информационной кампании к ;

Переход на электронные трудовые книжки – это не только требование законодательства‚ но и возможность повысить прозрачность и эффективность работы с персоналом. Чётко спланированная кампания информирования‚ доступные материалы и открытая обратная связь помогут избежать недоразумений‚ обеспечат своевременное обновление данных и защитят интересы как сотрудников‚ так и компании.

Начните подготовку уже сегодня – и к 1 января 2026 года ваш коллектив будет полностью готов к новому этапу учёта трудовой деятельности.